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Brooke Zimet sait très bien ce que c'est que de perdre du temps à remplir des formulaires de sécurité au travail. Aujourd'hui, Zimet est une consultante en ressources humaines (RH) agréée par la Society for Human Resource Management (SHRM) et propriétaire de TalentShip LLC à Portland, Oregon. Mais dans son premier emploi en tant qu'assistante en ressources humaines, son employeur a été condamné à une amende. On n’a pas appris à remplir correctement les dossiers de l’OSHA lorsque des travailleurs sont tombés malades ou ont été blessés au travail. Un audit surprise par des inspecteurs de l'OSHA a révélé ses erreurs. "Si cela n'est jamais arrivé auparavant, il y a tellement de choses que vous ne réalisez pas que vous devez savoir", a déclaré Zimet.
À compter de 2017, il sera encore plus important pour les entreprises de bien documenter la sécurité au travail. C'est alors qu'un nouveau règlement OSHA entre en vigueur, obligeant environ 750 000 employeurs à soumettre par voie électronique les rapports annuels sur les maladies et les accidents des travailleurs à l'agence, qui publiera les données sur son site Web.
Il ne devrait pas être trop difficile pour les employeurs de se conformer. Toutefois, comme l'ont appris des fournisseurs de technologies et des spécialistes de l'industrie, les entreprises ne peuvent pas compter uniquement sur un logiciel de ressources humaines pour effectuer leur travail. Et faire des erreurs - ou même être trop approfondi - pourrait revenir vous mordre.
HR Tech Vendors, mise à jour de logiciels
La nouvelle réglementation OSHA, finalisée début mai, concerne les entreprises américaines de plus de 250 employés, ainsi que les entreprises de 20 employés ou plus dans plusieurs dizaines d’industries à haut risque, notamment la construction, les épiceries, la fabrication et les maisons de retraite.
Selon la nouvelle exigence, l'OSHA publiera les données de sécurité des travailleurs sur son site Web, dans l'espoir que "la divulgation publique des données sur les accidents du travail encouragera les employeurs à intensifier leurs efforts pour prévenir les accidents du travail et les maladies liées au travail", selon un communiqué de l'agence. La nouvelle règle demande aux employeurs d'informer les travailleurs de la manière dont ils peuvent signaler les blessures et les empêche de prendre des mesures de représailles contre les employés qui le font.
Après que l'OSHA ait publié la réglementation mise à jour, j'ai vérifié auprès de plus d'une demi-douzaine de fournisseurs de technologies, y compris des fournisseurs de logiciels de gestion des ressources humaines sur site et en nuage, ainsi que de logiciels de gestion du temps et des présences. Je voulais savoir s'ils planifiaient ou non des mises à jour pour aider les clients à se conformer.
J'ai reçu une variété de réponses. ADP travaille sur l'ajout de cette capacité, selon un porte-parole du géant du traitement de la paie. Un porte-parole de SAP SuccessFactors Perform and Reward a déclaré que le module de la société "Employee Central Time & Attendance" peut être configuré pour suivre et compiler les absences par type, y compris les maladies et blessures liées au travail. Cependant, les utilisateurs devront télécharger les données dans un format électronique acceptable pour l'OSHA afin de les transmettre à l'agence.
D'autres fournisseurs de technologie des ressources humaines ne savent toujours pas ce qu'ils vont faire. Jonathan Rejholec, chef de produit principal chez BambooHR, veut savoir si les clients pensent que c'est une fonctionnalité importante avant de prendre des mesures. Ultimate Software adopte également une approche attentiste avant de décider de mettre ou non à niveau son service de gestion UltiPro HR. Kronos est à la recherche de leur produit Kronos SaaShr. PlanSource, qui propose principalement des logiciels d’administration des avantages sociaux, discute avec les fournisseurs de technologies avec lesquels il collabore pour d’autres fonctions de ressources humaines afin de déterminer la meilleure façon de remédier à la situation. Nir Leibovich, PDG de GoCo, une start-up dont la plate-forme RH basée sur Freemium rivalise avec Zenefits, tente d'estimer combien de ses clients seraient concernés par la réglementation. Les clients de GoCo comptent généralement entre cinq et 300 employés, et M. Leibovich a déclaré ne pas avoir été en mesure de trouver de données sur le nombre d'entreprises de cette taille relevant de la désignation OSHA pour le secteur à haut risque.
