Comment tuer le courrier électronique avec le bon logiciel de gestion de projet

Les e-mails augmentent le stress, créent un travail inutile et font que les gens se sentent dépassés. Personne ne peut être la meilleure version d'eux-mêmes au travail dans ces conditions. Au cours des dernières années, les organisations ont commencé à s'éloigner du courrier électronique au profit d'applications de messagerie en équipe, telles que Slack et d'autres outils de communication en milieu de travail. La recherche du ou des outils appropriés détermine si votre équipe sera en mesure d'abandonner ses boîtes de réception traditionnelles. Pour de nombreuses équipes, un logiciel de gestion de projet devrait faire partie de la solution.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de projet?

Les logiciels de gestion de projets, également appelés applications de gestion de projets, sont des outils en ligne que les équipes utilisent pour suivre le travail. Au sens le plus large, une application de gestion de projet peut être un logiciel complexe pour la gestion du travail, comme Microsoft Project, ou une application de base pour les tâches. Les applications les plus robustes incluent d'autres outils commerciaux pour la gestion des ressources, le suivi du temps consacré à une tâche ou même la facturation.

Nous distinguons souvent différents types d'outils de collaboration des applications de gestion de projet afin de faciliter la recommandation de la bonne application pour le bon objectif. Cela dit, ces deux catégories et quelques autres (telles que les applications de conseil kanban et les applications de gestion du travail) se chevauchent considérablement. Ainsi, même si je fais parfois valoir que des applications telles que Asana, Trello, Airtable et Basecamp ne sont pas strictement des applications de gestion de projet, nous pouvons les inclure ici.

Que faites-vous dans le logiciel de gestion de projet?

Chaque application de gestion de projet est un peu différente, mais la plupart d'entre elles vous permettent de voir divers aspects du travail de votre équipe sans vous demander de demander à vos collègues à ce sujet.

Lorsque vous vous connectez, vous voyez toutes les tâches que votre équipe doit accomplir et les délais. Vous voyez qui a été affecté à quelle tâche, si et quand ils l'ont complétée, et s'ils ont des commentaires à ce sujet. Si l'un de vos collègues est absent de manière inattendue, vous pouvez vous connecter à l'application de gestion de projet et vérifier si une tâche urgente a été attribuée à un autre membre de l'équipe. Si vous utilisez actuellement le courrier électronique pour informer une personne de l'exécution d'une tâche, poser des questions sur une tâche ou envoyer un document pour approbation, vous bénéficierez probablement d'une application de gestion de projet.

Il y a plus que ça. Lorsque vous et vos collègues utilisez une application de gestion de projet, celle-ci comptabilise le travail effectué. Combien de tâches ont été effectuées à temps? Le projet dans son ensemble est-il toujours sur le point d'être achevé dans les délais? Des applications de gestion de projet robustes sont fournies avec toutes sortes de graphiques et de diagrammes pour vous aider à garder un œil sur ce genre de choses. De cette façon, si le projet commence à glisser, vous pouvez le détecter tôt et travailler pour l'empêcher. Mais ne nous laissons pas distraire. Restons-en à la façon dont les applications de gestion de projet aident les gens à communiquer.

Que fait un chef de projet?

Un projet est une série de tâches. Un chef de projet est la personne qui sait toutes ces tâches ou, à tout le moins, les supervise. Parfois, le chef de projet répartit les tâches ou les met dans un pool pour que les personnes puissent réclamer. Le chef de projet garde ensuite un œil sur les tâches et les personnes qui les exécutent jusqu'à la fin.

Toutes les équipes n’ont pas de chef de projet en tant que tel, mais la plupart ont un responsable. Il peut s'agir d'un propriétaire d'entreprise, d'un responsable ou d'un chef d'équipe. Quel que soit votre interlocuteur ou votre décideur quotidien, c'est votre chef de projet.

Pourquoi l'email est mauvais pour les projets

Le courrier électronique est un courrier électronique, ce qui me semble évident, mais restez avec moi ici. Le courrier est une avenue horrible pour assigner du travail. Imaginez si vos missions vous sont parvenues par courrier postal. C'est presque ridicule. Pourtant, le courrier électronique n'est pas si différent du courrier ordinaire, sauf qu'il est plus rapide.

Pensez à ce que le courrier électronique est bon pour fournir:

• communication asynchrone avec une trace papier
• remise de document

Pensez maintenant à ce qu'un chef de projet doit savoir lorsqu'il gère une série de tâches:

• qui est disponible
• combien de travail chaque travailleur leur a actuellement assigné et quand il est dû
• l'avancement du travail déjà assigné (par exemple, "John a deux tâches qui lui sont assignées et les deux sont effectuées à 90%")
• un calendrier des délais
• la capacité de hiérarchiser et de redéfinir les priorités des tâches en fonction des besoins du projet

Faire ce genre de travail par courrier est risible.

