Organisez-vous: la productivité sur l'ipad

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Si vous avez décidé d'utiliser un iPad pour le travail, vous devrez le traiter un peu différemment que si vous ne l'utilisiez que pour des raisons personnelles. Adoptez une approche organisée pour configurer et gérer votre iPad afin d’en tirer le meilleur parti possible.

L'utilité d'un iPad dans un contexte professionnel varie considérablement d'une profession à l'autre. Cela n'a pas de sens pour tous les types de professionnels. Par exemple, j'ai entendu parler d'agents immobiliers qui utilisent des iPad pour non seulement montrer aux acheteurs potentiels des informations supplémentaires sur une propriété, mais aussi pour communiquer leur emplacement à d'autres collègues pendant qu'ils sont à l'extérieur. J'ai même rencontré des agences de services sociaux qui équipent leurs employés d'iPad pour prendre des notes lorsqu'ils rendent visite à des clients, car les iPads sont plus légers à transporter et généralement moins coûteux que les ordinateurs portables, mais ils réussissent tout de même.

Mais utiliser un iPad pour le travail n'a pas toujours de sens. Si vous passez la plupart de vos heures de travail dans un lieu fixe, un iPad ne vous convient probablement pas. Si votre travail implique beaucoup de dactylographie ou de gestion de gros fichiers pendant une longue période, vous feriez peut-être mieux d'investir dans un ordinateur portable ou un ultrabook léger lorsque vous avez besoin d'un appareil portable. Mais ne sous-estimez pas non plus les capacités de l'iPad. Il peut gérer un travail assez intense.

Une fois que vous avez décidé d'utiliser un iPad pour le travail, voici quelques conseils pour le préparer.

Le texte de l'article recommande certaines applications et accessoires, tandis que la vidéo mentionne quelques paramètres simples que vous pouvez activer.

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Quoi installer sur un iPad pour une utilisation professionnelle

Les applications dont vous aurez besoin pour votre iPad professionnel dépendront en grande partie de votre secteur d'activité, mais quelques-unes s'appliquent à la plupart des professionnels.

Fichiers bureautiques

Une excellente application à installer est celle qui vous permet d’accéder à tous les fichiers et données stockés sur votre ordinateur principal, au bureau ou à la maison. Citrix GoToMyPC (gratuit pour l'application, nécessite un logiciel de 19, 95 $ installé sur votre PC ou Mac) permet de contrôler à distance votre autre ordinateur à partir de votre iPad. Veillez à installer d'abord le logiciel GoToMyPC sur votre ordinateur.

Si vous n'avez pas besoin d'un accès à distance complet à votre bureau, une solution plus simple consiste à utiliser une application de synchronisation de fichiers telle que Dropbox ou SugarSync. Ces applications vous permettront d'accéder à vos fichiers afin que vous puissiez les partager avec d'autres, sans les modifier nécessairement, en fonction du type de fichier que vous avez enregistré.

Pour ouvrir et éditer des fichiers, vous aurez besoin d’applications bureautiques appropriées et, au moment de la rédaction de cet article, Microsoft, le gorille des logiciels bureautiques de 800 livres, n’a pas de suite iPad (bien que nous puissions en voir un en novembre 2012). Au lieu de Microsoft Office, vous pouvez utiliser les pages, numéros et Keynote d’Apple (9, 99 $ chacun, vendus séparément), connus sous le nom de iWork. Apple rend ses applications bureautiques encore plus attrayantes en vous fournissant des services de synchronisation via iCloud, ce qui vous évite d'utiliser Dropbox ou SugarSync pour les fichiers iWork (à moins que vous ne vouliez créer une sauvegarde supplémentaire de tous les fichiers, ce que je recommande vivement. recommander).

Parmi les suites bureautiques iPad, iWork est le choix des rédacteurs de PCMag, mais Quickoffice Pro HD (19, 99 $) est une autre option à explorer. Elle s'intègre bien à Google Docs / Drive, Dropbox et Evernote, et le très économique Smart Office (9, 99 $), avec Google Docs / Drive.

Notes seulement

Tout le monde n'a pas besoin d'une suite bureautique complète lorsqu'il est mobile et utilise un iPad pour effectuer son travail. Heck, certaines personnes n'ont même pas besoin d'applications bureautiques lorsqu'elles sont au bureau! Mais la plupart d'entre nous ont besoin de prendre des notes, de noter des idées ou d'annoter une photo ou une image. (Une de mes choses les moins préférées sur les iPads et les iPhones est l'incapacité de taguer, d'écrire une légende ou de renommer le fichier d'une image.)

Mon application de prise de notes préférée est Evernote (gratuite à 45 USD par an pour la version Premium), car elle offre une fonctionnalité de recherche incroyable, une synchronisation excellente et de nombreuses autres applications vous permettant de continuer à prendre des notes sur vos autres appareils. À mon avis, Evernote fonctionne mieux pour les notes, les photos et les mémos audio en texte brut. Penultimate (99 cents), qui appartient à Evernote, constitue un meilleur choix pour les notes esquissées, telles que les gribouillis et les diagrammes de formes libres.

