Organisez-vous: quel est le meilleur outil pour organiser une entreprise en croissance?

"Quel outil m'aidera à mieux gérer mon entreprise en croissance?" Un lecteur nommé Rafael m'a écrit le mois dernier pour poser cette question. Il avait lu des articles sur certains des meilleurs outils de gestion de projet, logiciels de gestion de travail, programmes de communication et toutes ces autres applications de productivité destinées à faire prospérer les affaires. Mais il n'arrivait pas à déterminer lequel fonctionnerait le mieux pour gérer son travail.

"Je viens juste de commencer à travailler pour une petite société d'investissement immobilier", a-t-il écrit, "et ils ont vraiment besoin d'aide pour automatiser leurs processus. Ils gèrent leurs tâches principalement par courrier électronique (argh!) Et avec des projets d'expansion, ce n'est pas une structure évolutive Je pensais utiliser Asana ou Teamwork Projects pour rationaliser les opérations et je voulais vous donner votre avis. Pour vous donner une perspective, l’équipe compte cinq employés internes qui travaillent avec des investisseurs pour acheter et vendre des propriétés."

Rafael a en outre expliqué qu'il considérait chaque propriété comme un "projet" et souhaitait pouvoir créer une liste de tâches pour chacune d'elles, qui seraient attribuées aux employés en fonction des besoins. Les organisations gèrent de 150 à 200 "projets" à la fois. Et de temps en temps, les acteurs externes ont besoin de mieux comprendre le processus.

Il a également déclaré que la flexibilité et la collaboration des équipes étaient de la plus haute importance, comme dans de nombreuses entreprises. Mais il semblait plutôt décidé à utiliser Asana ou Teamwork Projects. Voici ma réponse:

Jeu de cartes vs jeu de société

Pensez à Asana comme un jeu de cartes et aux projets d'équipe comme un jeu de société. Avec un jeu de cartes, vous pouvez jouer à un jeu créé par quelqu'un d'autre ou créer votre propre jeu. Avec un jeu de société, le jeu est assorti de règles et vous pouvez les modifier si vous le souhaitez, mais d’une manière générale, le jeu de société est conçu pour être joué dans le respect des règles.

D'après mon expérience, Asana met du temps à mettre en œuvre correctement, mais en fin de compte, vous pouvez l'utiliser comme vous le souhaitez. Les premiers jours seront très déroutants pour tous ceux qui apprennent à utiliser le système. La raison en est que votre équipe devra définir les règles d'utilisation. Il n'y a pas de bonne ou de mauvaise façon d'utiliser Asana.

Après quelques semaines, nous espérons que les cinq employés seront à bord et qu’ils commenceront probablement à ajuster leurs règles à ce stade. Asana prend des essais et des erreurs. Il faut également une solide communication d'équipe pour s'assurer que tout le monde utilise l'outil de la même manière.

Parlons maintenant des projets de travail d'équipe. Il faudra un peu de temps à votre équipe pour s’habituer aux projets de travail d’équipe, mais pour une raison différente. Les gens vont explorer toutes les fonctionnalités et entrer dans les tâches pour la première fois. Votre équipe créera probablement un ensemble de modèles qu’elle pourra réutiliser pour la prochaine vente ou achat. Mais avec les projets de travail d’équipe, l’essentiel est que vous traitiez chaque achat ou vente d’immobilier en tant que projet.

Les projets ont toujours des dates de fin, et dans votre cas, c'est la date de clôture. Ils ont généralement des jalons, peut-être un contrat ou une mise sous séquestre. Et avec les projets, les dates de ces échéances et de ces étapes sont importantes. Je ne sais pas si les délais sont importants pour votre équipe ou non. Votre équipe dit-elle des choses comme: "Achetons cette propriété avant le 1er octobre" ou simplement "Achetons cette propriété" sans savoir combien de temps cela prendra? Si vous avez des délais fixes, les projets de travail en équipe sont probablement meilleurs.

Les outils de gestion de projet, tels que les projets de travail en équipe, vous permettent de créer des dépendances entre les tâches de sorte qu'une tâche ne puisse se produire avant que toutes les tâches dépendantes ne soient réalisées. Par exemple, si vous ne pouvez pas passer un contrat avant la fin de l'inspection, vous pouvez le configurer dans les projets de travail d'équipe. Avec Asana, votre équipe peut choisir de respecter cette règle, mais cela ne fera pas partie du système lui-même. Vous pouvez utiliser les deux outils gratuitement pour avoir une idée de leur fonctionnement, puis passer à un compte payant doté de plus de fonctionnalités.

Choisir un outil

Quelques semaines plus tard, je suis arrivé chez Rafael pour voir s'il avait pris une décision et comment l'outil fonctionnait pour son équipe. Il avait choisi d'essayer les projets de travail d'équipe. Le point de vente, a-t-il déclaré, était la possibilité de créer des dépendances entre les tâches. La configuration prenait quelque temps, comme prévu, mais Rafael avait aussi une bonne nouvelle à partager:

"Une révélation qui mérite d'être mentionnée est qu'il existe une offre de démarrage pour le travail d'équipe, qui offre aux start-up un logiciel gratuit pendant un an! Cela a été très bénéfique de prendre l'initiative", a écrit Rafael.

Ressources additionnelles

Pour des conseils connexes, voir 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et l’utilisation d’Asana dans les entreprises.

Et pour plus de recommandations sur les applications professionnelles, voir Best Online Business Collaboration Software.