Vidéo: Insideeus - Ecstasy (Official Video) (Novembre 2024)
La communication est la pierre angulaire de toutes les entreprises. Pourtant, trop de dirigeants d’entreprises, pris dans les défis quotidiens, oublient la nécessité de donner aux employés des moyens pratiques de partager des informations.
Ce que je veux dire par "partage d'informations" englobe la communication orale, la documentation écrite, la maintenance d'un serveur, la rédaction d'un courrier électronique, etc. Pour les besoins de cet article, je me concentrerai sur les documents électroniques, mais il est extrêmement important d’examiner la manière dont l’échange d’informations se produit au sein de l’organisation et à tous les niveaux.
L'importance du partage
Pourquoi le partage d'informations est-il important? Plus votre échange d’informations est efficace, plus votre entreprise fonctionnera efficacement. Donner aux employés l'information dont ils ont besoin pour réussir dans leur travail et mieux le faire augmente également leur satisfaction au travail.
Lorsque les informations ne sont pas bien partagées, les entreprises fonctionnent moins efficacement et gaspillent de l'argent. Chaque fois qu'un nouvel employé rejoint l’équipe - qu’il soit en remplacement permanent, en intérim (invalidité, congé de maternité, congé sabbatique) ou dans un nouveau rôle - il doit en apprendre beaucoup sur son travail, ainsi que sur la l'entreprise fonctionne. Lorsque les employés partagent bien les informations, les nouveaux membres de l’équipe apprennent rapidement ce qu’ils doivent savoir. Et ce qu’ils doivent vraiment savoir, c’est comment et où trouver des informations, plutôt que des réponses précises à des questions. C'est le principe "apprendre à un homme à pêcher".
L’un des coûts les plus coûteux d’une entreprise est l’embauche en raison du temps perdu à mettre les nouveaux employés à jour. Plus les employés savent rapidement comment répondre à leurs propres questions, plus vite ils peuvent contribuer de manière significative à votre résultat net. Votre objectif pour améliorer le partage d'informations au sein de l'entreprise est de permettre aux personnes de résoudre facilement leurs propres problèmes. Un autre objectif est de minimiser le nombre de fois que les gens répètent les mêmes erreurs. Imaginez à quel point votre entreprise pourrait fonctionner de manière plus fluide et rentable si vous réduisiez ces coûts au minimum.
Types d'informations Part des employés
Examinons quelques types d’informations spécifiques qui devraient être partagées: documentation de procédure, organigrammes du personnel, diagrammes de flux de travail, informations de contact du personnel, informations de contact du client et formulaires de ressources humaines. Selon toute vraisemblance, votre entreprise a rendu les formulaires des ressources humaines facilement accessibles à tous les employés - généralement parce que la loi l’impose. Cependant, s’agissant de tous ces autres documents, ils sont probablement périmés ou n’existent pas du tout.
Au lieu de cela, une grande partie de l'information qui devrait être écrite est stockée dans la tête de quelqu'un, ce qui est problématique pour un certain nombre de raisons. Pour commencer, une personne ne devrait jamais être le seul gardien d'informations critiques pour l'entreprise. C'est trop risqué. Si cette personne tombe malade, quitte l’organisation ou s’en prend à des personnes ou à des pratiques au sein de l’organisation, cela pourrait retarder l’année! Deuxièmement, lorsque des informations sont stockées dans la tête de quelqu'un plutôt que dans un endroit visible, personne d'autre ne peut y contribuer. Troisièmement, les autres personnes qui ont besoin d’informations ne sont jamais sûres d’avoir la version la plus à jour. Les raisons continuent encore et encore.
L'un des atouts les plus étonnants des travailleurs débutants est qu'ils savent comment rechercher des informations. S'ils ont besoin de savoir quelque chose (par exemple, comment écrire des formules dans Excel) et peuvent comprendre les termes de base utilisés pour la décrire (par exemple, somme, produit, feuilles de calcul liées), ils peuvent trouver la réponse en ligne.
Trop souvent, les entreprises ne sont pas conçues pour prendre en charge ce type d’autosuffisance. Sur le lieu de travail, vous ne pouvez pas toujours rechercher la réponse. Parfois, vous devez traquer les personnes et éliminer les informations dont vous avez besoin, comme je l'ai mentionné dans la section précédente. Les réponses ne sont pas stockées dans un endroit interrogeable. Mais ils devraient être!
Faire partager les gens
Si vous lisez cet article et pensez: "Mon entreprise est dans l'herbe. Nous n'aurons jamais le temps ni les ressources nécessaires pour effectuer ce type de travail en arrière-plan", ne craignez rien. Voici comment vous pouvez le scinder en un projet gérable en quatre étapes.
