Organisez-vous: comment adapter votre courrier électronique à la personnalité du destinataire

Allez droit au but et soyez bref. C'est comme ça que je veux que les gens écrivent quand ils m'envoient un courriel. Malheureusement, ce n'est pas le conseil que Crystal donnerait. Crystal est un service qui vous indique comment rédiger un courrier électronique qui correspond à la personnalité de votre destinataire. Au départ, le service m'avait mal conseillé de m'écrire et certaines de ses hypothèses sont discutables, mais il peut toujours offrir une aide précieuse à ceux qui ont du mal à écrire des courriels.

Crystal effectue des recherches sur le Web, y compris Twitter, LinkedIn et Facebook, et analyse le langage utilisé par les personnes pour créer des profils de personnalité. Lorsque vous avez besoin d'envoyer un courrier électronique à une personne et que vous souhaitez obtenir des conseils sur le style de communication auquel elle est la plus réceptive, Crystal peut vous donner des conseils spécifiques visant à vous aider à personnaliser ce que vous écrivez en fonction de la personnalité du destinataire.

Il y a des problèmes potentiels évidents ici. Par exemple, certaines personnes proposent une personnalité en ligne très différente de leur véritable personnalité. Et dans l’ensemble, le produit est un peu rebutant. Certains pourraient trouver manipulateur de changer leur façon naturelle d'écrire pour contraindre quelqu'un à prendre leur réunion ou à lui donner une augmentation de salaire.

Par contre, tant de gens ont du mal à écrire que tous les bons conseils valent la peine d’être donnés. J'étais curieux de savoir si Crystal pourrait réellement faire du bien.

Sommes-nous qui nous pensons être?

J'ai jeté un coup d'œil à l'analyse de Crystal de quelques amis et leur ai envoyé les résultats. Une amie a déclaré que son analyse était très précise. Cela la considérait comme quelqu'un qui préfère un ton amical et qui n'aime pas un appel immédiat à l'action. "J'éprouve une réelle angoisse face aux réunions et j'apprécie de pouvoir m'accorder d'un commun accord plutôt que d'être obligé de parler à cet endroit jeudi à 14 heures, sinon!

Il m'a également dit qu'un de mes amis les plus fatigués était "axé sur la relation, expressif et ouvert, et qu'il préférait un plan prévisible à une action immédiate". Il a dit que "cela ne pouvait pas être plus faux", se disant "solitaire, solipsiste, anxieux et quelque peu capricieux".

Le langage que nous utilisons en ligne et la personnalité que nous exprimons en ligne ne reflètent pas nécessairement notre vraie personnalité dans la vie réelle. Les personnes en ligne peuvent être gérées par d'autres personnes ou conçues pour correspondre à une image particulière.

Les gens ne se connaissent pas toujours très bien non plus. La manière dont nous réagissons à différentes tonalités et langues et la manière dont nous pensons réagir ne sont pas nécessairement les mêmes. De plus, une analyse de la personnalité est chargée d'identificateurs, et il est affreux de les lire et de craindre que ces mots ne s'appliquent à nous quand nous souhaitons qu'ils ne le fassent pas. Cela expliquerait pourquoi j'ai rejeté l'analyse initiale de Crystal sur moi.

Crystal pensait que j'étais "centrée sur les personnes: solidaire et naturellement empathique, avec une tendance à plonger dans de longues conversations profondes au lieu de conversations directes et efficaces". Une de mes blagues sur ma personnalité, qui est basée sur une histoire vraie, est qu’un perroquet a un jour lu ma fortune et m’avait dit que j’étais dénué de jugement et que j’acceptais tout le monde; Ma réponse fut: "Ce perroquet est un imbécile."

J'enverrai volontiers une longue lettre détaillée à quelqu'un, mais seulement lorsque le contexte et ma passion pour le sujet le justifieront. Plus probablement, je supprimerai un courrier électronique sans jamais l'ouvrir, comme je le fais pour plus de 60% des nouveaux messages chaque jour. Pas de réponse, c'est non. Si ce n'est pas "efficace", je ne sais pas ce que c'est.

Après avoir créé un compte avec Crystal, j’ai eu l’occasion de répondre à quelques questions sur moi-même afin d’obtenir une nouvelle analyse qui informerait les gens différemment sur la manière d’interagir avec moi. Les résultats étaient complètement différents.

Il s'avère que je suis "audacieux, pragmatique, sceptique, extrêmement motivé par un objectif et très à l'aise avec le contrôle". Bon sang, je le suis!

Quand une suggestion vaut mieux que rien

Assez à propos de moi. Permettez-moi de partager certaines des suggestions fournies par Crystal concernant le langage que je devrais utiliser pour envoyer un courrier électronique à mon ami solipsiste.

Certaines suggestions semblaient être des choses que je pourrais vraiment écrire ("Comment vous sentiriez-vous à propos de…?") Alors que d'autres étaient si éloignées de mon ton naturel, cela pourrait faire penser à mon ami que quelqu'un a piraté mon email (" penser a voix haute…").

Je suis particulièrement attentif à mes choix de mots, et tous les autres ne le sont pas. Pour les personnes qui ont du mal à écrire, il peut être très utile d’avoir une quelconque suggestion sur la manière de démarrer un courrier électronique professionnel délicat. Est-ce vraiment important que la langue plaise au destinataire? Avoir des modèles qui montrent des suggestions pour quels mots utiliser semble utile pour d'autres raisons.

Le cristal n'est pas un outil terrible, mais il est probablement plus utile comme invite qu'un conseiller. En d'autres termes, ses modèles peuvent aider un auteur à éviter le syndrome de la page blanche en suggérant un point de départ, mais je ne prendrais pas son avis sur le ton trop au sérieux.

Le service ne traite pas non plus le fait que les gens ont une relation d'amour-haine sérieuse avec le courrier électronique, généralement très biaisée du côté de la haine. En général, il est préférable d'écrire brièvement et de dire ce que vous voulez dire. Allez droit au but dans la première phrase. Être clair. Et si vous craignez que quelqu'un interprète mal le ton, fermez-vous avec un signe de gaieté et un point d'exclamation.

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