Comment nous testons les services de fax en ligne

Si l'on en croit Wikipedia, on peut attribuer à Alexander Bain la création de télécopies, grâce à son invention du télégraphe à impression électrique - un précurseur de télécopieur - dans les années 1840. Les télécopieurs que nous connaissons et aimons tous ne sont pas arrivés avant le milieu des années 1960. Même aujourd'hui, alors que le matériel de télécopie autonome a été absorbé par des imprimantes tout-en-un, l'envoi et la réception de télécopies sont toujours une nécessité, en particulier lorsqu'il s'agit de médecins ou de gouvernements. Heureusement, vous n'avez plus besoin d'une machine gigantesque, de crissement ou même d'un tout-en-un élégant pour envoyer un fax. Au lieu de cela, vous pouvez compter sur un service de télécopie en ligne auquel vous accédez via votre PC ou, de plus en plus, votre téléphone.

Comment nous évaluons les services de fax

Nous utilisons plusieurs critères clés pour évaluer les services de télécopie. L'un des premiers aspects que nous examinons est le prix par page de chaque service (le prix par mois divisé par le nombre de pages autorisées), car cette métrique nous permet de déterminer leur valeur respective. Notez que bien que la majorité des services de télécopie que nous avons examinés fournissent une réserve mensuelle de pages, tous les services ne traitent pas les pages de la même manière. Par exemple, plusieurs services de télécopie différencient les pages envoyées des pages reçues, en définissant des limites pour chaque type. Nous préférons les services offrant un pool de pages car cette structure offre plus de flexibilité aux utilisateurs qui peuvent avoir besoin d’envoyer beaucoup plus de fax qu’ils n’en reçoivent ou inversement.

Lorsque les consommateurs manquent de pages, la plupart des services de télécopie facturent des frais de dépassement de prix allant de 3 à 12 cents par page. Pour les télécopieurs fréquents, des frais de dépassement moins élevés sont évidemment avantageux. N'oubliez pas que les spams existent toujours aussi. Vous risquez donc de payer pour les pages indésirables si vous ne bloquez pas le numéro avant que les choses ne deviennent incontrôlables.

Télécopie par numéros

Les numéros de télécopie que vous pouvez sélectionner sont l’un des principaux aspects à considérer avec un service de fax. Certains services vous attribuent simplement un numéro avec peu ou pas d’entrée. En plus de vous permettre de sélectionner une région spécifique pour votre numéro de fax, certains vous permettent même de choisir un numéro personnalisé. Enfin, le 248-FAX-MAX0 peut être à vous. Un autre facteur clé de différenciation entre les services de télécopie consiste à déterminer s'ils offrent des numéros sans frais. La plupart le font, à quelques exceptions près. Nous apprécions également lorsqu'un service de fax en ligne peut transférer votre numéro existant.

Enfin, il y a la question des numéros internationaux. Tous les services que nous avons examinés ont au moins des numéros d'offre dans tout ou partie des États-Unis, et la plupart le font au Royaume-Uni et au Canada. Cependant, certains services peuvent également fournir des numéros de fax internationaux. C'est particulièrement pratique si vous avez beaucoup de bureaux à gérer.

Web et Email

Les chiffres et les statistiques ne peuvent vous mener que loin. La convivialité est un gros problème avec tout logiciel ou service. C'est pourquoi nous nous assurons de suivre tout le processus de configuration et de tester nous-mêmes chaque service de fax en ligne.

De nombreux services de télécopie offrent une expérience utilisateur inférieure à la moyenne, avec des interfaces Web qui ressemblent davantage à Hotmail vers 1999 qu’à un logiciel moderne. On peut affirmer que la télécopie est une technologie traditionnelle en voie de disparition (du moins pour la plupart des consommateurs), mais ce n’est pas une excuse pour une expérience utilisateur peu intuitive, car plusieurs de nos meilleurs services excellent dans ce domaine.

