Organisez-vous: comment numériser, sauvegarder et déchiqueter vos documents fiscaux

L'organisation de vos documents fiscaux est un processus continu. Tout d'abord, vous devez utiliser quelque chose avec chaque document lorsque vous le recevez, qu'il s'agisse d'un reçu pour une dépense d'entreprise ou d'un formulaire W-2 d'un employeur. Vous pourriez le scanner. Vous pouvez le classer dans un dossier. Quoi que vous en fassiez, vous devez vous y référer de nouveau lorsque vous effectuez vos impôts. Vous devez donc pouvoir le localiser. Vous devrez peut-être également remettre certains de ces documents à quelqu'un d'autre à un moment donné, peut-être un comptable, mais au minimum, à l'IRS avant la date limite fixée pour l'envoi des déclarations. Finalement, vous voudrez disposer de vos documents correctement pour protéger votre vie privée.

Si vous interrompez tout le processus afin d'anticiper la manière dont vous utiliserez et référencerez les documents fiscaux à une date ultérieure, vous pourrez trouver une méthode pour numériser, enregistrer et éventuellement déchiqueter les fichiers, afin de ne pas involontairement faire plus de travail pour vous-même le long du chemin.

Quels documents fiscaux devriez-vous enregistrer?

Vous devriez sauvegarder tout ce qui vous a été envoyé par les employeurs, ainsi que tout document concernant des biens immobiliers, des comptes bancaires, des dons ou des investissements. En d'autres termes, sauvegardez les documents générés par d'autres personnes et qui vous ont été fournis à des fins fiscales en fin d'année.

En ce qui concerne les documents que vous avez générés, les conseils sur le site Web de l’IRS indiquent que les enregistrements incluent "factures, relevés de carte de crédit et autres reçus, factures, journaux de kilométrage, chèques annulés, avec imagerie ou remplaçants, preuves de paiement et autres enregistrements justificatifs de déductions ou de crédits. vous prétendez à votre retour."

Numérisation de documents fiscaux

Vous allez probablement prendre tous vos documents fiscaux et les fourrer dans une boîte, un tiroir ou un dossier. C'est bien, tant que vous pouvez les trouver rapidement plus tard, quand vous en aurez besoin.

Un moyen plus rapide et plus pratique de rechercher des documents ultérieurement consiste à les numériser en les numérisant. La numérisation de vos documents vous donne également l’avantage de créer une copie de sauvegarde. Ainsi, si les copies physiques (qu’il s’agisse d’incendies, d’inondations ou de quatre ans), vous disposiez d’un jeu de rechange.

Vous pouvez utiliser un grand scanner de bureau ou une imprimante multifonction dotée d'un scanner, ce qui est utile si vous avez de grandes piles de pages à numériser. Si vous n'avez qu'une poignée de documents volants, vous feriez mieux d'utiliser une application de numérisation mobile.

De nombreuses applications de numérisation mobiles sont gratuites. Ils transforment votre téléphone en scanner. Ils trouvent automatiquement les bords des documents et convertissent les images en PDF. Si vous n'en avez jamais utilisé auparavant, je vous exhorte à en essayer un. Ils sont super faciles à utiliser.

Sauvegarder et nommer des documents fiscaux

Une fois que vous avez numérisé vos documents, la meilleure chose à faire pour vous aider vous-même est de nommer les fichiers de manière intelligente et de les coller dans un dossier au nom très clair, tel que "DOCUMENTS FISCAUX 2016".

Utilisez à la fois l'année de déclaration fiscale et les mots "taxe" et "taxes" dans le dossier de votre ordinateur et dans le nom de vos fichiers. Ainsi, lorsque vous aurez besoin des fichiers plus tard, vous pourrez les rechercher même si vous ne vous rappelez pas exactement où vous les avez placés.

Pour les noms de fichiers, incluez également le nom du formulaire, tel que 1099-INT ou W-2, et incluez tous les détails spécifiques qui signalent à vous ou à quelqu'un d'autre qui gère vos documents exactement le contenu du fichier. Par exemple, un bon nom de fichier pour un 1099-INT 2016 provenant de Duffy Bank serait: 2016-TAXES_1099-INT-DuffyBank.

Déchiquetage de documents fiscaux

Il n’est pas inutile de conserver indéfiniment des copies numériques de vos documents fiscaux, mais vous pouvez bien entendu en disposer en toute sécurité après quelques années. Comme mentionné, l'IRS a des directives pour lesquelles les documents doivent être sauvegardés pendant combien de temps. Si vous préférez faire preuve de prudence, vous devez vous rappeler qu'il faut sept ans, car il s'agit de la plus longue période exigée par le gouvernement.

Étant donné que vous déposerez votre demande pour 2016 cette année, vous pouvez déchiqueter en toute sécurité n'importe quoi à partir de 2009 ou plus tôt. Si vous exploitez une petite entreprise ou avez beaucoup de documents confidentiels, posséder votre propre déchiqueteur est la solution. Ils ne sont pas si chers, avec les meilleurs déchiqueteurs testés à PCMag allant de 159 $ à 329 $. La déchiqueteuse Super Cross-Cut de Swingline Style + est la moins chère des modèles les mieux cotés.

Déposez vos impôts par voie électronique

Maintenant que vous savez comment traiter vos documents fiscaux, il est temps de commencer à faire vos impôts - et le plus tôt sera le mieux. Bien que vous ayez techniquement jusqu'au 18 avril pour les faire, obtenir vos impôts plus rapidement est une bonne chose pour votre tranquillité d'esprit. Si vous obtenez un remboursement, vous l'obtiendrez plus tôt - et qui n'en veut pas? Si vous devez payer, vous aurez plus de temps pour trouver une solution.

De plus, s'il vous manque un document ou si l'un d'entre eux se révèle inexact, il vaut bien mieux le savoir maintenant plutôt que vers minuit le dernier jour. Vous pouvez toujours avoir une prolongation, bien sûr, mais personne ne veut gérer ce genre de stress de dernière minute s’ils peuvent l’éviter. Pensez également que si vous avez besoin de contacter le support technique au service de déclaration fiscale de votre choix, vos chances de pouvoir atteindre quelqu'un sont bien meilleures maintenant que si vous déposiez vos déclarations par courrier électronique à la dernière minute.

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