Plus important encore, la manière dont la plupart des employés de bureau utilisent la messagerie crée des interruptions. Lorsque de nouveaux messages électroniques arrivent avec des notifications ou des notifications contextuelles, les agents vérifient généralement que le message entrant n'est pas urgent. Ensuite, ils reviennent à ce que nous faisions jusqu'à la prochaine interruption. Les gens le font toute la journée en vérifiant et en analysant leur courrier électronique. Plusieurs études montrent que l'utilisation du courrier électronique occupe environ 30% de la journée d'un travailleur du savoir, et que le temps est réparti de manière égale tout au long de la journée, plutôt que de rester en morceaux isolés. En d'autres termes, le courrier électronique nous interrompt constamment.

Les interruptions ont généralement un effet négatif net, même si ce n'est peut-être pas comme vous le supposez. Les interruptions font que les gens se sentent plus stressés et ont l’impression d’avoir une charge de travail plus importante qu’elle ne l’a réellement fait. Les gens se sentent également plus frustrés et pressés par le temps.

La façon dont les gens interagissent avec le courrier électronique entraîne également une perte de temps. Nous perdons du temps lorsque nous devons relire le même courrier électronique que nous avons analysé plus tôt dans la journée, car nous avons oublié ce qu'il disait. Si vous oubliez la date d'un livrable clé, il faut du temps pour le récupérer. Et si l’email que vous avez retrouvé est ancien et que la date a depuis avancé d’une semaine?

Tout cela pour dire que le courrier électronique n'a pas été conçu pour la gestion des tâches. C'est le mauvais outil pour ce travail.

Communication avec un service de gestion de projet

La gestion de projet consiste à jongler avec les personnes et les ressources, à garder un œil sur le temps et à redistribuer ou redéfinir les tâches en fonction de l'évolution de la situation. Le logiciel de gestion de projet a été conçu pour traiter ce type de problèmes et d’autres qui surviennent fréquemment au cours d’un projet.

À quoi ressemble le fait de communiquer dans une application de gestion de projet plutôt que par courrier électronique? C'est comme la différence entre voir quelque chose de ses propres yeux et en lire une description. Dans le premier scénario, vous contrôlez ce que vous voulez voir et quand. Dans le second cas, vous faites appel à d’autres personnes pour taper des messages vous indiquant ce qu’elles pensent être le plus important ou, pire, ce qu’elles pensent que vous voulez entendre.

Différentes applications de gestion de projet ont différents outils de communication. Presque tous appuient @ mentions, par exemple. Considérant que Slack et d'autres applications de messagerie en équipe sont devenus si populaires, vous pouvez souvent les connecter à votre application de gestion de projet, rationalisant ainsi vos conversations au même endroit. Si vous ne possédez pas déjà d'application de discussion en équipe, vous pouvez l'ignorer et rechercher une application de gestion de projet comportant une boîte de discussion intégrée. Zoho Projects et ProofHub l’offrent tous les deux.

Supposons que le projet en question comporte de nombreux éléments visuels et que l’équipe qui y travaille doit en discuter. Votre vie sera beaucoup plus facile si vous avez des outils de marquage d'image dans votre application de gestion de projet. De cette façon, vous pouvez gribouiller électroniquement une image et attacher des commentaires, ce qui permet à tous les membres de votre équipe de donner et de comprendre les commentaires plus facilement. Volerro est un exemple d'application de gestion de projet avec des outils de balisage.

Comme mentionné précédemment, les applications de gestion de projet gèrent toutes les tâches de base dont vous avez besoin pour jongler et suivre, telles que les tâches, les échéances, les progrès et les destinataires. Toute cette information est visible pour ceux qui en ont besoin. En ce sens, il y a moins de besoin de communiquer sur ce genre de questions. Vous n'avez jamais besoin d'envoyer un e-mail à une demi-douzaine de personnes et à CC pour savoir s'ils ont presque terminé une tâche lorsque vous pouvez vous connecter au système et voir qu'elle est marquée à 75%. Lorsque vous utilisez un logiciel de gestion de projet, la plupart des éléments que vous devez lire entre les lignes deviennent clairs.

Moins de temps Emailing signifie plus de temps de travail

Les avantages de communiquer avec une équipe par courrier électronique et dans une application de gestion de projet pour communiquer peuvent être énormes. La réduction du nombre de courriers électroniques à elle seule fera certainement le bonheur de tout le monde, mais cela n’a rien à voir avec la valeur ajoutée de pouvoir mieux voir qui fait quoi, quoi d’autre qu’ils font et le statut de chaque tâche. Il est beaucoup plus facile d'avoir des informations précises sous la main pendant que vous travaillez, afin que les décideurs puissent prendre de bonnes décisions.

Pour obtenir des conseils plus spécifiques sur l'utilisation d'une application de gestion de projet, voir 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et 5 Fonctionnalités Zoho Projects pour organiser votre entreprise.