Organisez-vous: comment créer des documents d'urgence clés pour la maison et l'entreprise en moins d'une heure

Si vous gérez un bureau, avez-vous un plan d'étage enregistré en ligne, en cas de catastrophe ou pour toute autre raison obligeant les personnes non familiarisées avec cet espace à y accéder? Si vous louez une propriété de vacances ou même simplement des chambres chez vous, fournissez-vous à vos invités des informations d'urgence adéquates? Où se trouve votre carte de sortie d'urgence pour votre famille et vos invités éventuels?

Penser à la préparation aux situations d’urgence n’est jamais amusant, mais planifier et se préparer est bien mieux que de le souhaiter après une catastrophe. Voici un projet simple pour vous aider à mieux vous préparer: créez des cartes de sorties d’urgence, des plans d’étages et les autres documents dont vous avez besoin, puis réalisez-le en une heure environ.

Le secret pour garder ce projet court est d'utiliser des applications de création de diagrammes qui sont librement disponibles en ligne et simples à utiliser. Il est tout aussi important de noter que ces applications sont livrées avec des modèles pour toutes sortes de diagrammes, cartes, graphiques, etc.

Lorsque vous travaillez à partir de ces modèles, tout ce que vous avez à faire est de réorganiser les meubles, pour ainsi dire. Vous n'avez rien à partir de rien.

Quelle application de diagrammes utiliser?

En supposant que vous ne connaissiez rien du logiciel de dessin ou de dessin vectoriel, je vous recommande d'utiliser deux applications pour créer des plans de sorties d'urgence, des cartes du sol et d'autres documents clés pour votre maison, votre propriété de vacances et votre entreprise. Ils sont Lucidchart et SmartDraw.

D'après mon expérience avec ces applications, Lucidchart est légèrement plus facile à utiliser, mais SmartDraw propose davantage de modèles pour la préparation aux situations d'urgence. Ils sont tous deux extrêmement utiles, cependant. Les deux ont un niveau de service gratuit, vous n'avez donc rien à payer pour créer ces fichiers critiques. Et ils ont tous deux une application Web. Vous pouvez donc utiliser cette application directement dans votre navigateur sans installer de logiciel.

Documents de préparation aux urgences

Je souhaite donner quelques exemples de documents de préparation aux situations d’urgence, car souvent, vous ne savez pas de quels documents vous avez besoin avant de pouvoir parcourir certaines des options. Quelques communes sont:

• Plan / carte d'évacuation d'étage,
• Plan / carte d'évacuation du bâtiment, y compris le point de rendez-vous sécurisé,
• Plan / carte d'évacuation du domicile, y compris un point de rendez-vous sécurisé,
• Plan de continuité d'activité,
• Liste de contacts d'urgence (chaque foyer devrait en avoir un sur un réfrigérateur ou affiché dans un endroit très visible),
• Arbre téléphonique d'urgence,
• Tableaux d'information sur les premiers soins et la RCP, et
• Conseils sur les incendies de forêt, les inondations, les tremblements de terre et les abris sur place.

Je pourrais continuer encore longtemps, mais j'espère que cette liste suscitera des idées de documents et de diagrammes adaptés à votre emplacement et à votre situation. Bien entendu, tous les documents ne conviennent pas à chaque maison ou entreprise. Certains de ces documents peuvent être simplement imprimés, tels que les diagrammes de RCP et de premiers secours. D'autres sont si simples et simples à réaliser que vous pouvez même les rédiger rapidement dans une application de traitement de texte. Vous pourriez même être tenté de les écrire à la main. Je recommande toutefois de passer au numérique, car il est alors plus facile de conserver des copies numériques dans le cloud. Avoir des copies numériques dans le nuage signifie 1) que vous pouvez les mettre à jour facilement et 2) vous pouvez obtenir les informations même si vous n'êtes pas devant le morceau de papier que vous avez imprimé.

Comment faire des documents d'urgence

L'utilisation de l'une des deux applications mentionnées précédemment, SmartDraw ou Lucidchart, rendra ce projet rapide et efficace. Vous pourriez même aimer utiliser les outils.

Commencez par examiner les modèles fournis par l'application. Dans le logiciel de création de diagrammes, "modèle" désigne un exemple de document. Vous obtenez ainsi beaucoup plus qu'un simple fichier au format approprié. Prenons l'exemple d'une carte d'évacuation de bureau. Le modèle contient en fait un exemple de plan d'étage et de voie d'évacuation (au lieu de vous fournir un canevas vierge et une bibliothèque d'objets appropriés à y coller). Tout ce que vous avez à faire, littéralement et métaphoriquement, est de déplacer les meubles. Vous faites glisser et déposez des objets représentant des portes, des fenêtres, des bureaux, des chaises, des plantes en pot, des refroidisseurs d’eau, des salles de bains, des placards, etc., jusqu’à ce que le plan d’exemple devienne une représentation de votre espace de bureau réel. De même, vous déplacez et faites pivoter, allongez ou raccourcissez les flèches rouges pointant vers les sorties les plus proches.

Vous ne pourrez peut-être pas trouver le modèle exact que vous souhaitez, mais vous pouvez toujours coopérer avec d’autres diagrammes similaires. Par exemple, un organigramme vertical n'est pas si différent, schématiquement, d'une arborescence téléphonique.

Prenez une heure pour être mieux préparé

Les applications de création de diagrammes simplifient si bien la rédaction de quelques documents de préparation aux urgences que vous devriez être capable de supprimer la plupart des documents les plus importants dont vous avez besoin en une heure environ. Prenez n'importe quel vendredi après-midi au bureau lorsque vous vous sentez épuisé par un autre travail, ou un samedi matin à la maison pour vos documents personnels, et obtenez quelques dossiers critiques.

Bien entendu, ce n’est que le sommet de l’iceberg pour planifier le pire. Que ferez-vous si le courant est coupé? Et si vos ordinateurs étaient frappés par un ransomware? Toutes vos données sont-elles sauvegardées sur le cloud? Lorsque le temps vous le permet, vous devriez vous renseigner sur la façon de prévenir les sinistres de votre entreprise, notamment des informations sur la planification, la mise en œuvre et la formation.