Organisez-vous: nettoyez les contacts gmail

"Où est le carnet d'adresses?"

C’est l’une des questions les plus fréquemment posées par les nouveaux utilisateurs de Gmail. Si de nombreuses personnes ne parviennent même pas à trouver leur compte Gmail / Google, il est préférable de croire que le système n’est pas incroyablement intuitif ni facile à gérer. (Tout au long de cet article, j'utilise Google Contacts et les contacts Gmail de manière interchangeable, car il s'agit bel et bien de la même chose.)

Même si vous savez qu'il existe une zone de contacts dans votre compte Gmail, il est fort probable qu'il s'agisse d'une zone sinistrée d'adresses e-mail non identifiables et peut-être même de numéros de téléphone, tous regroupés de manière vague dans Autres contacts.

Mon compte Gmail professionnel comptait plus de mille entrées dans le groupe Autres contacts. J'ai décidé que c'était inacceptable et j'ai donc commencé à nettoyer mes contacts Gmail. Je vais partager ici ce que j'ai fait, ce que j'ai appris et quelques solutions alternatives que je vous recommande d'utiliser si vous ne voulez pas perdre votre temps avec les contacts gmail désordonnés.

Cette dernière option, en utilisant autre chose, est en fait ce que je recommande. Nettoyer Google Contacts nécessite beaucoup de travail manuel, surtout si vous avez des milliers de "autres" contacts. Il existe de nombreuses applications et services de gestion des contacts qui fonctionnent vraiment bien et qui sont directement connectés à votre compte Gmail si vous préférez utiliser cette voie.

5 faits sur Gmail / Google Contacts

Les contacts Gmail fonctionnent différemment de nombreux autres gestionnaires de contacts. Il est donc utile de connaître quelques principes de base. Voici cinq faits qui pourraient nous éclairer:

• Comment accédez-vous à votre carnet d'adresses Gmail? Il est caché sous le gros courrier en haut à gauche de l'interface. Cliquez sur Mail et vous verrez une option de liste déroulante pour les contacts. Sinon, connectez-vous à Google et accédez à google.com/contacts.
• Lorsque vous répondez (y compris "répondre à tous") ou transférez un e-mail, Google ajoute automatiquement tous les utilisateurs du fil à votre liste de contacts, sauf si vous avez désactivé cette fonctionnalité. De plus, si vous utilisez un appareil Android, vos contacts Google peuvent également inclure des listes des numéros de téléphone que vous avez appelés, en fonction de la configuration de votre compte sur l'appareil.
• Google Contacts dispose d'un outil de fusion, mais il ne fonctionne pas toujours ou ne ressemble pas à ce que vous espériez (nous en parlerons plus tard).
• Google Contacts extrait les informations de classification de Gmail et de Google+ (groupes et cercles, respectivement), mais elles ne sont pas synchronisées, même si cela semble parfois devoir être le cas.

Voyons maintenant quelques astuces et conseils pour nettoyer Google Contacts.

Nettoyage des contacts Google

Comprendre les groupes de contact et les cercles

Une fois dans Google Contacts (cliquez à nouveau sur le logo Mail en haut à gauche et sélectionnez Contacts), le premier endroit pour attirer votre attention est sur les listes qui apparaissent dans le panneau de gauche.

Comme vous pouvez le constater sur mon compte, j'ai plusieurs sections principales: Mes contacts, Cercles, Contacts les plus contactés et Autres contacts. Mes contacts et cercles ont des sous-groupes. Le nombre entre parenthèses après le nom du groupe indique le nombre de personnes appartenant à ce groupe.

Mes contacts sont des personnes de Gmail que j'ai ajoutées en tant que contacts. Les cercles sont des informations sur les personnes que vous connaissez et que vous suivez sur Google+ et qui n'ont rien à voir avec la messagerie électronique. Lorsque vous consultez une liste de contacts figurant dans vos contacts Gmail (utilisez la barre de recherche, par exemple, pour rechercher tout le monde nommée Smith), vous pouvez également savoir si ces personnes figurent dans l'un de vos cercles Google+, car ces informations apparaissent très loin. droit de leurs noms. Il y a donc un certain chevauchement entre les groupes de contacts et les cercles, mais pas beaucoup, même si les personnes de vos cercles apparaissent complètement dans vos contacts Google.

