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Comment vous et vos collègues nommez vos fichiers est aussi important que comment vous nommez vos dossiers. Le faire de manière intelligente, systématique et logique dès le départ positionne votre entreprise pour le succès, la croissance à long terme et la stabilité.
De nombreuses entreprises envisageant une nouvelle poussée organisationnelle ont probablement un arriéré énorme d'anciens fichiers qu'elles ne voudront pas renommer (du moins pas tout de suite). C'est bon. Vous devez commencer parfois.
Dans de nombreux cas, il est judicieux de mettre en œuvre un nouveau système lors du démarrage d’un nouveau projet, d’une nouvelle équipe, d’un nouveau trimestre ou d’une nouvelle année fiscale, quels que soient les points de repère importants de votre entreprise. Il est logique de commencer à un moment important en partie à cause de la manière dont vous allez gérer les archives désorganisées. En un an, vous serez en mesure de trouver et de gérer facilement tout ce dont vous avez besoin récemment, mais vous ne pourrez pas trouver aussi facilement des éléments plus anciens, antérieurs à votre nouveau système. Je vais vous donner quelques astuces pour manipuler ces archives sans passer des mois (ou la jeunesse d'un stagiaire) à les renommer toutes.
Noms de fichiers
Comme pour les dossiers, les noms de fichiers doivent être:
• unique
• indicatif de ce que le fichier contient
• en accord avec la manière dont votre entreprise envisage l'information
• scannable (à l’œil humain) en fonction de la façon dont vous et vos employés trouvez les informations
• naturellement ordonné par ordre alphabétique
• cohérent!
Unique. Il est absolument essentiel que les noms de fichiers soient uniques, en particulier si vous travaillez dans un environnement collaboratif, et en particulier si vous copiez fréquemment des fichiers sur un serveur. Si vous ne disposez pas d'un système vous permettant de garder les noms de fichiers uniques, vous risquez de les écraser et de perdre toutes vos données. Dans les environnements de collaboration, il est courant d'écraser intentionnellement des fichiers. Si, comme moi, vous êtes devenu habitué à l'avertissement contextuel ("Êtes-vous sûr de vouloir remplacer le fichier existant par le plus récent?"), Rien ne vous empêchera de remplacer le mauvais fichier s'il a été remplacé. Le même nom.
Par exemple, supposons que j'ai une nouvelle facture de Gray's Electronics nommée Grays-invoice.pdf, datée d'hier. Je pourrais le coller sur le serveur dans le dossier Factures, et je pourrais recevoir un avertissement qu'un fichier portant ce nom existe déjà. Je pourrais également supposer que, puisque la facture a été reçue hier, quelqu'un d'autre l'a mise ici - mais je viens juste de faire signer cette facture au service de la comptabilité. La mienne doit donc être la plus récente, donc je vais écraser l'ancienne. Le tout tombe en morceaux lorsque quelqu'un me demande plus tard dans la journée de retirer la facture précédente de Gray, vous savez, celle d'il y a deux mois… celle portant le même nom de fichier, qui a maintenant disparu.
Indicatif. Il semble ridicule d'affirmer que les noms de fichiers doivent indiquer ce qu'ils contiennent, mais je l'ai souvent vu mal tourner. De nombreuses personnes supposent que lorsqu'elles imbriquent un dossier dans un dossier, celui-ci prend en charge le nom de la catégorie plus large. Ils supposent également faussement que le contenu le plus pertinent d'un fichier sera également évident pour quiconque ayant besoin d'accéder au fichier. Reprenons l'exemple de facturation. Supposons que le service de comptabilité trouve les factures de trois manières: numéro de facture, numéro d'identification fiscale et mois d'exercice au cours duquel elles ont été payées. La comptabilité se moque bien que ce soit "la facture de Gray".
Personnellement, j'utilise deux identifiants majeurs pour tous mes fichiers: les dates numériques et les codes. À la maison, je blogue plusieurs fois par mois. Tous les fichiers texte et les photos que j'utilise sur mon blog sont classés avec une date à quatre chiffres (YR MO) et le classificateur "bg" pour "blog". Une photo d'un marché prise à Montréal lors d'un voyage en septembre 2010 s'appelle 1009bg_montreal_market.jpg. Les chiffres à quatre chiffres fonctionnent pour les fichiers de mon blog car je n'écris en moyenne que quatre ou cinq posts par mois.
Parfois, cependant, je peux avoir des dizaines de photos d'un mois particulier. Dans ce cas, je les code avec un nombre à six chiffres, en ajoutant le jour à la fin, ou j'abrégez un autre signifiant pour enregistrer les caractères afin de pouvoir ajouter davantage de texte descriptif aux noms de fichiers. Par exemple:
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers01.jpg
• 1009bg_mnrl_mrkt_peppers02.jpg
Avant même d'ouvrir les fichiers, je sais que ce sont deux photos de poivrons que j'ai publiées sur mon blog (bg), prises en septembre 2010 (1009), à Montréal (mnrl), au marché (mrkt).
Autre astuce, si vous voyagez beaucoup, utilisez le code de l'aéroport pour indiquer l'emplacement: YUL pour Montréal, LAX pour Los Angeles, LHR ou LGW pour Londres, etc.
En ligne avec le processus de la pensée d'entreprise. Comme vous avez pu le deviner à partir de l'exemple ci-dessus, je sais que je peux compter sur ma mémoire pour extraire des informations par date. Pour décider du fonctionnement de vos conventions de dénomination, vous devez savoir comment votre entreprise se souvient des informations. Mais les dates tuent aussi deux oiseaux avec une pierre. Ils codent le fichier pour le moment où il est survenu ou était important et vous donnent la moitié du temps pour avoir des noms uniques. Je n'ouvrirai jamais accidentellement des photos de mon voyage à Montréal de 2006, alors que je veux vraiment celles de 2010, même si j'ai pris des photos sur les marchés les deux fois.
