Travaux pratiques avec les nouvelles applications pour petites entreprises de Microsoft 365

Microsoft a annoncé aujourd'hui la disponibilité générale de Microsoft 365 Business, une solution spécialement conçue pour les PME, associant Windows 10 Pro et Office 365 à une console informatique intégrée qui simplifie la gestion des périphériques, des données et des utilisateurs pour SMB. Le plus gros tirage au sort, cependant, est la suite de nouvelles applications incluses dans le paquet destiné à simplifier les opérations des petites entreprises, notamment la facturation, l'envoi de campagnes de marketing par courriel et la gestion des listes de sociétés sur les moteurs de recherche et les médias sociaux, le tout à partir d'un seul endroit.

Microsoft 365 Business (qui commence à 20 dollars par utilisateur et par mois pour un maximum de 300 employés) est fourni avec trois nouvelles applications. Microsoft Connections est un outil de marketing par courriel léger, Microsoft Invoices est une simple application de facturation pour postes de travail et mobiles. Microsoft Listings permet aux PME de gérer leurs présences numériques et les informations de synchronisation, telles qu'une nouvelle adresse ou des heures d'ouverture de magasin via Bing, Facebook, Google et Yelp.

La solution est également fournie avec un accès optionnel à Microsoft StaffHub, une application simple de planification des horaires de travail des employés. StaffHub a été annoncé dans le cadre de F1, l'une des autres versions de Microsoft 365 destinée aux travailleurs de première ligne. Les PME peuvent également connecter quelques autres applications existantes à leur tableau de bord Microsoft Business Center: un outil simple Microsoft Bookings pour la gestion des rendez-vous en ligne, l'application de suivi des miles MileIQ qui surveille les déplacements d'un utilisateur pour obtenir des remboursements de taxes, et Outlook Customer Manager, un outil de base de CRM directement dans le client de messagerie de Microsoft.

Les applications ont toutes été conçues expressément pour une gestion simple des PME et sont très faciles à utiliser. Microsoft a dévoilé Microsoft 365 Business et les nouvelles applications lors d'un événement presse à New York la semaine dernière. PCMag a pu jouer avec les applications Microsoft Connections, Invoices, Listings et StaffHub.

1 Microsoft Business Center

Il s’agit du centre de commande de votre petite entreprise au sein de Microsoft 365 Business, dans lequel Microsoft souhaite que les PME viennent "pour gérer et développer leur activité". Le Microsoft Business Center s'ouvre sur un tableau de bord principal avec des widgets (non personnalisables). Vous pouvez ainsi consulter en un coup d'œil vos factures, campagnes par e-mail, réservations et impressions des listes de votre entreprise dans les réseaux de recherche et les réseaux sociaux. Sur le côté gauche se trouvent des onglets pour vos applications: Facturation, Réservations, Listes, Connexions et votre liste de contacts (qui se synchronise avec Outlook Customer Manager ainsi qu'avec Microsoft Dynamics).



2 Journal d'activité

Sous les widgets du tableau de bord principal, vous trouverez un journal d'activité indiquant l'activité de toutes vos applications: nouveaux avis Yelp sur Listings, campagnes email de Connections, rendez-vous récemment réservés, factures payées, etc.



3 Microsoft Listings

Microsoft Listings aide les PME à créer et à gérer leur marque auprès de quatre des principaux moteurs de l'acquisition de clients en ligne (actuellement): Bing, Google, Facebook et Yelp. PCMag a rencontré Gabe Long, responsable du marketing produit chez Microsoft, pour une expérience pratique de plusieurs nouvelles applications pour PME. Il a appelé Microsoft Listings essentiellement un "bardeau numérique" dans lequel vous pouvez mettre à jour des informations de point de présence telles que l'emplacement ou les heures de la société et les synchroniser avec toutes vos présences en ligne.



Tableau de bord 4 annonces

Listings suit également les impressions de vos pages ou de vos profils sur chaque site de recherche et chaque site Web social, ainsi que les préférences de Facebook, les critiques de Yelp et les étoiles, etc. Vous trouverez toutes ces informations dans le tableau de bord de Listings, qui est une collection interactive de graphiques suivis mensuellement. J'aime, impressions et pages vues sur chacun des quatre sites Web.