1. Expliquez l’importance du partage. Disons carrément aux gens de votre organisation, lors d'une réunion de 15 minutes, pourquoi le partage de documents est important.
2. Prévoyez une demi-journée pour le projet de documentation. Achetez le déjeuner à tout le monde si vous devez adoucir la transaction.
3. Si votre entreprise est organisée en équipes, chaque équipe doit se réunir pour discuter des documents à assembler ou à mettre à jour. Ils peuvent également hiérarchiser les documents les plus importants à créer en fonction des connaissances existantes dans la tête d'une personne.
4. Au cours du projet d'une demi-journée, chaque personne sera responsable d'un seul document. Pour les processus compliqués, deux personnes ou plus peuvent être responsables. L’objectif du projet est d’établir les documents dont l’entreprise a besoin - et non de les achever entièrement ce jour-là.
À la fin du projet d'une demi-journée, les membres de l'équipe (ou l'ensemble de l'organisation, si votre entreprise est petite) doivent partager les uns avec les autres ce qu'ils ont créé et leur chemin parcouru. Assurez-vous que tout le monde comprend que tous les documents doivent devenir des documents vivants.
Cette dernière étape est cruciale et mérite un mot ou deux d’explication.
Documents vivants
Un document évolutif change avec le temps et peut généralement être modifié par un groupe de personnes, et non par un seul administrateur. Il est essentiel que toutes les personnes concernées par les documents aient une chance de peser sur leur traitement et leur contenu, même les plus jeunes, qui pourraient en fait être les personnes les mieux renseignées sur certaines tâches.
L'objectif principal des documents évolutifs est de les rendre ouverts et transparents à toutes les personnes qui en ont besoin - et pas seulement aux employés existants, mais aussi aux futurs employés.
Récemment, un de mes amis a eu besoin de réparer un tableur que son organisation utilisait pour calculer les coûts dans un département. La feuille de calcul contenait des formules incorrectes et la personne qui l'avait configurée avait verrouillé le fichier et s'était retirée quelques années auparavant. Après avoir un peu fouillé sur un serveur partagé, mon ami trouva un document auquel seuls les cadres supérieurs pouvaient accéder, contenant le mot de passe. Il était extrêmement chanceux que le précédent employé ait réfléchi à l'avenir pour placer cette information dans un endroit où les bonnes personnes pourraient la trouver. Cependant, même dans ce cas, il aurait été préférable que mon ami (et tous les cadres supérieurs) sachent à l'avance que ce document avec le mot de passe existait, où il se trouvait et comment il s'appelait.
Cohérence
Les documents vivants peuvent être conservés sur des serveurs partagés ou gérés en tant que wiki. Si les fichiers sont hébergés sur un serveur, vous devez appliquer les règles de nommage afin que les utilisateurs puissent ajouter de nouveaux fichiers et dossiers au serveur (ou archiver des fichiers plus anciens) et ce, de manière cohérente. Si tout le monde est sur la même page, les noms seront cohérents et tous pourront trouver rapidement ce dont ils ont besoin.
La dernière étape du partage des informations consiste à mettre les documents vivants à la disposition des personnes qui en ont besoin. Pour ce faire, vous devez revenir aux conventions de dénomination des fichiers et des dossiers. Même si vous créez un wiki, vous voudrez avoir une sorte de norme en place pour la manière dont les pages sont nommées et organisées au sein du site.
Assurez-vous d'expliquer à tous les employés les conventions de dénomination utilisées et pourquoi. Soyez clair sur ce que vous voulez qu'ils fassent et pourquoi. Voici quelques points clés à souligner:
1. Être organisé nous aide à réussir en tant qu'entreprise et en tant qu'équipe.
2. L'utilisation de conventions de dénomination cohérentes nous maintient tous sur la même page et améliore la mentalité de notre équipe.
3. Avoir un système vous fait gagner du temps, car vous pourrez trouver des choses rapidement.
4. Vous réduirez vos propres erreurs, telles que la suppression de données ou le remplacement de fichiers.
5. À mesure que l'organisation se développera, nous serons en mesure de gérer les nouvelles affaires plus efficacement.
6. Lorsque nous embauchons de nouveaux employés, leur formation prend moins de temps et leur intégration dans notre système de pensée se fera plus rapidement.
À emporter
Les idées importantes à retenir de cet article sont:
1. Le partage d'informations est essentiel au succès de l'entreprise et requiert la participation de tous.
2. Les documents vivants peuvent et doivent changer avec le temps; Les documents de référence doivent être accessibles à plusieurs personnes, capables de les modifier, et visibles pour toutes les personnes qui en dépendent, mais présents et à venir.
3. Les documents étiquetés et stockés de manière cohérente sont faciles à trouver et seront donc réellement utilisés.
