Organisez-vous: comment séparer votre travail et vos fichiers personnels

Les travailleurs de l’information comme moi consultent souvent notre courrier électronique de travail le week-end. Ou nous pourrions faire avancer une présentation importante tard le soir à la maison, si nous en sommes à nos heures les plus productives (ou si nous sommes en retard sur un projet). Nous sommes également enclins à répondre à des messages personnels pendant que nous sommes au travail ou à numériser un document d’assurance habitation sur le copieur du bureau. Les travailleurs du savoir apprécient généralement ce type de flexibilité, mais si vous ne faites pas attention à la manière dont vous séparez votre travail de vos fichiers personnels, vous risquez de vous mettre en difficulté, ainsi que vos données.

Les comportements à risque dans la zone grise entre le travail et la vie pourraient mettre en danger des données sensibles. Par exemple, bien que de nombreuses personnes puissent numériser un document personnel ici et là au bureau, vous ne voudrez rien analyser de sensible, car, à moins que vous ne soyez le responsable informatique, vous ne savez pas où l’imprimante multifonction enregistre des copies des fichiers qu'il scanne. Ils sont probablement sur le disque dur du scanner lui-même et peuvent également être enregistrés sur des serveurs partagés non sécurisés.

De plus, afin de maintenir un semblant d'équilibre travail-vie personnelle, il est utile de disposer d'indices vous rappelant que vous travaillez dans un type de travail lorsque vous êtes sur l'autre horloge. Supposons que vous rattrapiez certains e-mails trois jours après le début de vos vacances en famille. Vous comprendrez peut-être que vous avez la flexibilité et la possibilité de régler des problèmes urgents, mais vous voudrez peut-être aussi recommencer à apprécier Splash Mountain avec vos enfants. Avec quelques stratégies simples pour séparer vos fichiers personnels et professionnels, vous ne serez jamais entraîné à travailler trop longtemps lorsque vous profiterez de votre temps personnel et vice versa.

Compartimentez vos fichiers

La principale astuce pour séparer les fichiers professionnels et personnels consiste à les compartimenter. Garder des choses spécifiques dans des endroits dédiés crée non seulement de l'ordre, mais aussi de la certitude. Cela fonctionne à la fois dans le monde physique et dans le monde numérique. Si vous mettez toujours vos clés dans votre poche droite et votre téléphone dans votre gauche, vous ne finirez jamais par chercher votre veste pour l'un ou l'autre de ces articles.

Avec les fichiers numériques, les principes sont les mêmes, mais la réalité est un peu différente. Vous pouvez conserver tous vos fichiers de travail dans un dossier et les fichiers personnels dans un autre, mais résident-ils sur le même serveur, ordinateur, application ou appareil mobile? Voulez-vous qu'ils le fassent?

Parfois, nous séparons les fichiers de travail des fichiers personnels afin de maintenir les limites, de sorte que nous ne soyons pas pris au piège du travail alors que nous devrions passer du temps avec notre famille et nos amis, ou que nous ne sommes pas tentés de finir de déposer nos impôts nous sommes sur l'horloge.

Au fil des ans, j'ai développé des stratégies qui m'aident à compartimenter mon travail et mes dossiers personnels pour qu'ils remplissent ces conditions:

• Ils sont toujours séparés
• Ils sont accessibles peu importe où je suis, mais
• Il est légèrement gênant pour moi d’accéder aux fichiers de travail lorsque je suis en mode personnel et aux fichiers personnels lorsque je suis en mode de travail.

Utiliser différentes interfaces pour différentes choses

Commençons par les documents numériques, tels que les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul, les présentations, les PDF et les images.

Le moyen le plus simple que j'ai trouvé de garder des documents séparés et accessibles est de les stocker dans un service de synchronisation en ligne et d'utiliser différents services pour différents types d'informations. J'utilise Dropbox pour stocker, sauvegarder et synchroniser mes fichiers personnels et je compte sur Google Drive pour le travail. Outre ces deux services, il existe de nombreuses options que vous pouvez consulter dans la liste des meilleurs services de stockage en ligne de PCMag. Mais l’important est de commencer par séparer vos fichiers en deux services différents.

Pourquoi ne choisirais-je pas mon service de stockage préféré pour créer deux comptes différents au lieu d'utiliser deux services différents? Le fait d’avoir une interface différente m’aide à maintenir les limites dont j’ai besoin entre le travail et les fichiers personnels.