5 connexions Microsoft

À la place d'une plate-forme complète de marketing par e-mail ou d'automatisation du marketing, Microsoft Connections offre aux PME un outil léger pour l'envoi de campagnes par e-mail et de newsletters, ainsi que pour le suivi de ces campagnes avec des mesures d'engagement des clients et des clients. Le tableau de bord Connections affiche un journal d'activité de toutes vos campagnes et de vos destinataires, ainsi que des statistiques sur l'évolution de votre liste de diffusion.



6 objectifs de campagne

Vous pouvez envoyer trois types de campagnes dans Connections: les newsletters, les annonces et les demandes de parrainage. Longtemps a souligné que le type de campagne était principalement axé sur les parrainages, car les petites entreprises misaient essentiellement sur le bouche à oreille pour acquérir de nouveaux clients. Toutefois, quel que soit le type de campagne que vous choisissez, vous serez lancé dans un assistant de messagerie qui vous aidera à personnaliser votre campagne à l'aide de plus d'une douzaine de modèles différents.



7 couleurs d'email et formatage

L'assistant de messagerie et l'éditeur de mise en forme sont faciles à utiliser et peuvent être étonnamment personnalisables malgré l'expérience intentionnelle de barebone. Vous pouvez choisir des couleurs qui correspondent à la marque de votre entreprise, modifier le texte de l'e-mail avec un éditeur WYSIWYG et importer des images avec une mise en forme par glisser-déposer pour en améliorer l'apparence.

L'éditeur de messagerie électronique s'intègre à la recherche d'images Bing pour intégrer des images d'art libres d'utilisation avec des licences Creative Commons. Vous n'avez donc pas à vous soucier de la violation du droit d'auteur. Ensuite, au bas de chaque modèle, vous pouvez faire glisser et personnaliser un bouton d'appel à l'action (CTA), tel qu'un bouton "Contactez-nous" ou "Visitez-nous".



8 offres de parrainage

Pour les renvois en particulier, Microsoft Connections comprend un générateur d'offres intégré pour récompenser les clients fidèles avec des remises et des offres pour avoir informé vos amis de votre entreprise tout en accordant aux nouveaux clients un service de parrainage. Vous pouvez configurer une offre de parrainage qui donne, par exemple, 10% de réduction sur le premier achat aux amis parrainés et les clients qui recommandent un ami à 20% de réduction sur leur prochain achat. Les offres de parrainage sont personnalisables selon un pourcentage ou un montant en dollars, avec la possibilité de définir une date d'expiration.



9 Inviter des contacts à la campagne

Inviter des contacts à votre campagne est aussi simple que de taper leur nom ou leur adresse électronique, d’ajouter une ligne de sujet et de déployer votre bulletin d’information, votre annonce ou votre campagne de parrainage.



10 recommandations de campagne par e-mail

Une fois que vous avez envoyé une campagne, vous pouvez revenir au tableau de bord Connections et cliquer sur votre nouvelle campagne dans la liste pour afficher les statistiques de participation. Connections fournit également aux PME des recommandations sur la manière de développer leurs campagnes, telles que la configuration d’une page d’inscription ou de destination pour les nouveaux clients qui cliquent sur un lien de parrainage.

Microsoft Connections n’est pas trop sophistiqué, mais il suivra tous les clics sur une URL de parrainage, qu’elle soit envoyée par SMS, réseau social, etc. Lorsque des amis cliquent sur le lien, les PME obtiennent quelques informations clés (comme tant que les destinataires ont choisi de participer): leur nom, leur adresse e-mail, qui les a référés et la possibilité de personnaliser leur offre de parrainage ou leur coupon.



11 statistiques de campagne de marketing par courriel

Le tableau de bord principal et les pages individuelles de Connections vous fournissent également des mesures de performances de base. Pour chaque campagne par courrier électronique, vous pouvez voir le nombre de contacts auxquels il a été envoyé, si tous les courriers électroniques ont été livrés, combien ont été ouverts et si la campagne a entraîné des inscriptions, des coupons échangés ou de nouveaux clients. En haut de la page de vos listes de diffusion, vous obtenez également des totaux indiquant la croissance totale et le nombre de clients ajoutés et supprimés (également disponibles dans le tableau de bord principal du Business Center).



