S'organiser: utilisez des dossiers pour désencombrer votre bureau

S'organiser et rester organisé, c'est comme perdre du poids. Les solutions à court terme ne fonctionnent pas. Vous devez apporter des modifications au mode de vie auxquelles vous et vos employés ou partenaires commerciaux pouvez vous en tenir à long terme.

Dans cette série, je vais vous donner des conseils sur la manière d’organiser à la fois votre entreprise et vos données personnelles. L'article précédent expliquait l'importance de comprendre comment votre entreprise envisage l'information. Je vais maintenant vous montrer comment mettre en pratique ces bases avec les conventions et les structures de nommage des dossiers de l'ordinateur. La plupart des entreprises implémentent ces structures de dossiers sur leurs serveurs ou dans une suite de gestion de projet, mais elles sont également applicables sur votre propre bureau ou dans un client de messagerie.

Que sont les dossiers, vraiment?

Les dossiers sont le squelette de votre entreprise. Comme une structure de bâtiment, ils prennent en charge tout ce qui se passe autour d'eux, de la conception créative à la fonctionnalité simple.

J'ai travaillé dans sept bureaux différents au cours de ma carrière. Les équipes dotées de structures de dossiers propres et de bon sens étaient toujours celles qui étaient les mieux placées pour assurer leur succès et leur croissance.

Il convient de noter que les petites entreprises en particulier: Une entreprise organisée est celle qui est en position de croissance. Vous pensez peut-être qu'étant donné qu'il n'y a plus que deux personnes dans l'entreprise, vous pouvez garder beaucoup d'informations dans votre tête et ne pas les mapper dans une structure de dossiers. Malheureusement, au moment d'engager de nouveaux employés et de développer votre entreprise, vous perdrez beaucoup de temps à leur apprendre votre système compliqué. Vous perdrez encore plus de temps et d'argent à corriger les erreurs, le temps et l'argent que vous devriez consacrer à la croissance.

Votre structure de dossier est le reflet de la structure de votre entreprise. Les dossiers sont imbriqués dans d'autres dossiers d'un système hiérarchique qui doit correspondre à l'ordre hiérarchique de votre travail.

En discutant de la manière dont vous et d'autres personnes de votre entreprise pensez à l'information (vous avez fait cette partie, n'est-ce pas?), Vous avez probablement commencé à voir une sorte de hiérarchie se dérouler. Je recommande de dessiner cette structure. Peu importe que vous l'esquissiez sur papier, sous forme de puces ou dans une application de prise de notes comme Evernote pour Windows (gratuite à 45 USD par an, 4, 5 étoiles), ou à l'aide d'un logiciel de cartographie conceptuelle. L'écrire vous aidera à voir s'il y a des incohérences ou des chevauchements.

Un exemple de structure

La structure de votre conception sera unique, mais comme cela aide énormément de voir un exemple, je vais vous montrer la base que j'utilise sur mon bureau.

En tant qu'écrivain, je travaille principalement sur des critiques de produits. Lorsque je pense aux évaluations, je vois trois catégories dans mon esprit: 1) des idées de produits à évaluer, 2) des articles en cours de réalisation et 3) des évaluations terminées. Au sein de la catégorie "terminé", j'ai tendance à me souvenir des avis par date de publication, ce que je simplifie au mois et à l'année car il n'y en a jamais trop d'un mois à les perdre de vue. Dans la catégorie "idées", les choses sont fluides. Certaines idées englobent plus d'un produit, tandis que d'autres se rapportent à une seule chose. Mais ce n'est pas parce qu'ils sont fluides que je ne peux pas avoir de système pour les garder organisés. Dans la catégorie "en cours", je pense au nom du produit que je teste. Maintenant, comment cela se traduit-il en dossiers?

Ce système fonctionne car il est important pour moi de voir un aperçu des idées et des projets en cours. Ils sont juste dans le nom des dossiers, donc je les vois immédiatement lorsque j'ouvre mon dossier "REVIEW". Je n'ai pas besoin de voir tous les noms des produits que j'ai fini de réviser. Je les range donc dans des dossiers en fonction de leur date de publication. Tous les noms des dossiers sont cohérents. Lorsque le statut d'un projet passe de l'état en cours à l'état terminé, je le glisse dans le dossier correspondant et sa convention de dénomination est identique à celle de tous les autres dossiers qui le composent. Par exemple, je peux faire glisser un dossier en chiffres romains, tel que ii, jusqu'au niveau de c et d sans devoir le renommer et il s'intégrera parfaitement dans le système.