Je recommande absolument d'inclure une date dans vos noms de fichiers. La seule vraie question est de savoir quelle date est la plus utile pour votre entreprise. La date d'envoi ou de traitement d'une facture, ou la date d'achèvement des travaux ou la signature du contrat? Les propriétaires d’entreprise, les chefs d’équipe et les chefs de département devraient passer le dernier appel, mais parlez-en d'abord aux personnes qui effectuent le travail le plus quotidien. Ce sont eux qui sauront ce qui a vraiment du sens.
Scannable. Lorsque vous ouvrez un dossier, vous souhaitez connaître son contenu immédiatement, sans ouvrir de fichiers ni jeter un coup d'œil aux vues miniatures. Concevoir la bonne convention de dénomination de fichier implique de déterminer quelles sont les informations clés dans chaque document. Je m'émerveille quand je vois l'ordinateur de quelqu'un avec le fichier resume.doc. De quel CV s'agit-il? Quand a-t-il été mis à jour? Est-ce une version longue ou une version courte? Où sera-t-il envoyé? 1102_CV_marketing_digital.doc pourrait être le CV qui met en valeur votre expérience en marketing numérique, tandis que 1102_CV_short.doc pourrait être le CV professionnel générique que vous avez l'intention de mettre à jour lorsque vous postulez à la faculté de droit.
Imaginez à quel point vous et vos collègues pourriez être plus productifs et saviez avec certitude ce que chaque fichier contenait avant de l’ouvrir.
Naturellement commandé. Une autre raison pour laquelle j'aime utiliser les dates comme identificateurs est que tout tombera dans un ordre chronologique lorsque le dossier trie les fichiers par nom, ce qui est généralement la valeur par défaut. Le tri par date de fichier réelle vous indique uniquement la date de la dernière mise à jour des fichiers, et il est peu probable que ce soit la principale chose que vous voulez ou devez savoir. Si vous mettez toujours YR MO DA au début du nom du fichier, vous aurez toujours l'ordre.
Cohérence. Auparavant, j’avais fait l’analogie suivante: être organisé, c’est comme rester en forme. Le changement ne se fait pas du jour au lendemain. Les récompenses viennent à long terme, pas à court terme. Vous devez apporter les modifications qui vous conviennent et qui dureront, plutôt que de suivre un régime à la mode. Lorsque vous avez l’impression que vous avez trouvé une solution avec laquelle vous pouvez vivre, respectez-la!
Traiter intelligemment avec des archives ou des fichiers plus anciens
Personne ne s'attend à ce que vous réorganisiez et renommiez l'intégralité de votre archive de données. Ce n'est pas une façon précieuse de passer votre temps, et il est ridicule de penser que vous pourriez même y arriver. Alors, que devriez-vous faire avec tous ces fichiers et dossiers désorganisés du passé?
Penser à tous vos fichiers en même temps est ingérable. C'est pourquoi ils sont désorganisés! Le moyen le plus simple de commencer à traiter vos archives est de penser à deux groupes: vieux et très vieux. Comment vous définissez vieux et vraiment vieux dépend de vous.
Pour moi, "très vieux" signifie que je suis à plus de 99% sûr de ne plus jamais accéder au fichier - mais cela pourrait arriver. "Vraiment vieux" truc, pour moi, doit aussi avoir au moins trois ans. Les fichiers répondant à ces deux critères sont prêts à être archivés sur un disque.
Les termes "ancien" standard font généralement référence aux fichiers sur lesquels j'ai travaillé il y a un ou trois ans. Celles-ci restent sur mon disque dur ou sur mon serveur, où je peux y accéder si nécessaire, mais elles sont vidées dans des dossiers annuels. J'ai des dossiers intitulés "2010", "2009" et "2008."
Mettre le contenu plus ancien dans des dossiers par année vous permet de faire un nettoyage de printemps. Avez-vous déjà essayé de bien nettoyer votre placard sans le vider? Ça ne marche pas Pour vous organiser, vous avez besoin d'un nouveau départ. En balayant tous vos fichiers dans des dossiers par année, vous bénéficiez d'un nouveau départ sans supprimer tout ce dont vous pourriez avoir besoin. Vous devez voir une fenêtre propre et bien rangée avant de pouvoir vous organiser!
Que faites-vous avec un fichier qui s'étend sur plusieurs années? Collez-le dans le dossier de l'année la plus récente. Avez-vous travaillé dessus l'année dernière? Ensuite, cela devrait être dans les dossiers de l'année dernière. Si vous craignez de ne pas pouvoir le trouver, pourquoi? Vos fichiers sont déjà un désordre! De toute façon, vous devez probablement rechercher le fichier. Qu'importe donc s'il est imbriqué dans un autre dossier?
À emporter
Les points importants à retenir de cet article sont:
1. La convention de dénomination de fichier utilisée par votre entreprise doit être comprise de tous les membres de l'organisation.
2. Les conventions de dénomination de fichier devraient aider les utilisateurs à trouver rapidement des informations en balayant des noms ou en recherchant des dates ou d'autres signifiants dans le nom.
3. Les fichiers "naturellement ordonnés" sont plus faciles à analyser et à trier.
4. Soyez cohérent avec les conventions de nommage.
5. Évitez un projet de révision énorme en archivant simplement les données les plus anciennes par année.