Nous considérons que les fonctionnalités de télécopie à courrier électronique sont indispensables pour un service de télécopie en ligne, d’autant plus que de nombreuses interfaces Web du service sont difficiles à utiliser. Pour envoyer une télécopie à partir de votre boîte de réception, entrez simplement le numéro de télécopie de destination avec un suffixe spécial, généralement: @.. Vous pouvez ajouter des pièces jointes comme vous le feriez avec un courrier électronique classique. Après avoir cliqué sur Envoyer, votre courrier électronique est converti en fax et rejeté de la machine distante. Vous pouvez également recevoir des fax dans votre boîte de réception sans configuration supplémentaire.

Télécopie mobile

La plupart des gens ne veulent pas être dérangés par la visite d'une interface Web ou d'une boîte de réception pour envoyer une télécopie, et pourquoi le devraient-ils? Nous considérons maintenant que proposer une application Android et une application iPhone était un élément essentiel de l'offre d'un service de télécopie, car les applications vous permettent d'utiliser votre téléphone pour prendre en photo tout document dont vous avez besoin pour télécopier, joindre une lettre d'accompagnement et l'envoyer. destinataire en quelques étapes rapides, le tout sans jamais toucher à un PC. Comme avec l'interface Web d'un service, une application mobile doit présenter une conception intuitive et des fonctionnalités utiles, telles que des aperçus des pièces jointes et un carnet de contacts. Si un service ne propose pas d'applications dédiées, il devrait au moins disposer d'une interface Web qui redimensionne bien pour les écrans mobiles.

Sécurité et fonctionnalités

Nous prenons au sérieux la sécurité d'un service de télécopie. Par exemple, nous pénalisons les services qui ne gèrent pas les mots de passe en toute sécurité (en les envoyant en texte clair, par exemple) lors de la phase de configuration du compte. Nous préférons également de loin les services prenant en charge l’authentification à deux facteurs. Le gouvernement et les cabinets médicaux étant les destinataires probables de vos fax, vous devez absolument vous assurer que toute correspondance reste privée et inaccessible à quiconque, comme vous le feriez avec tout autre compte en ligne.

Nous préférons également des services de fax en ligne offrant des fonctionnalités utiles et pertinentes. La possibilité de signer des documents numériquement, par exemple, est pratique car vous n'avez pas besoin d'imprimer un document pour le signer avec un stylo, puis de le faire réanalyser. Des fonctionnalités de recherche robustes sont également importantes pour retrouver les anciennes communications, d’autant plus que plusieurs des services que nous avons examinés enregistrent vos messages pour toujours.

L'avenir du fax

Au cours des années précédentes, nous utilisions un télécopieur réel pour vérifier dans quelle mesure un service gérait le texte et les graphiques d'une pièce jointe, notamment pour vérifier leur compatibilité avec les ordinateurs qu'ils étaient censés remplacer. Cependant, nous n'avons plus de télécopieurs dans notre bureau, ni de connexions téléphoniques fixes. Ainsi, nous utilisons maintenant des services de fax en ligne aux deux extrémités de l’équation.

Cependant, notre situation soulève deux questions. Premièrement, combien d'autres personnes envoient simplement des fax entre services de fax en ligne? Si les télécopieurs et les câbles en cuivre qui les supportent sont en train de disparaître, mais que les entreprises et les gouvernements insistent toujours pour envoyer des télécopies, le nombre de télécopies imprimées par les télécopieurs traditionnels est peut-être bien moindre. Si tel est le cas, nous envoyons tous simplement des courriers électroniques compliqués déguisés en fax. Deuxièmement, nous devons déterminer si d’autres bureaux ont également choisi la méthode sans télécopieur. Nous considérons que notre bureau est technologiquement moyen; si notre service informatique a utilisé la télécopie comme moyen de communication, il en va sûrement de même pour d'autres.

Des fax pour toujours?

Comme nous le savons, le fax existe depuis un demi-siècle, mais le soleil se couche sûrement. Cependant, étant donné que certaines entreprises et certains gouvernements en ont encore besoin, nous allons continuer à tester ces services de télécopie en ligne pour le moment. Faites-nous savoir dans les commentaires si d'autres aspects des services de télécopie sont importants pour vous ou votre entreprise.