Organisez-vous: comment garder les choses en ordre, numérisables et pas trop occupés

Slack facilite la communication au sein d'une équipe par rapport à la messagerie électronique, mais l'application a tendance à ressembler à une salle de jeux pour enfant. Si les membres de votre équipe ont une passion profonde pour les gifs animés ou ne pensent pas à la façon dont ils nomment les canaux, votre interface personnelle souffre probablement d'être complètement désorganisée. Ces neuf conseils peuvent vous aider à reprendre le contrôle de cette application de messagerie professionnelle.

1. Rendre les messages slack plus compacts

Deux paramètres vont resserrer votre interface Slack pour la rendre plus simple. Allez dans Préférences> Messages et média. Sous Thème, choisissez Compacte. Ensuite, juste en dessous, choisissez de voir les noms affichés.

Ensemble, ces paramètres éliminent les caractères en excès et les espaces de Slack. Ce n'est peut-être pas votre style préféré, mais cela vaut la peine d'essayer si vous voulez rendre votre espace Slack plus net et moins occupé. Si vous souhaitez pouvoir numériser beaucoup d’informations sans beaucoup de défilement, cela vaut la peine d’essayer.

2. Parer votre barre latérale Slack

Il n'y a aucune raison pour que vous ayez besoin de voir tous les canaux et messages répertoriés dans votre barre latérale par défaut. Chaînes Star et messages directs que vous utilisez le plus souvent. Cela les place au sommet de la liste, sous le titre Starred (Étoile), ce qui vous permet de vous concentrer sur cette liste.

Si votre compte Slack est sérieusement encombré, envisagez également de modifier vos paramètres pour afficher uniquement les messages suivis et les messages non lus. Allez dans Préférences> Barre latérale> Paramètres de la barre latérale> Apparence et choisissez Conversations non lues et suivies.

3. Supprimer l'image de fond

Si votre principale plainte à propos de Slack est que vos collègues publient trop de gifs animés, d'emojis et de liens contenant d'énormes images d'aperçu, vous pouvez simplement les supprimer dans votre vue. Regardez dans Préférences> Messages et média. Vers le bas, des cases à cocher vous permettent de masquer différents types d'images.

Si vous voulez vivre l'expérience ultime de Slack sans encombre, configurez-les comme suit:

4. Personnaliser les notifications

Obtenir trop de notifications les transforme tous en bruit. Personnalisez les notifications que vous recevez dans Slack en trois étapes.

Tout d’abord, désactivez tous les canaux pour lesquels la majorité des nouveaux messages n’est pas importante. Allez sur le canal, cliquez sur l’icône cog à côté de la barre de recherche et sélectionnez l’option pour désactiver le canal.

Deuxièmement, modifiez vos préférences de notification en Messages directs, mentions et mots-clés uniquement ou Rien. Si vous choisissez Rien, des badges indiquant les nouveaux messages s'affichent, mais vous n'obtiendrez pas d'alertes audio ni d'autres notifications à l'écran.

Troisièmement, faites attention aux deux dernières options qui apparaissent dans cette section de vos préférences: M'avertir des réponses aux discussions que je suis et Utiliser des paramètres différents pour les appareils mobiles. En fonction de la manière dont vous et vos coéquipiers utilisez les conversations par thread, vous pouvez sélectionner l'option permettant de recevoir des notifications de thread. En ce qui concerne les options de l'appareil mobile, choisir différentes préférences sur votre téléphone peut vous aider à vous concentrer. La prochaine fois que vous devez travailler sans interruption, fermez l'application de bureau Slack et déconnectez-vous de l'application Web, mais gardez votre téléphone à portée de main pour recevoir les notifications importantes de Slack.

5. Utiliser des préfixes pour regrouper des canaux lâches similaires

Voici une tactique régulièrement utilisée par les équipes dans Slack: Créer des préfixes pour les canaux à regrouper. Tous les canaux destinés à être utilisés exclusivement par l'équipe des ventes, par exemple, doivent utiliser le préfixe "sales-" afin que vous puissiez avoir # contacts-ventes, # conseils-ventes, # ventes-victoires, etc. Les chaînes qui ne sont que pour le plaisir peuvent prendre le préfixe "fun-" ou "watercooler-".

L'utilisation de préfixes permet de regrouper automatiquement des canaux similaires, dans la barre latérale et dans la liste complète des canaux, chaque fois que vous avez besoin de les explorer.

6. Utiliser les outils d'interrogation (ou ce hack)

Lorsque vous posez à vos coéquipiers une question de type enquête, telle que "À quelle heure tout le monde peut-il se rencontrer cet après-midi?" utiliser une application de sondage. Il est beaucoup plus facile et plus ordonné de lire les réponses à un sondage que de feuilleter une multitude de commentaires.

Polly for Slack est l'une des applications de sondage et de sondage les plus connues. Installez-le en tant que complément Slack, puis tapez "/ polly" à chaque fois que vous souhaitez créer un sondage.

