Organisez-vous: arrêtez de combattre les emails avec plus d'emails

La surcharge de courrier électronique est un énorme problème de productivité sur le lieu de travail. Je rencontre tout le temps des gens qui se plaignent du courrier électronique, en disant que cela les accable, en souhaitant qu'il y ait un interrupteur pour tous les nouveaux messages arrivant dans leur boîte de réception.

Cependant, bon nombre de ces personnes fixent le courrier électronique de manière à aggraver le problème. Ce que je vois, ce sont des gens qui essaient de combattre le courrier électronique avec plus de courrier électronique, ce qui génère de plus en plus de courrier électronique. Parce qu'ils sont plongés dans la misère des e-mails, ils ne peuvent généralement pas voir clairement ce qui se passe. Ils ne savent donc pas qu'ils aggravent la situation.

J'ai remarqué que les gens se tiraient une balle dans le pied tout en essayant de gérer la surcharge de courrier électronique.

N'utilisez pas votre boîte de réception en tant que liste de tâches

Le premier exemple de personnes qui aggravent leurs problèmes de messagerie est celui des listes de tâches , comme j'aime les appeler. Les listes de tâches laissent des courriels dans leur boîte de réception lorsque le message contient une tâche ou déclenche la mémoire d'une tâche assignée. En d'autres termes, ils utilisent la boîte de réception en tant que liste de tâches.

Pensez à la façon dont les gens attribuent généralement des tâches par courrier électronique. Rarement la tâche est clairement indiquée dans la ligne d'objet. Le destinataire doit ouvrir et lire le courrier électronique pour connaître les détails de la tâche. Plus probablement, le message ne contiendra pas toutes les informations nécessaires au destinataire, telles qu'une échéance ou d'autres détails relatifs à la tâche. Un échange de messages dans les deux sens clarifie la tâche et crée un nouveau message chaque fois que cela se produit. En bref, les boîtes de réception par courrier électronique sont très pauvres en listes de tâches.

Un autre problème est que les listes de tâches doivent constamment vérifier chaque courrier entrant pour voir s’il contient une tâche et, dans le cas contraire, le supprimer rapidement. Les listes de tâches finissent par désherber sans cesse.

Pire encore, les listes de choses à faire s'habituent à consulter leur boîte de réception pour leurs tâches quotidiennes et finissent souvent par s'envoyer des courriels nous rappelant d'autres tâches qu'elles souhaitent accomplir.

Si le courrier électronique pose un problème, pourquoi voudriez-vous créer plus de courrier électronique de cette manière?

En même temps, les listes de tâches ne peuvent pas voir en quoi leur système aggrave la situation. Ils soutiennent souvent que la seule chose qui fonctionne est d'utiliser leur boîte de réception comme une liste de choses à faire. Mais si cette même personne se sent submergée par le courrier électronique, il est évident que cela ne fonctionne pas. Il y a quelques solutions, et j'y reviendrai dans un instant.

Arrêter l'envoi de Nudgemail

J'ai récemment parlé lors d'une journée de réflexion sur la gestion de la messagerie électronique. Pour préparer la discussion, j'ai parlé à certains employés et leur ai appris que beaucoup d'entre eux géraient d'énormes volumes de courriels, parfois 1 000 messages par jour, à l'aide de Nudgemail. Ils pensaient que c'était une façon parfaitement saine de gérer le flux.

Nudgemail est un outil freemium qui vous permet essentiellement de répéter un courrier électronique en définissant l'heure à laquelle il réapparaîtra dans votre boîte de réception sous la forme d'un nouveau message. "Essentiellement" est un mot très important ici.

La plupart des fonctions de répétition, comme celles de SaneBox ou de certaines des meilleures applications de messagerie, cachent le message d'origine dans votre boîte de réception, puis le font réapparaître comme un nouvel élément de courrier non lu au moment que vous choisissez. Nudgemail fonctionne un peu différemment. Lorsque vous l'utilisez pour répéter le courrier électronique, le courrier électronique d'origine reste dans votre boîte de réception et un nouveau message apparaît en haut de votre boîte de réception avec l'intégralité du fil de discussion du message d'origine cité.

Ne vous méprenez pas. Nudgemail est un excellent outil et constitue une excellente solution dans certaines circonstances. Toute personne qui considère la boîte de réception comme un flux d’informations plutôt que comme un point de collecte des communications à traiter doit faire bon usage. Mais lorsque les travailleurs me disent que le nombre de messages dans leur boîte de réception les empêche de faire leur travail et que 20% de leurs messages sont des messages répétés sous la forme de Nudgemails, c'est un problème.

Bien que les listes de personnes à faire puissent nier le fait que leur système est en panne, certains utilisateurs de Nudgemail le transforment en béquille. Ils sont tellement coincés dans leurs habitudes qu’ils ne peuvent envisager une meilleure solution.

