Organisez-vous: comment prendre de meilleures pauses pour augmenter votre productivité

Vous ne serez jamais le meilleur possible si vous souhaitez être productif à 100% tout le temps. Il est impossible pour un travailleur de travailler sans escale sans payer un prix, que ce soit une baisse de qualité, de rendement ou de sécurité. Nous avons tous besoin de prendre des pauses.

Généralement, les travailleurs du savoir (y compris moi-même) sont responsables de leurs propres horaires de pause. C’est à nous de déterminer quand prendre une pause de 2 minutes pour surfer sur Facebook, ou avec quelle lenteur dans le couloir pour aller chercher un verre d’eau.

Les gens prennent souvent des pauses basées sur leur intuition, sans se soucier du temps dont ils ont besoin pour récupérer ou du moment où ils prendront leur prochaine pause. Et tout le monde n'a pas une bonne intuition. Il est facile de se laisser entraîner par un lapin Internet tout en faisant une pause. Il est également facile d’interrompre une tâche dans l’espoir de faire une pause, mais de ne pas être pris au dépourvu lors de la vérification des e-mails, ce n’est pas une pause.

La théorie des pauses

Pour prendre des pauses utiles qui nous permettent en réalité d’être plus productifs, il est utile de comprendre la théorie du pourquoi et de la façon dont ils fonctionnent.

Lorsqu'ils décrivent l'épuisement professionnel, ce que nous essayons d'éviter lorsque nous prenons des pauses, la plupart des chercheurs se tournent vers ce que l'on appelle le modèle de conservation des ressources. La théorie, développée par Stevan E. Hobfoll à la fin des années 1980, explique comment les gens gèrent le stress. En bref, il est dit que nous avons tous des ressources internes pour faire face au stress et que nous pouvons utiliser nos ressources pendant un certain temps, mais que, à un moment donné, nous devons reconstruire les ressources que nous avons perdues.

Lorsque Hobfoll a proposé cette théorie, les experts commençaient à comprendre que le stress est constant et omniprésent, plutôt que d'être causé par un seul événement. En d'autres termes, nous vivons du stress simplement en travaillant. Il ne doit pas y avoir d’événement traumatisant au travail qui cause du stress. Le stress est toujours présent et nous utilisons toujours nos ressources pour le gérer. Lorsque nous sommes à court de ressources et que nos ressources restantes sont menacées, c'est l'épuisement professionnel.

D'autres chercheurs se sont en outre interrogés sur les conditions nécessaires à la reconstitution des ressources perdues lors de la gestion du stress. Par exemple, deux chercheurs qui ont étudié les effets des vacances ont conclu que la réflexion positive sur le travail, la maîtrise (c.-à-d. Travailler sur une compétence) et la relaxation aident à reconstituer les ressources. La socialisation au cours de la fin de semaine semble également aider, tout comme la gestion des tracas liés au travail lorsque vous êtes censé travailler.

Ce que nous pouvons enlever, c'est que pour être soulagés du stress au travail, nous devons

1. pas travailler et
2. faire quelque chose d'agréable.

Cela peut sembler de bon sens, mais si vous avez déjà pris une pause dans une tâche en vérifiant vos e-mails (qui fonctionnent toujours et qui sont à peine agréables), vous ne l'avez pas vraiment prise, n'est-ce pas?

Quel type de pauses sont les meilleurs?

À part les week-ends et les vacances, quels types de pauses au travail sont efficaces? Autrement dit, que devons-nous faire pour mettre fin à la perte de ressources ou même pour reconstituer un peu plus de ressources?

Des études sur les pauses au travail, y compris celles consacrées à la navigation sur le Web, et sur ce qui les rend efficaces suggèrent que les pauses devraient être

• court,
• intermittent, et
• agréable.

Comme mentionné précédemment, la pause doit également être une pause du travail et des tâches liées au travail. Le courrier électronique n'est pas une pause, il se plaint du travail avec des collègues, même cathartique.

