Organisez-vous: comment utiliser un logiciel de collaboration pour cartographier les flux de travail

Dès le premier jour de mon tout premier vrai travail, le rédacteur en chef le plus important de la maison d'édition qui m'a embauché m'a emmené dans un grand diagramme épinglé au mur. "Voici comment un article passe d'écrit à publié", a-t-elle déclaré. Elle m'a guidé tout au long du processus, en soulignant les parties où mon équipe et moi étions impliqués. C'était en 2001, avant que le logiciel de collaboration ne soit disponible gratuitement, mais les leçons que j'ai apprises ce jour-là sont valables même à l'ère d'Asana et de Slack.

Chaque article de journal était placé dans une enveloppe en polyéthylène surdimensionnée avec un morceau de papier collé au devant. Le papier était codé par couleur pour le journal dans lequel l'article serait publié. Nous avons appelé cela une veste de travail. Chaque fois que l'article était envoyé à un autre service, que ce soit aux réviseurs pour vérification ou au service de saisie des modifications, l'historique de son parcours était enregistré dans la jaquette. Lorsqu'un employé en avait fini, elle l'assignait à un nouveau département en écrivant une ligne sur la feuille de suivi. Quiconque a vu un gilet de sécurité connaissait exactement toutes les étapes que l'article avait franchies et où il était censé aller.

En y repensant, ces gilets de travaux ont été un précurseur et une manifestation physique du logiciel de flux de travail actuel, comme Asana. Le tableau de flux de travail épinglé au mur était une excellente orientation pour moi, en tant que nouvel employé et que quiconque soit intégré. Cela m'a donné une image claire de ce que l'organisation a fait et comment.

Dans le monde actuel, où nous préconisons des environnements sans papier et où nous avons largement migré vers les fichiers et dossiers électroniques, il est plus facile de ne pas créer ces types de documents de flux de travail et de les maintenir à jour. Mais pour toutes les entreprises et même pour les projets de travail d'équipe au niveau amateur, il est extrêmement important de documenter votre flux de travail.

Pourquoi documenter le workflow?

Pourquoi devriez-vous documenter votre flux de travail? Il existe quelques raisons absolument critiques, notamment les suivantes:

• Il aide les propriétaires et les dirigeants d’entreprise à réfléchir et à comprendre pleinement ce qui se passe à chaque étape du processus d’activité et pourquoi;
• Cela permet d'identifier les étapes inutiles et de supprimer les processus;
• Cela rappelle aux employés ou aux membres de l'équipe qui peuvent être éloignés de certaines étapes de l'entreprise pourquoi ils existent et quelle valeur ils fournissent;
• C'est essentiel pour intégrer les membres de l'équipe;
• C'est l'un des meilleurs moyens d'expliquer aux collègues, aux clients et aux investisseurs potentiels le fonctionnement d'une entreprise. et
• Cela permet à une équipe de commencer à utiliser plus efficacement les outils de collaboration.

À ce dernier point, j'ai déjà mentionné Asana. Asana est un outil de gestion du flux de travail, un peu comme une liste de choses à faire sous stéroïdes. Il est très similaire au système de jaquette que j'ai utilisé lors de mon premier travail d'édition. Asana vous permet de suivre les tâches à accomplir et de les exécuter tout au long d'un processus. Chaque tâche a un historique de toutes les étapes, ou sous-tâches, qu'il a traversées. Quand une personne a fini avec la tâche en cours, elle l'attribue à l'étape suivante et la dirige vers une personne ou un service qui la prendra ensuite en charge.

J'ai déjà fait l'analogie suivante: Asana est comme un jeu de cartes, tandis qu'un logiciel de gestion de projet est comme un jeu de société. Lorsque vous ouvrez un jeu de société, vous pouvez disposer de quelque chose comme un tableau, une variété de pièces de jeu et un livre de règles clair sur la manière de jouer. Tout le monde qui joue accepte ces règles prédéterminées. Vous pouvez vous écarter des règles, mais le jeu a été conçu pour un maximum de plaisir lorsque vous vous en tenez à ces règles.