Encore confus?

Les personnes les plus contactées sont les 20 premières personnes avec lesquelles vous avez échangé le plus d'e-mails, même si vous étiez silencieux sur un fil. En d'autres termes, ce ne sont pas nécessairement les personnes avec lesquelles vous envoyez des courriels, ni qu'elles sont récentes, car elles traitent de l'ensemble de votre historique de messagerie. Votre ex d'il y a trois ans pourrait encore très bien figurer dans votre top 20.

Le dernier groupe Autre est constitué de tous les membres de Gmail (et éventuellement de votre appareil Android, comme je l’ai mentionné précédemment) que vous avez déjà contactés.

Trouver et fusionner

La meilleure chose à faire, selon moi, est de commencer par rechercher les contacts en double dans votre groupe Autres contacts (ou dans tous les contacts Google si vous n'avez pas encore de sous-groupes) et en les fusionnant.

Cliquez sur Autres contacts, puis sélectionnez Plus en haut de la page et, dans le menu déroulant, choisissez Rechercher et fusionner les doublons. Un résumé apparaîtra pour vous permettre de consulter les détails des fusions potentielles avant d'accepter l'action. Assurez-vous de vérifier dans cette liste les noms communs qui pourraient en fait être deux personnes différentes.

Maintenant, si cette liste est incroyablement longue, il vous faut annuler et rétablir la fonction de recherche / fusion sur un sous-groupe plus petit de vos contacts. Vous pouvez simplement sélectionner un autre sous-groupe dans la barre de gauche ou effectuer une recherche, telle qu'une recherche par domaine (par exemple, rechercher toutes les adresses électroniques avec pcmag.com). Quoi qu'il en soit, cela vous donnera une tranche plus gérable de doublons potentiels à examiner. Répétez si nécessaire.

Consultez les instructions officielles de Google pour rechercher et fusionner des contacts pour plus de détails.

Affecter des personnes à des groupes, ajouter des détails

Juste en dessous de cette entrée pour Autres contacts, vous pouvez voir Nouveau groupe. Si vous souhaitez classer vos contacts dans différents groupes, il s'agit du prochain domaine de Google Contacts qui devrait attirer votre attention.

Pour que quelqu'un soit dans un groupe, vous devez également le répertorier dans Mes contacts. C'est comme ça.

Pour ajouter des personnes à des groupes, utilisez le bouton avec l’icône de trois têtes. C'est assez explicite à partir de là, mais consultez les instructions de Google Editing Contacts pour plus de détails.

Je ne suis pas vendu à des groupes qui sont vraiment précieux pour l'instant, car je ne les ai utilisés que dans une mesure limitée, mais je pourrais prévoir quelques scénarios où ils pourraient être utiles. Un groupe que j'ai constitué, par exemple, est composé de dirigeants de sociétés de technologie. Si je suis toujours dans les délais et désespéré d'avoir un devis, cela aiderait certainement à savoir avec qui, dans le secteur de la technologie, je me suis connecté directement (plutôt que via un cabinet de relations publiques) dans le passé.

Si j'avais le temps illimité (qui en a?), Je renforcerais sérieusement la section "notes" des personnes. Cliquez sur une personne de votre liste de contacts pour ajouter des informations typiques au carnet d’adresses, ainsi qu’une photo et des notes.

Dans mon compte Gmail personnel, il serait utile d’ajouter des détails pour les professionnels des relations publiques, car leurs adresses e-mail et même leurs communications antérieures ne m’aident pas toujours à déterminer s’ils représentent une entreprise ou un produit sur lequel je dois enquêter.