Il est difficile de donner des chiffres sur la longueur et la fréquence des pauses. Certaines études ont tenté de le faire pour les travailleurs du savoir, mais aucun chiffre n’a été convenu entre plusieurs études. Un article populaire de 2014 sur The Muse, souvent refondu sur son blog, indique que le programme idéal de pause consiste à travailler pendant 57 minutes, suivies d'une pause de 17 minutes, mais je ne me fierais pas trop à cela. Ces chiffres, qui proviennent d’une entreprise de logiciels de surveillance informatique, n’incluent aucun détail détaillé sur les sujets, leur domaine d’activité, les données brutes ou la manière dont ils ont été analysés.

Une meilleure étude a montré que le temps optimal pour les pauses est d’environ 12% de la journée de travail. De nouveau, il a été constaté que les pauses courtes et intermittentes valaient mieux qu’une ou deux longues pauses. Si nous prenons 12% et l’appliquons à une journée de travail de 8 heures, nous aurons environ 58 minutes de temps de pause. Par exemple, cinq pauses d'environ 12 minutes chacune feraient l'affaire.

Des outils qui vous aident à prendre des pauses plus intelligentes

Prendre des pauses efficaces ne se limite pas à savoir pourquoi elles sont bénéfiques, à quoi elles devraient ressembler et à quelle fréquence. Il faut aussi respecter les pauses que vous décidez de prendre et reprendre le travail une fois terminées.

Strict Workflow est une application que j'utilise de temps à autre lorsque j'ai besoin d'être plus disciplinée avec mon schéma de travail / pause. Ce plug-in pour Chrome de manière lâche (mais sans violation de la marque) implémente la technique Pomodoro sur votre ordinateur.

La technique Pomodoro est une méthode de travail qui sépare le temps en phases de travail et en phases de repos. Donc, vous travaillez pendant x minutes et vous faites une pause de y minutes, et vous recommencez. Le nom vient de l'utilisation de minuteries de cuisine, souvent sous forme de tomates, pour chronométrer chaque phase. L'extension Chrome n'est rien de plus qu'une minuterie qui change de couleur et déclenche une alarme lorsque l'une des phases est active. L’utilisation d’un plug-in plutôt que d’un minuteur de cuisine présente l’avantage supplémentaire que vous pouvez configurer Strict Workflow pour vous empêcher d’accéder à certaines URL susceptibles de vous distraire du travail, telles que Facebook et Twitter.

Il existe d'autres applications spéciales qui s'exécutent sur votre système d'exploitation plutôt que dans le navigateur, telles que Time Out pour Mac. Les applications de pause ne se contentent pas de vous chronométrer et vous excluent des sites Web qui vous empêchent de travailler pendant une phase de travail. Ils vous isolent également de tout votre ordinateur pendant la pause, vous obligeant à arrêter de travailler. Votre écran ne se déverrouille qu’après le temps de pause que vous avez défini.

Les applications de pause sont couramment utilisées par les personnes essayant d'éviter les traumatismes liés au stress répétitif et la fatigue oculaire liée à l'ordinateur, car elles exigent presque que vous quittiez votre poste de travail à chaque pause. Si vous aimez naviguer sur le Web pendant votre pause, utilisez plutôt un plug-in. Vous pouvez également décider que vous ne ferez que sur Internet de loisir en surfant sur un appareil mobile.

Une autre façon de vous assurer d’ajouter des pauses à votre journée consiste à vous lever et à quitter votre bureau chaque fois que l’alerte de veille inactive vibre sur votre moniteur de fitness. De nombreux trackers de fitness ont maintenant cette fonctionnalité. Pendant une fenêtre temporelle que vous définissez, telle que 8 heures-18 heures, si le suivi vous tient immobile pendant plus de minutes, il vibre et parfois aussi un message clignote à l'écran. La valeur par défaut pour la plupart des suivis est 60 minutes d'inactivité, mais vous pouvez souvent le personnaliser. Réglez-le sur 55 minutes, peut-être, pour vous donner quelques minutes de plus pour terminer vos pensées avant de vous lever et de prendre une pause adéquate.