Cependant, lorsque vous jouez aux cartes, tous ceux qui jouent doivent s'entendre sur le jeu qui sera joué et sur les règles à suivre. Vous pouvez jouer les cœurs ou vous pouvez jouer à la broche. Certains jeux de cartes sont bien connus avec des règles établies, comme le Texas Hold'em. Ensuite, il y a d'autres jeux qui ont des variantes, comme le rami (le rami, le rami droit, le 500 rami, etc.) et vous devez modifier les règles avec tout le monde à la table pour vous assurer que vous serez tous d'accord. comment jouer. Il existe également la possibilité d'inventer sur votre propre jeu de cartes, avec des règles uniques que vous devez enseigner à tous ceux qui sont prêts à jouer.

Asana (et de nombreux autres outils de collaboration; je donnerai plus d'exemples dans un instant), comme je l'ai dit, est comme un jeu de cartes. Donc, pour que Asana fonctionne, tout le monde a besoin de savoir comment le jeu est joué, quelles sont les règles, quel est l'objectif et comment se termine le jeu.

Qu'en est-il du Kanban?

Les tableaux Kanban sont un autre exemple d’outil de collaboration qui ressemble davantage à un jeu de cartes. Trello est un exemple d’outil en ligne kanban. Les équipes de développement logiciel et de programmation utilisent souvent le kanban de manière prédéterminée et hautement spécifiée (comme au Texas Hold'em), alors que celles qui utilisent le kanban à des fins personnelles peuvent créer toutes les règles de leur choix.

Si vous avez un flux de travail documenté, vous pouvez facilement mapper ce flux de travail dans Asana. Il est beaucoup plus facile de commencer à utiliser Asana lorsque vous avez déjà un flux de travail documenté, car cela signifie que vous avez déjà réfléchi à l'ensemble du processus d'entreprise ou d'équipe, du début à la fin. Adopter Asana nécessite quelques essais et erreurs, mais ce sera beaucoup plus salissant et plus frustrant si vous le faites sans avoir jamais documenté vos flux de travail auparavant.

Cartographie des flux de travail

Avec le logiciel de flux de travail, il y a généralement quelque chose qui se termine, même si tout le processus est en cours. Ce qui peut être accompli est généralement vos tâches ou sous-tâches.

L'idée d'achèvement est très différente dans les logiciels de gestion de projet. Un projet est par définition quelque chose qui est achevé et livré à une date donnée. Mais tous les types de travail ne sont pas des projets. À la maison d'édition de la revue où je travaillais, un article serait complet lorsqu'il serait imprimé. De même, chaque numéro d'un journal avait une date de fin à la livraison. Mais l'édition de copie n'a jamais été complète. C'était un travail en cours. Il devait encore être suivi. Ses tâches étaient assignées de manière concrète (copier, modifier cet article), mais la copie elle-même n’avait pas de date de fin ni de produit livrable.

Le processus de mappage d'un flux de travail implique également d'identifier exactement les processus ou les procédures qui doivent être explicitement assignés et suivis. Cette précision et ce niveau de détail sont très importants.

Pensez à une recette pour cuisiner. Les recettes ne répertorient pas chaque étape car beaucoup d’entre elles sont impliquées ou comprises. Les recettes ne vous disent pas de casser des œufs, de vider leur contenu et de jeter les coquilles, car «ajouter des œufs» signifie déjà cela, et il devient inutilement fastidieux d’énumérer toutes ces étapes. De même, dans un environnement de travail, on pourrait comprendre que "éditer un article" signifie "vérifier le titre, vérifier le byline, copier, éditer le texte et laisser des questions à l'auteur".

Dans certaines situations, toutefois, vous devrez peut-être être plus explicite. J'ai déjà travaillé dans l'édition de journaux où vérifier les titres, les légendes des photos, la date au bas de la page et le numéro de page auraient dû être des étapes distinctes de la révision car elles étaient souvent négligées.

En d'autres termes, vous devez déterminer quel niveau de détail est nécessaire. Trop d'étapes et les utilisateurs du logiciel vont ignorer la procédure. Trop peu et des erreurs critiques peuvent se produire. Il faudra probablement quelques essais et erreurs pour que tout soit parfait, mais vous devez prendre des décisions avant de commencer.

