Organisez-vous: comment gérer plusieurs fuseaux horaires dans Google Agenda

Avant un voyage, je fixe généralement de nombreux rendez-vous sur mon calendrier. Parfois, c'est un voyage d'affaires chargé en réunions. D'autres fois, c'est un voyage personnel et mon calendrier regorge de dîners, de cafés-rencontres et d'autres événements amusants. Quoi qu'il en soit, j'essaie de planifier mon temps pour en tirer le meilleur parti, et cela signifie que les choses doivent figurer sur le calendrier.

Le problème est les fuseaux horaires.

Lorsque je suis dans le moment et que j'ajoute des éléments à mon calendrier, je ne pense pas aux fuseaux horaires. Je songe à jongler avec mon temps futur, ce qui nécessite à lui seul une bonne part de réflexion.

J'utilise Google Agenda et j'ai toujours pensé que ce n'était pas pratique pour gérer les fuseaux horaires. Mais j'ai récemment trouvé un moyen d'afficher deux fuseaux horaires à la fois, ce qui m'aide énormément. J'ai aussi une astuce très simple qui m'aide à planifier à l'avance sans gâcher les conversions de temps.

Comment afficher deux fuseaux horaires dans Google Agenda

Lancez Google Agenda et accédez aux paramètres. Vous verrez Langue et Pays, suivis des fuseaux horaires. Si vous sélectionnez un autre fuseau horaire ici, vous pouvez l'ajouter définitivement à votre calendrier ou jusqu'à ce que vous décidiez de le supprimer.

Si le fuseau horaire dont vous avez besoin n'apparaît pas, changez de pays dans la zone ci-dessus pour trouver la bonne région. Vous pouvez voir ci-dessus que j'ai configuré mon calendrier pour afficher à la fois l'heure de pointe des États-Unis et l'heure standard de l'Inde.

Assurez-vous de cliquer sur Enregistrer! Contrairement à Google Drive et à toutes vos modifications enregistrées automatiquement, vous devez enregistrer manuellement avec un bouton en haut ou en bas de la page. Le résultat final ressemble à ceci:

Le premier fuseau horaire que vous aurez défini sera celui qui apparaît le plus proche de vos rendez-vous lorsque vous revenez au calendrier. L'autre apparaît à gauche de celui-ci. Le lettrage du fuseau horaire principal est en noir et celui du secondaire en gris. Vous pouvez toujours voir le calcul GMT plus ou moins en haut du calendrier pour en être sûr.

Création de rendez-vous pour deux fuseaux horaires

Lorsqu'il s'agit de consigner un rendez-vous dans l'agenda, je me concentre généralement sur d'autres détails importants que le fuseau horaire. Par exemple, je sais que bon nombre des entrées d'agenda que je sais à l'avance (comme avant un voyage) sont susceptibles de changer à mesure que la date se rapproche. Lorsqu'un collègue envoie un courrier électronique à la dernière minute, désespéré de déplacer une réunion de midi à 10h30, je dois pouvoir lui répondre rapidement et en toute confiance, sans double réservation.

Si vous écrivez l'heure du rendez-vous directement dans le nom de l'entrée d'agenda elle-même, Google l'enregistre et planifie automatiquement le rendez-vous à cette heure. Par exemple, si j'écris "Rendez-vous chez le dentiste (10h20 HE)", l'entrée apparaîtra dans mon calendrier pour 10h20 heure de l'Est. Cela fonctionne si vous utilisez des parenthèses, des crochets ou même rien du tout.

Mais parfois, vous ne voulez pas que votre heure de rendez-vous corresponde exactement à ce que vous écrivez dans l'espace de nom d'événement.

Parfois, je planifie moi-même d'arriver à un rendez-vous plus tôt, mais je veux voir l'heure confirmée dans le nom de l'entrée d'agenda. Par exemple, je pourrais planifier mon arrivée à l'aéroport à 19h30, mais mon vol est techniquement à 21h40.

Si je planifie d'abord l'événement, puis que je le modifie en cliquant sur Modifier l'événement, je peux ajouter des détails qui ne le replanifieront pas automatiquement. Dans ce cas, je commencerais par créer une entrée de calendrier pour 19 h 30, puis de cliquer sur Modifier l'événement pour taper "(vol à 21 h 40 HE)" dans le nom de l'événement.

C'est une astuce très pratique une fois que vous avez compris comment ne pas se laisser faire par l'automatisation de Google.

Changement de fuseau horaire

Lorsque vous arrivez à destination, les choses deviennent vraiment déroutantes et tous vos appareils vous demandent si vous souhaitez mettre à jour le calendrier afin de l'afficher à l'heure locale. Si vous avez configuré votre calendrier pour afficher deux fuseaux horaires à la fois, ce n'est pas si grave. Vous découvrirez rapidement tous les éléments de l'agenda qui ont été mal enregistrés.

Pour plus de conseils sur Google Agenda, assurez-vous de savoir comment ajouter votre liste de tâches à faire à Google Agenda et comment utiliser Google Agenda pour atteindre vos objectifs.