Désactiver la fonction d'ajout automatique

Si, après avoir parcouru votre liste Autres contacts, vous réalisez qu'il s'agit principalement de courrier indésirable (adresses génériques "" et autres), je vous recommande de désactiver la fonction d'ajout automatique.

Accédez à l'icône d'engrenage dans le coin supérieur droit et choisissez Paramètres. Restez dans l'onglet Général et faites défiler vers le bas pour trouver "Créer des contacts pour l'auto-complétion" (ce sont deux en dessous de votre photo de profil).

Intéressé par d'autres applications et services?

Supposons qu'après avoir lu ces informations, vous décidiez de ne pas utiliser Google Contacts. Je ne peux pas vous en vouloir. Voici quelques autres endroits pour conserver votre carnet d'adresses qui vous permettent de saisir et d'ajouter automatiquement des informations à partir de vos contacts Google.

LinkedIn et contacts LinkedIn. Le vrai problème que je vois avec la gestion de votre propre carnet d'adresses est qu'il est difficile de garder les informations à jour. Je ne devrais pas être responsable de la mise à jour de votre titre d'emploi et de votre adresse électronique lorsque vous changez d'employeur. C'est sur toi, mon pote. Et c’est pourquoi j’adore LinkedIn comme carnet d’adresses. Il est beaucoup plus facile d'avoir des informations à jour si tous vos contacts sont responsables de la maintenance.

LinkedIn fonctionne assez bien pour vous aider à trouver des contacts et leurs informations de base, mais une application spéciale appelée Contacts LinkedIn va un peu plus loin dans cette direction.

Si vous connectez votre compte LinkedIn à Gmail, le site de réseautage professionnel en ligne vous recommandera les "personnes que vous connaissez peut-être" en fonction des informations détectées dans Google. Certaines personnes détestent vraiment cela, mais cela pourrait être utile, en fonction de la qualité de votre compte LinkedIn.

D'un autre côté, vous avez également la possibilité d'exporter vos contacts LinkedIn, puis de les importer dans Gmail.

Contacts iOS. Si vous êtes un utilisateur d'iPhone ou d'iPad, vous pouvez synchroniser vos contacts Google avec votre appareil iOS pour pouvoir simplement utiliser l'application Contacts d'Apple comme carnet d'adresses principal. Les instructions sont légèrement différentes pour les utilisateurs de Google Apps.

EasilyDo et iOS. L'application EasilyDo et sa nouvelle fonctionnalité (payante) appelée Catch All Contacts constituent un autre moyen de gérer vos contacts iOS. Lorsque vous exécutez Catch All Contacts, EasilyDo balaie les informations des contacts du corps des messages des deux dernières années de votre courrier électronique et les enregistre dans votre application Contacts iOS. Bien que l'application EasilyDo soit gratuite, cette fonctionnalité coûte 39, 99 $ (une fois) par compte de messagerie. Malheureusement, cette fonctionnalité n'est pas disponible pour les utilisateurs d'Android. à propos de Easily pour iPhone et EasilyDo pour Android dans leurs critiques respectives.

Cloze Application Web et application mobile Cloze unifie toutes vos boîtes de réception, ainsi que vos flux de médias sociaux, et extrait également des informations intéressantes sur vos contacts. Ce n'est pas exactement un gestionnaire de contacts, mais il prend en charge le bon vieux Gmail. Cloze peut identifier les personnes qui sont importantes pour vous (pour que vous puissiez augmenter leur ego en aimant leurs publications Facebook), ainsi que les personnes avec lesquelles vous perdez le contact. Comme je l'ai dit, il ne s'agit pas vraiment d'une application de gestion de contacts, mais elle est très utile pour vous donner un aperçu de vos contacts via Gmail, Yahoo Mail, Twitter, Facebook et d'autres comptes en ligne.

Pour plus de conseils sur la gestion des contacts, voir Se organiser: 7 façons d'organiser automatiquement les contacts. Et lorsque vous êtes prêt à recevoir votre boîte de réception Gmail, consultez 30 conseils Gmail qui vous aideront à conquérir le courrier électronique.