Cartographie des mentalités

Lors de la cartographie des flux de travail, vous passerez également du temps à déterminer comment votre organisation pense collectivement. Quel est l'état d'esprit de votre organisation concernant les projets, les personnes ou les sujets d'intérêt? C'est pertinent dans Asana, ainsi que dans d'autres outils de collaboration.

Slack est un bon exemple. Slack est une plate-forme de messagerie qui met l'accent sur les notifications tirées plutôt que sur les notifications push. Il est donc essentiel de choisir les messages que vous souhaitez recevoir. Pour faire de bons filtres pour ces notifications, vous devez compter en partie sur les canaux. Les canaux sont comme des groupes, et pour en faire des canaux efficaces, vous devez savoir comment votre équipe pense à tout. Pensez-vous en termes de départements ou de projets? Pensez-vous en termes de sujets ou de clients? Si vous dirigez une société immobilière, vous pensez peut-être en termes de quartiers, de seuils de valeur de propriétés ou d'agents. Avant de créer des canaux, vous devez déterminer l'état d'esprit de votre équipe afin de faciliter efficacement le travail d'équipe.

Les outils de collaboration incluent souvent plus de moyens pour organiser les informations, tels que le codage couleur, le balisage et parfois même le balisage couleur. Vous vous souvenez de ces gilets à code de couleur que j'ai décrits précédemment? Même affaire. Lorsqu'il est utilisé correctement, le codage couleur est un signifiant visuel qui transmet immédiatement des informations claires. Pour cette raison, le codage couleur augmente la productivité. Je recommande fortement d'utiliser un code de couleur dans un outil de collaboration, à condition de bien comprendre l'esprit de l'équipe sur la raison pour laquelle quelque chose doit être codé par couleur. Quelles informations doivent être transmises immédiatement et sans mots? Vous devez comprendre l'état d'esprit de votre équipe pour pouvoir répondre à cette question.

Y compris la culture

Il est important de documenter les flux de travail avant de les mapper vers un outil de collaboration. Il est tout aussi important de comprendre et de cartographier les mentalités. La dernière pièce est la culture.

Les outils de collaboration reflètent la culture de l'entreprise et inversement. Il est vraiment important d’établir des règles générales d’engagement concernant le professionnalisme, le niveau de formalité et les endroits où il est ou non opportun d’abandonner le sujet.

Du point de vue des employés ou des membres de l’équipe, les outils de collaboration sont très souvent utilisés pour se défouler. D'après mon expérience, les gens exprimeront leurs griefs, que les outils de collaboration leur donnent ou non un espace dédié. Certaines organisations accordent de la valeur aux débats ouverts et même aux discussions animées sur le travail, tandis que d'autres le considèrent comme une source de distraction et potentiellement dangereux.

Les outils de collaboration à eux seuls ne peuvent pas dicter si les gens vont s’exprimer et s’opposer aux endroits appropriés. Cela doit venir de la culture de l'entreprise. Les personnes occupant des postes de direction doivent indiquer clairement si elles souhaitent que les membres de l’équipe fassent entendre leurs plaintes et leurs arguments dans le contexte du travail ou en dehors de celui-ci. Qui a besoin de savoir quand il y a un problème? Les membres de l'équipe souhaitent-ils garder l'anonymat avant d'exprimer une préoccupation ou une plainte? Est-ce que se plaindre est fait pour la catharsis ou pour mettre en évidence des problèmes potentiels avec le travail et les flux de travail? Si cela doit arriver de toute façon (et c'est le cas), il est préférable de le prendre en compte et de prendre des décisions à ce sujet plutôt que de prétendre que cela ne se produit pas.

Ressources additionnelles

Un logiciel de cartographie conceptuelle est une autre ressource qui facilite la cartographie des flux de travail. Voir ces conseils sur la façon dont une carte mentale peut décombrer votre gestion de projet. Si vous êtes à vos débuts dans l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet, ces quatre conseils de démarrage devraient vous aider. Et pour approfondir l'examen d'Asana, il est utile de lire quelques conseils d'utilisation.