12 Facturation Microsoft

Microsoft Invoicing n'est pas un outil de comptabilité complet, mais s'intègre en fait à QuickBooks. L'application est conçue pour fournir des outils de facturation et d'estimation rapides (sur les ordinateurs de bureau et mobiles pour Android et iOS) afin d'aider les PME à accélérer leurs paiements et à gérer leurs flux de trésorerie. Le tableau de bord principal de facturation de Microsoft Business Center contient une liste centralisée indiquant les factures, les montants, les échéances, etc., ainsi que des balises indiquant si chaque facture est à l'état brouillon, en retard ou payée. Vous pouvez trier la liste par estimations ou par prix et créer rapidement de nouvelles factures et estimations ou afficher les totaux des clients.



13 Application de facturation mobile

L'application mobile Microsoft Invoicing fait tout cela à la volée. Vous pouvez rapidement voir les factures et les postes individuels, envoyer des factures et recevoir des paiements avec des informations préremplies de vos contacts ou de QuickBooks. Ainsi, si vous entrez dans une facture, vous pouvez rapidement voir les postes, le travail effectué, les pièces jointes (comme un justificatif de travail ou un reçu) et modifier les remises à la volée avant d'envoyer la facture directement à partir de votre smartphone.



14 Facturation et estimations en déplacement

Le tableau de bord de facturation mobile vous donne des totaux rapides indiquant les montants facturés pour le mois et les paiements en retard ou en retard. Vous pouvez également accéder à vos listes de factures ou d’estimations ou créer une nouvelle facture à l’aide du bouton Plus (+). La page de facturation elle-même utilise des modèles de base et des options d'activation / désactivation, similaires au tableau de bord d'administration Microsoft 365 Business, pour envoyer des factures rapidement sans trop de travail manuel.



15 factures en suspens

Si vous cliquez sur Factures impayées, vous pouvez voir les paiements les plus urgents nécessaires au maintien du cycle de trésorerie de votre entreprise. L'application vous indique également les noms des contacts et les montants en retard. Cela vous donne la possibilité de les contacter directement pour un paiement. Microsoft Invoicing s'intègre à PayPal pour vous permettre d'effectuer un paiement en ligne rapide.



16 Calculateur de taux de taxe sur mesure

Une autre fonctionnalité intéressante est le calculateur de taux de taxe personnalisé, qui calcule automatiquement les taux de taxe État par État lorsque vous créez une nouvelle facture et que vous saisissez des postes. C'est une bonne idée pour une application conçue pour rendre la facturation aussi simple et rapide que possible pour les PME.



17 Microsoft StaffHub

Long a également examiné PCMag avec Microsoft StaffHub, qui permet aux travailleurs postés des secteurs de la vente au détail, de la médecine, des usines et autres professions de première ligne de gérer leurs horaires et d’ajouter des notes lorsqu’ils désactivent des postes. Le menu de l'application mobile vous permet d'accéder rapidement aux membres de l'équipe et aux profils.



18 Tableau de bord mobile

L'écran Mes équipes vous indique les équipes attribuées par votre responsable. StaffHub vous permet également d'ajouter des tâches à effectuer soit pour votre quart de travail, soit pour les remettre à l'employé qui prend la relève.



Calendrier 19

Le calendrier des quarts de travail donne aux employés une vue quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle des quarts de travail attribués. Vous pouvez faire défiler les messages ou votre boîte de réception pour coordonner vos collègues de travail en cas de changement d'équipe.



20 nouvel article à faire

Lorsque vous ajoutez une tâche à faire dans StaffHub, vous pouvez ajouter un titre, une date d'échéance, des notes et toute pièce jointe avec une photo associée à l'action. StaffHub, comme toutes les autres applications de Microsoft 365 Business, est simple par conception. Il offre aux employés et aux dirigeants de PME le moyen de résister le moins possible au travail.