Ne répondez pas si vite

Très souvent, répondre à un courrier électronique est un moyen de reconnaître le message d'une autre personne sans faire avancer la conversation. Imaginez un collègue envoyer des courriels pour demander votre avis sur une présentation. Vous n'avez pas encore regardé la présentation. Selon votre lieu de travail, il serait peut-être plus acceptable de répondre rapidement par "Je ne sais pas. Je n'ai pas encore regardé" que d'attendre deux heures jusqu'à ce que vous ayez recherché et formé une opinion. Lorsque vous répondez rapidement, même si le message n’est pas concret, vous générez un excès de courrier électronique. Si la culture de l'entreprise vous pousse à adopter ce comportement, vous feriez bien de croire que d'autres le font également.

Une personne qui est lente à répondre à un courrier électronique peut être perçue comme un paresseux ou ne pas être un joueur d'équipe, même si attendre pour répondre à un courrier électronique est un moyen beaucoup plus logique et productif de s'y prendre. Mais c'est complètement en arrière et vous devez vous en séparer si vous vous sentez submergé par le courrier électronique.

Ce qui finit par se produire, c’est que les gens répondent aux messages simplement pour renvoyer la balle. Disons que Raj demande à Sarah son opinion sur quelque chose et elle répond: "Pas sûr. Qu'en penses-tu?" La balle est maintenant de retour dans le camp de Raj et il lui incombe de répondre, ne serait-ce que pour que Sarah reçoive un nouveau message non lu dans sa boîte de réception lui rappelant de répondre réellement cette fois-ci.

Un autre exemple courant dans les services d’assistance, tels que le département informatique, est qu’ils vont configurer une adresse électronique générique pour permettre aux employés de créer des tickets d’aide, comme lorsqu'un employé craint que son ordinateur ne fonctionne plus et qu'elle doit obtenir de l'aide rapidement, elle pourrait oublier le courrier électronique générique et envoyer plutôt un courrier électronique à la personne qu'elle connaît en informatique. Ce responsable informatique devrait-il s’occuper du problème? Ignorer l'email? Répondez et dites à l'employée qu'elle doit utiliser la bonne adresse d'aide informatique? CC son patron? Quelle est la bonne chose à faire?

Souvent, la réponse, alimentée par la panique et la frustration, génère simplement plus de courriels (et crée des tensions). Encore une fois, c’est un exemple de culture d’entreprise qui crée des attentes de réponse rapide et qui est au cœur du problème. Mais vous pouvez vous écarter de ce modèle sans déranger la paix et générer moins de courriels en conséquence.

Solutions à la messagerie électronique excessive

Comment cesser de générer des emails excessifs? Certaines solutions sont simples et rapides, et une personne peut les faire sans le soutien de l'entreprise.

Dans l'exemple précédent, le personnel informatique pourrait probablement résoudre le problème en organisant une conversation en face à face (ou un appel téléphonique avec un employé distant) au lieu de répondre par courrier électronique. Si le responsable informatique répond par courrier électronique, le collègue dans le besoin ne le lira probablement pas très attentivement de toute façon. N'oubliez pas qu'elle est déjà stressée par son problème informatique. Cela peut sembler très simple en technologie, mais le confronter face à face avec son collègue, calmement et professionnellement, l’aidera à se rappeler le bon protocole pour le classement des tickets d’aide à l’avenir, en particulier si le responsable informatique explique les tâches prioritaires moment. Expliquer en personne va un long chemin.

Un autre moyen d’arrêter de générer des e-mails excessifs pour vous-même est de trouver de bons outils d’assistant de messagerie qui vous aident à réduire les e-mails dans votre boîte de réception plutôt que de les diffuser, comme le fait Nudgemail. SaneBox (environ 7 $ par mois) est la solution que je recommande. Mailbird est une application client de messagerie qui comprend une option de répétition et d'autres fonctionnalités qui pourraient également vous aider.

Arrêtez d'utiliser votre boîte de réception comme liste de tâches à effectuer, tant pour les tâches personnelles que pour les tâches liées au travail. Il y a maintenant tellement d'excellents outils qui permettent bien d'assigner des tâches, de les suivre, de mettre à jour les détails les concernant, etc., qui ne reposent pas sur le courrier électronique. J'aime Todoist, bien que Wunderlist soit également une excellente application.

Si vous parvenez à convaincre votre équipe de travail ou votre service de choisir un meilleur outil pour l’attribution des tâches, vous serez vraiment en meilleure forme. Outre les applications complètes de gestion de projet, il existe d'autres applications de collaboration légères, faciles à utiliser, plus rapides à configurer et pouvant constituer une meilleure solution aux défis de votre équipe.

Pour en savoir plus, consultez mes autres astuces sur la façon de réduire la surcharge de courrier électronique au bureau.