Organisez-vous: comment utiliser l'historique des révisions dans Google Docs

L'un des avantages de Google Docs est qu'il enregistre toujours votre travail automatiquement. Une autre est que Google conserve un historique de toutes les modifications apportées à un document. Étant donné que vous avez accès à l'historique de vos versions dans Google Documents, vous pouvez restaurer une version antérieure d'un fichier ou créer une copie d'une version antérieure et l'intégrer à un autre projet.

Notez que vous ne pouvez voir et récupérer des versions antérieures de fichiers que si vous disposez d'une autorisation d'édition. Si quelqu'un partage un fichier avec vous et vous donne une autorisation en lecture seule, vous ne pourrez pas voir son historique. Notez également que la version professionnelle de Google Documents s'appelle G Suite. ces conseils devraient fonctionner pour l'une ou l'autre version.

Voilà comment cela fonctionne.

Comment voir les anciennes versions d'un document Google

Vous pouvez afficher une liste de l'historique des révisions pour tout document Google Doc de trois manières.

1. Dans le menu, choisissez Fichier> Historique des versions> Afficher l'historique des versions.

2. Utilisez le raccourci Windows Ctrl + Alt + Maj + H ou Commande + Option + Maj + H sous macOS.

3. Cliquez sur le groupe de mots soulignés à droite du menu Aide. Ces mots changent en fonction de l'état du fichier. Lorsque vous travaillez activement sur un document, le message "Enregistrer…" est le seul moment où vous ne pouvez pas cliquer dessus. Sinon, le message "Toutes les modifications enregistrées dans Drive" ou "La dernière modification a été effectuée le" suivi de la date. Cliquez sur l'un de ces éléments pour afficher l'historique de vos versions.

Une liste de l'historique de vos documents apparaît dans une nouvelle colonne à droite. Les versions individuelles sont réduites sous un en-tête pour chaque date. Développez l'une d'elles pour voir plus de détails dans les modifications.

Pour revenir à la version actuelle, cliquez sur la flèche Précédent en haut à gauche de la fenêtre.

Toutefois, sachez que l'historique de Google n'est peut-être pas parfait, car Google indique dans sa documentation que "les révisions de votre fichier peuvent parfois être fusionnées pour économiser de l'espace de stockage".

Comment restaurer une version d'un document Google

Une fois que vous avez accès à l'historique de vos versions d'un document Google Doc, vous pouvez restaurer n'importe quelle version antérieure. Dans la liste des versions qui apparaît à droite, cliquez simplement sur le fichier que vous souhaitez ouvrir.

Un gros bouton bleu apparaît en haut de la fenêtre et indique "Restaurer cette version". Si vous restaurez la version sélectionnée, vous conservez toutes les autres versions, même celles créées après celle actuellement sélectionnée.

Comment faire une copie d'une version antérieure d'un document Google

En plus de restaurer une ancienne version d'un fichier, vous pouvez en faire une copie. Faire une copie vous permet de créer rapidement différentes versions du même fichier. Par exemple, c’est un bon truc pour postuler à des emplois et vous souhaitez que chaque CV et lettre de motivation soient uniques, mais vous ne voulez pas tout recommencer à chaque fois.

Pour faire une copie, ouvrez l’historique de vos fichiers, choisissez celui que vous voulez, cliquez sur l’icône des trois points empilés, puis sélectionnez Faire une copie.

Conseils pour l'édition et le contrôle de version dans Google Docs

1) Nommez vos versions

Maintenant que vous savez comment retrouver votre historique de révision dans Google Docs, vous pouvez en tirer davantage en nommant différentes versions. En les nommant, vous pouvez facilement identifier les versions que vous voudrez peut-être restaurer ultérieurement ou lancer à une autre fin. Si vous ne les renommez pas, le nom par défaut sera l’horodatage. Vous pouvez les renommer en utilisant l’une des méthodes suivantes:

• Ouvrez l’historique de vos versions, cliquez sur l’icône avec trois points, puis sélectionnez Nommez cette version.
• Dans le menu, choisissez Fichier> Historique des versions> Nom de la version actuelle.

2) Suivre les modifications dans Google Docs

En haut à droite de la barre de menus se trouve un bouton de menu qui indique Éditer par défaut. Cliquez dessus et deux nouvelles options apparaissent: Suggestion et affichage.

Lorsque vous basculez sur Suggestion, cela permet essentiellement de suivre les modifications apportées au document. Lorsque vous et vos collaborateurs l'utilisez, Google Documents enregistre tous vos nouveaux éléments et modifications sous forme de suggestions. Ils apparaissent dans une couleur différente pour les rendre facilement visibles. Vous pouvez les accepter ou les rejeter un à un ou en masse .

3) Utiliser l'outil de commentaires pour les questions et les discussions

Les rédacteurs et les rédacteurs en chef apprennent souvent à leurs dépens que mettre des commentaires en ligne avec le matériel produit signifie qu'il peut être publié accidentellement avec la copie finale. Google Documents est un outil de commentaire qui permet aux auteurs et aux éditeurs de discuter du contenu sans ajouter de mots inutiles à la page. Vous serez reconnaissant de l'avoir utilisé.

4) Utiliser @ Messaging

Attirez l'attention de quelqu'un sur une modification ou un commentaire en utilisant @ messaging - ou peut-être devrais-je dire + messagerie, car Google utilise un symbole différent de celui de la plupart des autres applications. En fait, si vous tapez @ au lieu de +, Google le modifie pour vous.

Pour marquer l'attention de quelqu'un, créez un commentaire, puis tapez un signe plus (+) suivi du nom de la personne ou de son adresse électronique. Google suggère automatiquement la correspondance la plus proche parmi vos contacts. Si la personne ne figure pas encore dans vos contacts, entrez simplement son adresse électronique. Prenez votre temps et faites les choses correctement avant d’appuyer sur enter. Tout ce que vous tapez est immédiatement envoyé à cette personne par e-mail, accompagné d'un lien vers le document. Si vous apportez des modifications au commentaire, la personne reçoit des alertes à ce sujet également. Donc, épargnez-leur le spam et réfléchissez à vos commentaires avant d'appuyer sur Entrée.

5) Écrire et éditer hors connexion dans Google Documents / Drive

Saviez-vous que vous pouvez utiliser Google Documents même lorsque votre ordinateur ou votre appareil mobile n'est pas connecté à Internet? Vous pouvez. Mon collègue Eric Ravenscraft a écrit un article complet sur la configuration de Google Drive hors connexion, ainsi que des instructions pas à pas.

6) Désactiver les alertes par courrier électronique

Si vous utilisez G Suite pour rédiger et modifier beaucoup de documents, l'envoi d'un courrier électronique pour chaque modification d'un document peut être une gêne. Voici comment désactiver ces notifications. Allez sur Google Drive. Cliquez sur l'icône représentant une roue en haut à droite et ouvrez vos paramètres. Sur le côté gauche, sélectionnez Notifications, puis décochez la case Email.

Les instructions abrégées sont les suivantes: Google Drive> Paramètres> Notifications> E-mail.

Plus de conseils G Suite

Si vous utilisez Google Docs quotidiennement, découvrez certains de nos conseils utiles pour G Suite, ce qui vous permettra de gagner du temps et d’être plus efficace avec le programme. Lorsque vous savez ce que votre logiciel peut faire, il peut également ouvrir de nouvelles idées sur ce que vous pouvez faire avec votre travail.