Vous pouvez également ignorer les outils de sondage avec ce simple hack: Écrivez votre question et donnez des réponses possibles avec reacji. Vos coéquipiers comprendront qu'ils doivent ajouter le reacji approprié à la question pour indiquer leur préférence. Pour les options d'interrogation pour lesquelles aucune icône évidente ne correspond, utilisez reacji numérique ou des points colorés. Les résultats sont serrés, bien rangés et faciles à lire.

7. Créer une étiquette pour les threads

Les fils de messages sont fantastiques pour garder Slack organisé, mais seulement lorsque vous les utilisez d'une manière qui fonctionne pour votre équipe. Un fil de discussion est une conversation qui découle du canal principal dans une barre latérale. Les gens peuvent participer à la conversation ou rester en dehors de celle-ci. Dans le fil de discussion, vous et vos coéquipiers pouvez avoir une conversation complexe sur un sujet sans l'interrompre.

Cependant, quand il y a trop de threads, il est difficile d'analyser le canal et de suivre ce qui s'est passé récemment. Par conséquent, vous devez trouver le bon équilibre d'utilisation du fil et une étiquette pour cela. Il n'y a pas de règle pour savoir comment le faire.

J'avais l'habitude de travailler avec une équipe qui ajoutait une bobine de thread emoji à la fin de tout message qu'elle souhaitait détourner du canal principal. Au fil du temps, nous avons tous compris les règles informelles concernant le moment où les messages devaient être mis en discussion, et tout le monde semblait heureux de les suivre.

Conseil: pour ajouter un emoji personnalisé, cliquez sur votre espace de travail en haut à gauche, choisissez Personnaliser le jeu, puis téléchargez une image de votre choix à partir de l'onglet Emoji. Notez que les administrateurs peuvent restreindre le nombre de personnes pouvant ajouter des emoji personnalisés.

Si vous êtes en panne de bricolage plus avancé, vous voudrez peut-être aussi apprendre à créer un bot lâche.

8. Organisez vos pensées avec le formatage

Utilisez le formatage pour organiser ce que vous écrivez dans les messages Slack. Il est ainsi plus facile pour les autres personnes d’analyser la chaîne et de cerner ce qui est important.

Slack utilise la mise en forme Markdown pour les formats gras, italique, souligné et code. Lorsque vous tapez plus de quelques caractères, un aide-mémoire apparaît au bas de l'écran pour vous aider.

En outre, ajoutez des sauts de ligne dans votre message à l'aide des touches Maj + Retour. Cette combinaison de touches vous permet de créer des paragraphes sans publier le message (si vous appuyez sur Entrée sans décalage, votre message sera publié). Une fois que vous avez fait cela, vous pouvez écrire des messages plus longs, faciles à lire et à modifier, au lieu de devoir poster cinq ou six messages consécutifs. Cette pratique peut être bénéfique pour vos résultats de recherche Slack si vous utilisez un compte gratuit limité à la recherche des 10 000 derniers messages.

9. Créer des alertes automatisées

Une alerte automatique dans Slack est une notification que vous recevez automatiquement quand une action se produit. Par exemple, vous pouvez créer une alerte lorsque quelqu'un remplit le formulaire Web de votre entreprise. Quelques autres idées: vous pouvez avoir une alerte chaque fois qu'une vente se termine dans votre boutique en ligne, chaque fois qu'un nouveau commentaire apparaît sur votre site Web ou dès qu'un membre de votre équipe ouvre ou ferme un problème dans Github.

Il existe plusieurs façons de configurer et de contrôler les alertes automatisées. Le plus simple est l'intégration de Slack avec d'autres outils de son annuaire d'applications. Par exemple, connectez Slack à Freshdesk et recevez des alertes sur les tickets d'assistance soumis à votre équipe.

Une autre solution consiste à utiliser Incoming Webhooks, l'application Slack, qui nécessite un peu de savoir-faire technique à configurer, mais vous permet également de recevoir des alertes sur les activités pouvant se situer en dehors du domaine des applications Slack. La dernière option consiste à utiliser un outil d'automatisation tiers, tel que IFTTT, Workato ou Zapier. Ces services vous permettent de connecter des applications entre elles et, dans le cas de Slack, vous pouvez connecter une application même si Slack ne la prend pas en charge de manière native. Les outils d'automatisation peuvent également vous donner plus d'options pour personnaliser l'alerte.

Signal vs. Bruit

Slack a promis d'aider à résoudre certains problèmes de rapport signal sur bruit inhérents au courrier électronique. Cela promettait également de donner aux gens un moyen de communiquer plus amusant. C'est devenu une application qui réussit principalement dans les deux domaines, mais ce faisant, il est devenu une sorte de bête différente, une bête qui peut sembler difficile à manier. En nettoyant votre interface Slack, vous pouvez réduire considérablement le bruit et créer un espace de communication plus ciblé.

Si tout échoue, vous pouvez toujours quitter le navire en examinant ces 17 alternatives à Slack. Si vous êtes déterminé à vous en tenir à l'application, assurez-vous de vous apprendre quelques trucs et astuces supplémentaires pour Slack.