Note Taker HD (4, 99 $) est l'application à télécharger pour des notes dactylographiées améliorées et la possibilité de baliser des PDF. Il vous permet de modifier les couleurs, les polices de caractères, la taille des points et prend également en charge la saisie au doigt.

Gestion de fichiers et de bases de données

Garder votre vie professionnelle et personnelle bien ordonnée (et séparée) sur un iPad peut être difficile. Le Bento 4 de FileMaker (9, 99 $) vise à résoudre le problème. Cette application iPad pour entreprises facilite la création de bases de données attrayantes en quelques minutes seulement, grâce à 40 modèles, à un système de montage flexible et à une interface claire et intuitive. Vous pouvez utiliser Bento en tant qu'application autonome ou en conjonction avec l'application Mac Bento 4 (49 $), de sorte que tout votre travail de gestion de fichiers soit synchronisé entre votre iPad et votre Mac.

Pour une plongée plus profonde avec les bases de données, vous pouvez dépenser beaucoup plus d'argent pour FileMaker Go (gratuit à partir de la version 12), qui se synchronise avec FileMaker Pro et est donc une application incontournable si vous comptez sur cette dernière pour faire votre travail..

Besoin d'accéder à un serveur FTP depuis votre iPad? Essayez Captain FTP (9, 99 $). Captain FTP est à la fois un client FTP et un gestionnaire de fichiers qui transforme votre iPad en périphérique de stockage.

Applications professionnelles spécialisées

Toutes les applications mentionnées jusqu'à présent fonctionnent dans un large éventail de contextes. Ces prochaines applications sont plus spécialisées, mais si vous correspondez au type de professionnel qui en aurait besoin, vous ne voudrez plus vous en passer.

Power.ME HD (29, 99 $) est une application de gestion de tâches et de projets conçue pour gérer "tous les aspects de la vie", explique son fabricant. C’est certes une déclaration noble, mais cette application pour iPad (également disponible sur les iPhone et iPod Touch au prix de 19, 99 $) répond à cette exigence en vous aidant à gérer le flux de travail et à partager des documents à partir d'appareils mobiles Apple ainsi que d'un PC. Navigateurs Web.

Si «heures facturables» est le nom de votre jeu, OfficeTime (7, 99 $) fera des merveilles pour vous en vous fournissant des outils qui permettent de suivre la façon dont vous passez votre temps sur iPad. Il enregistre les heures facturables à la minute et les dépenses au centime, et contient des outils permettant de gérer facilement les projets et les clients. Associé à la version de bureau d'OfficeTime (47 $), disponible pour Windows et Mac, qui ajoute un système de facturation complet, OfficeTime pour iPad est l'une des applications les plus précieuses qu'un professionnel occupé peut posséder.

Les voyageurs qui doivent suivre leurs dépenses en vue d’un remboursement peuvent utiliser le système d’entreprise Concur, qui dispose de sa propre application pour iPad, vous permettant ainsi de saisir vos reçus au fur et à mesure de leur encaissement. Concur se connecte maintenant aussi directement à TripIt, vous donnant encore plus de moyens de gérer vos voyages d’affaires et les coûts associés.

Certains propriétaires de petites entreprises préfèrent donner de l'argent à leurs employés à l'avance plutôt que de les rembourser. CSI globalVCard (gratuit pour les applications; nécessite la carte d’entreprise CSI, émise dans ce cas par la Banque des banques) est un moyen vraiment pratique de gérer la façon dont les employés dépensent l’argent de la société. CSI globalVCard est un service de carte de crédit virtuelle qui vous permet d'émettre une carte de crédit virtuelle individuelle à partir du compte d'entreprise à des employés spécifiques. Chaque carte a un montant spécifié et peut inclure des restrictions telles que les types d'achats autorisés et le nombre d'utilisations autorisées.

Accessoires professionnels pour iPad

Etui, clavier et support

Quand il s'agit d'accessoiriser un iPad pour un usage professionnel, votre meilleur pari est de faire d'une pierre deux coups en obtenant un ClamCase (149 $) (pour les nouveaux iPad et iPad 2 uniquement). Bien que coûteux, le ClamCase fait double emploi en fonctionnant comme un étui de protection et en vous offrant un clavier QWERTY complet et une charnière astucieuse à 360 degrés qui vous permettent de le tenir comme s'il s'agissait d'un écran d'ordinateur portable.

Style

Un dernier accessoire: un stylet. Nous aimons le stylet Pogo Sketch Pro (24, 95 $), qui est un excellent ajout à l'application de prise de notes Penultimate.

Pour plus de suggestions, voir " Meilleures applications professionnelles pour iPad "