Trucs et astuces

Nombres. Remarquez comment les dossiers des mois commencent avec quatre chiffres. Les deux premiers chiffres correspondent à l'année et le second au mois. J'aime aussi voir les noms des mois, alors je les mets à la fin après un trait de soulignement. Je suis un grand partisan d'utiliser des chiffres à quatre ou six chiffres pour les dates pour plusieurs raisons. Tout d’abord, j’ai personnellement tendance à me souvenir de ce qui s’est passé, alors il m’est facile de trouver des choses si je peux les chercher par date. Deuxièmement, les dossiers apparaissent toujours dans l'ordre, par date, lorsque je les trie par nom, car alphabétiquement, 1101 vient avant 1102 avant 1103, etc.

L'utilisation de dates devient extrêmement utile lorsque vous devez archiver, ce dont je parlerai dans un prochain article sur la gestion de la messagerie électronique.

Mots clés. Dans mon exemple, j'utilise toutes les lettres majuscules pour les dossiers commençant par "IDEAS_" car je veux que les "idées" restent liées lorsque je trie par nom. Je pense à ceux-ci comme des balises. Pour les évaluations en cours, je ne m'embête pas avec une étiquette. Je viens de nommer le dossier par le nom du produit. Si j'avais plus d'une vingtaine de critiques de produits en cours à la fois, je modifierais probablement la convention de dénomination de mes dossiers et ajouterais une balise pour que tous les éléments en cours restent liés. "IN-PROGRESS_" serait probablement trop long, mais peut-être que quelque chose d'aussi simple que "IN_" fonctionnerait.

Il s'avère que "IN_" en particulier ne fonctionnerait pas, et voici pourquoi: lorsque j'ai esquissé l'intégralité de la structure de dossiers, j'ai utilisé le mot "in" ailleurs pour désigner quelque chose de très spécifique. Vous voyez à quel point il est important d’esquisser l’ensemble en premier lieu?

Unique. L'une des raisons d'utiliser des balises et des chiffres est que cela permet de garder les noms de fichiers uniques. Vous ne voudrez jamais que deux fichiers ou dossiers portent le même nom, car si vous les glissiez et les déposiez accidentellement au même emplacement, l'un pourrait écraser l'autre. Et bien sûr, c'est déroutant.

Caractères spéciaux. Les soulignements sont mon meilleur ami dans les conventions de nommage des dossiers. Ils sont propres et gardent le texte facile à lire. Certaines personnes utilisent des espaces et des traits d'union dans leurs noms de dossier, à vous de choisir. Quoi que vous choisissiez, restez toujours conscient de la manière dont les caractères affectent le tri alphabétique des noms. Parfois, j'utilise un trait de soulignement au début du nom d'un dossier lorsque je souhaite toujours que ce dossier apparaisse en haut, comme "_DONE". Ensuite, je peux facilement faire glisser tout ce qui est terminé dans le dossier supérieur. Alternativement, si je le voulais en bas, je pourrais l'appeler "z_DONE".

Couleur. Mac OS est fantastique pour vous permettre de coder rapidement des dossiers de code de couleur en cliquant avec le bouton droit de la souris. Vous pouvez le faire sur un PC, mais c'est maladroit. Je m'appuyais sur le codage couleur lorsque je travaillais sur des projets de conception hautement collaboratifs - mon collègue et moi avons étiqueté les dossiers d'un serveur partagé en jaune lorsque le contenu était nouveau et non encore poli, en orange après la première phase de conception des fichiers, etc. sur violet, ce qui indique que le travail a été effectué.

Quel que soit le système que vous implémentez, respectez-le! La cohérence est la clé pour rester organisé. N'oubliez pas qu'être organisé, tout comme rester en forme, nécessite des changements de style de vie à long terme et non des solutions miracles. Dans la mesure du possible et dans la mesure du possible, essayez d’appliquer les mêmes principes de base dans tous les projets, équipes et services de l’ensemble de l’entreprise.

À emporter

Les étapes à retenir de cet article sont les suivantes:

1. Esquissez la structure de votre dossier avant de l’implémenter.

2. Organisez les informations hiérarchiquement, en pensant à ce que vous devez voir et savoir dans une vue instantanée lorsque vous regardez dans un dossier.

3. Utilisez des lettres, des chiffres et des caractères spéciaux dans les noms de dossiers pour les faire apparaître dans un ordre intelligent.

4. Soyez cohérent avec les conventions de dénomination lorsque vous créez de nouveaux dossiers.