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S'organiser et rester organisé, c'est comme perdre du poids. Les solutions à court terme ne fonctionnent pas. Vous devez apporter des modifications au mode de vie auxquelles vous et vos employés ou partenaires commerciaux pouvez vous en tenir à long terme.
Dans cette série, je donnerai des conseils sur la manière d’organiser votre entreprise et vos données personnelles en organisant les actions suivantes:
1. Comment votre entreprise pense à l'information.
2. Conventions de nommage pour les dossiers et comment y penser.
3. Conventions de dénomination des fichiers.
4. Partage d'informations.
5. Comment gérer les emails
Un régime pour être organisé
Pour perdre du poids, certaines personnes constatent qu'une diète de cinq ou six petits repas tout au long de la journée leur convient, alors que d'autres ont besoin de trois repas bien préparés et de l'absence totale de collation. Certaines personnes achètent un abonnement à un club de sport (l'impulsion pour y aller provient peut-être de l'argent qu'elles ont dépensé), tandis que d'autres préfèrent intégrer de petites périodes d'exercice à leur routine quotidienne, comme prendre l'escalier plutôt que l'ascenseur ou se rendre au travail à vélo.
Le fait est que les mêmes solutions ne fonctionnent pas pour tout le monde. C'est pareil pour être organisé.
Façons de penser à l'information
S'organiser et rester organisé doit être un engagement de style de vie pour votre entreprise. Chaque employé et intervenant dans les activités quotidiennes doit pouvoir s’en tenir au programme. Votre système à organiser doit consister en des pratiques qui s’intègrent dans les routines de chacun, qu’il s’agisse de prendre de petites mesures de manière cohérente, telles que la suppression de fichiers inutiles au fur et à mesure, ou de prendre des mesures plus importantes selon un calendrier serré, comme de réserver chaque vendredi après-midi pour le nettoyage. sortir des boîtes de réception.
Avant de vous organiser, vous et vos collègues, dans un nouveau régime alimentaire, prenez le temps de réfléchir à la façon dont votre entreprise envisage l’organisation de l’information. Certaines possibilités sont:
• par date ou par mois, par exemple, lorsque quelque chose s'est produit ou doit être achevé
• par nom de projet
• par le nom de la personne responsable
• par trimestre fiscal
Faire correspondre les pratiques à la réalité
Il est important de ne pas essayer d'adapter l'un de ces systèmes d'organisation à votre entreprise s'il ne reflète pas le fonctionnement réel de votre équipe. Demandez à vos collègues s’ils avaient besoin de trouver un document particulier, par exemple une facture ou un contrat, où chercheraient-ils d’abord? Plus important encore, à quoi ressembleraient-ils? Fouillent-ils leur ordinateur ou le réseau de l'entreprise par nom de fournisseur, date, description du produit? Est-ce qu'ils ouvrent un dossier et écrivent des noms de fichier, ou trient par date, ou trient par type de fichier? Combien de temps leur faut-il pour trouver l'information? Est-ce qu'ils perdent du temps parce qu'ils recherchent d'une manière qui ne les aide pas à affiner leurs résultats rapidement?
Vous n'avez pas besoin d'une réunion formelle pour faire cela. Il suffit de passer et demander. Cela vous prendra deux minutes.
Il peut y avoir plus d'une réponse. Vous pouvez parfois vous souvenir du mois et de l'année du lancement d'un projet, tandis que votre collègue peut déterminer le nom du projet. Et dans les deux cas, les informations ne sont pas nécessairement statiques. Peut-être que le projet avait un nom de code pendant son développement, et peut-être qu'il a été lancé tardivement. Dans le prochain article sur les conventions de dénomination des dossiers, j'expliquerai comment mettre en œuvre un système capable de gérer ce type d'incongruit.
Dormir dessus
Cet exercice devrait vous aider à mieux comprendre la manière dont votre entreprise doit structurer ses informations. Veillez à y dormir un jour ou deux, puis essayez à nouveau avant de prendre des décisions ou de modifier votre structure existante. Parfois, nous oublions pourquoi certaines pratiques sont en place et leur modification brutale pourrait détruire par inadvertance une autre raison d’affaires.
Par exemple, je travaillais dans un bureau où les contrats de pigiste étaient classés dans deux dossiers de dossiers suspendus, un pour les factures et un pour les formulaires fiscaux. Il me semblait plus logique de les fusionner en un seul. Pourquoi deux classeurs et deux dossiers sont-ils tous intitulés "Doe, Jane?" Chaque fois que j'avais besoin d'accéder à des factures, je devais aussi généralement consulter les informations fiscales du pigiste. Pourquoi ne pas simplement simplifier le système? Une des raisons qui me semble évidente à l'époque, mais qui ne l'était pas à l'époque, est que beaucoup de membres de l'organisation avaient besoin d'accéder aux factures, mais peu de personnes devraient avoir accès aux données personnelles, telles que les numéros de sécurité sociale. C'est une bonne chose que mon responsable comprenne cette logique et puisse l'expliquer avant que je ne réorganise l'ensemble du système.
À emporter
Les premières étapes pour enlever cet article sont:
1. Demandez à vos collègues et à vous-même: "Comment puis-je penser à nos informations?"
2. Laissez les réponses dans votre tête pendant un jour ou deux avant de tirer des conclusions.
3. Une sorte de structure devrait commencer à émerger. Quand vous pouvez le voir, ne vous inquiétez pas de réagir pour le moment.
N'oubliez pas que s'organiser, c'est comme rester en forme. Rien ne va changer du jour au lendemain et il est plus important d'apporter les changements de style de vie appropriés pour vous et votre organisation - des changements qui vont durer.