Phil Simon, auteur et conférencier dans le domaine des affaires et de la technologie, déclare que les concepteurs de logiciels de ressources humaines ajouteront cette fonction s'ils veulent être perçus comme des concurrents légitimes comme ADP, Oracle, Workday et d'autres grands noms du secteur. D'autre part, "je suis sûr que de nombreuses entreprises conserveront cela dans un tableur ou ne savent pas que leur technologie RH pourrait le faire", a déclaré Simon, qui travaillait auparavant pour le fournisseur de technologies RH, Lawson Software. fait partie d’Infor).
Nettoyer les données, obtenir de la formation et d'autres méthodes de préparation
Les employeurs ne sont pas totalement submergés si le fournisseur de solutions technologiques en ressources humaines auprès duquel ils achètent ne met pas à jour son logiciel afin de s'adapter à la nouvelle règle de reporting électronique. Semblable à SAP SuccessFactors Perform and Reward, de nombreux progiciels de gestion intégrés (ERP) et logiciels de gestion des ressources humaines génèrent déjà des rapports d’absence. À partir de là, les entreprises devront extraire les données pertinentes du système sous une forme que l'OSHA accepte.
Avant que les entreprises puissent soumettre des données, elles doivent s’assurer de leur propreté. Arriver à ce point pourrait être plus difficile qu'il n'y paraît. Dans certaines organisations, lorsqu'un travailleur est blessé, un superviseur ou un responsable installé dans l'usine remplit un rapport d'incident ou attend que les ressources humaines leur disent quoi faire. En conséquence, les formulaires ne sont parfois pas correctement remplis ou incomplets. "Selon mon expérience, le système ne fonctionne pas correctement parce que quelqu'un n'a pas prêté attention à la qualité des données", a déclaré Simon.
Pour éviter que cela ne se produise à l'avenir, les entreprises peuvent engager du personnel qui remplit régulièrement les formulaires de sécurité sur le lieu de travail par le biais d'une formation appropriée. Les agences de sécurité des travailleurs de l'État, telles que l'Oregon OSHA, proposent des cours en ligne. Il en va de même pour OSHA, par l’intermédiaire des centres de formation des instituts de formation OSHA, un réseau national d’organisations à but non lucratif proposant des cours agréés par les agences.
Selon Zimet, les organisations doivent également faire attention à la quantité d'informations qu'elles partagent. Avant le changement, les employeurs ont fait preuve de prudence et ont surestimé. "Mais si vous faites cela maintenant", at-elle averti, "vous pourriez être pénalisé. Vous ne voulez pas avoir beaucoup d'incidents et d'accidents parce que cela déclenchera une inspection."
Si les petites entreprises ont des concurrents plus importants qui doivent se conformer à la nouvelle réglementation, Zimet déclare que cela pourrait déclencher davantage d'enquêtes OSHA dans leur secteur. "Donc, les petits gars doivent également rester conformes", a-t-elle déclaré.
Zimet a travaillé sur du personnel (ou à contrat) pour plusieurs entreprises du secteur de la santé et de l'éducation de la petite enfance, deux secteurs que l'OSHA considère comme présentant un risque élevé de maladie et d'accident du travail et inspectant donc plus souvent. Elle estime avoir subi au moins huit inspections au cours des années. Si la nouvelle règle de rapport en ligne déclenche un audit OSHA, elle suggère aux entreprises de créer une liste de contrôle à laquelle les responsables de l'enregistrement peuvent se référer. La liste de contrôle doit inclure les instructions permettant de stocker les données et les questions fréquemment posées par OSHA lors des audits. "Cela pourrait être aussi simple que de créer une section de sécurité sur l'intranet de l'entreprise ou de créer un wiki", a-t-elle déclaré. "Tant de sociétés ont ces éléments obsolètes dans les classeurs.