Si je regarde l'interface Web de Google Drive, j'ai l' impression de travailler. Si je regarde Google Drive pendant que je suis en vacances, cependant, des cloches sonneront dans ma tête qui me rappelleront que je travaille quand je devrais me prélasser au bord de la piscine. Mais si je me débrouille dans Dropbox le week-end pour organiser mes photos personnelles, mon cerveau ne me donne pas le même signal "tu travailles". Au fil du temps, j'ai développé une forte association entre chaque interface et ce que je fais dans cette interface. Pour moi, il est encore plus important d'avoir des limites claires entre le travail et la vie personnelle, car je travaille à partir d'un bureau à domicile. Quand j'ai travaillé à plein temps dans un immeuble de bureaux, j'ai utilisé des stratégies similaires dans le même sens.

Créez des repères visuels dans votre système d'exploitation et vos thèmes

Certains services de stockage, tels que ceux qui s'intègrent étroitement à votre système d'exploitation, ne ressemblent à rien du tout (sauf si vous utilisez l'application Web). Ils n'ont pas nécessairement une interface distincte. Vous pouvez aussi compartimenter sans même vous en rendre compte en utilisant un autre système d'exploitation au travail et à la maison. Si vous avez une machine Windows au bureau et un Mac à la maison, vous ressentirez peut-être déjà la même sensation d'hyper-conscience lorsque vous effectuez un travail de bureau à la maison sur Mac.

Un autre problème peut être que vous utilisez certains des mêmes outils dans votre vie professionnelle et personnelle parce que vous les aimez. Vous ne voulez pas choisir deux outils ou interfaces différents. Vous voulez utiliser celui que vous préférez pour les deux. Certains de mes amis, par exemple, utilisent Slack pour leurs communications personnelles et utilisent également Slack au travail. Dans cette situation, je vous conseillerais de changer le thème (le jeu de couleurs) de vos deux comptes Slack afin que leur apparence physique soit différente. Vous allez rapidement associer une palette de couleurs au travail et une à des discussions privées.

Compartimenter par navigateur

Une autre option pour compartimenter votre travail et créer des indices visuels qui vous rappellent quel type de travail vous travaillez est de vous en tenir à un type de navigateur au travail et à un autre à la maison. Les repères visuels sont peut-être plus subtils, mais vous aurez toujours l’habitude de lancer, par exemple, Chrome pour le travail et Firefox pour les contenus personnels.

Il est également avantageux d'utiliser deux navigateurs distincts pour séparer votre historique Web. Par exemple, vous pouvez être plus vigilant lorsque vous effacez le cache du navigateur pour les fichiers de travail car ils contiennent des informations sensibles sur la société, mais vous pouvez également conserver votre historique Web personnel afin de pouvoir rechercher rapidement les sites que vous avez visités il y a quelques jours (ou vice versa). vice versa).

Utilisez les applications client de messagerie à votre avantage

Sur les téléphones mobiles, il existe un moyen très simple de séparer la messagerie professionnelle de la messagerie personnelle, que vous utilisiez le même service de messagerie, tel que Gmail, pour le travail et à la maison. La solution: utilisez différents clients de messagerie.

Gmail dispose d'une application autonome, mais vous ne devez pas nécessairement la choisir comme application à utiliser pour accéder à Gmail. Sur l'iPhone, vous pouvez utiliser l'application Mail d'origine. Ou sur n'importe quel type de téléphone, vous pouvez installer une application client de messagerie tierce fonctionnant avec Gmail, telle que Boxer ou Inboxcube.

J'aime utiliser des applications séparées pour le travail et les courriels personnels. J'ai le même avantage d'avoir deux interfaces distinctes. De plus, lorsque j'essaie de ne pas me laisser entraîner au travail, je peux quitter et fermer le courrier électronique professionnel tout en maintenant mon courrier personnel plus facilement accessible, ou inversement.

Il se peut que vous aimiez vraiment une seule application client de messagerie et que vous souhaitiez l’utiliser à la fois pour votre messagerie professionnelle et personnelle. Avec de nombreuses applications, vous pouvez authentifier plusieurs comptes et basculer entre eux à volonté. Il offre cependant une facilité d'utilisation dont vous ne voudrez peut-être pas. Vous perdez l'avantage d'avoir deux interfaces distinctes et vous ne pouvez plus quitter l'application avec le compte que vous voulez rendre moins tentant pour le moment. Vous souhaitez peut-être que votre technologie soit légèrement moins conviviale pour votre propre psychologie.

Compartimenté pour un meilleur équilibre travail-vie

Si vous avez besoin de limites plus claires entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, compartimentez vos données dans différentes applications, services, systèmes d'exploitation et navigateurs, aide énormément.

Le fait d’avoir deux espaces virtuels distincts où vous accédez à vos fichiers crée des indices, des associations et des barrières à l’entrée qui peuvent vous aider à réduire votre temps de travail ou vos tâches personnelles pendant que vous êtes au travail, tout en vous permettant de les terminer lorsque vous êtes au travail. nécessaire.