Organisez-vous: comment améliorer la communication pour une meilleure gestion de projet

Lors de tout projet, il est essentiel de savoir comment communiquer, ainsi que pour savoir quand utiliser un service de gestion de projet pour la communication. La communication avec toutes vos parties prenantes est le facteur le plus important pour le succès de la gestion de projet, selon un rapport du Project Management Institute. Les mauvaises communications sont trop souvent la cause d'autres problèmes qui font que le projet est dévié ou qui le font complètement couler.

Que signifie une communication claire, ouverte et efficace en termes de gestion de projet et comment le faites-vous? La colonne S'organiser de la semaine dernière a examiné comment commencer à gérer un projet. Les principales conclusions consistaient à définir le projet (et à s’assurer qu’il s’agissait d’un projet plutôt que de travaux en cours), de ses exigences, de sa portée, de ses livrables, de ses jalons et de ses acteurs, y compris les parties prenantes. Si vous ne l'avez pas déjà lu, je vous recommande de le faire avant de vous attaquer à cet article.

Comment une mauvaise communication affecte la gestion de projet

Selon une enquête réalisée par PricewaterhouseCooper, les trois principaux problèmes qui empêchent le succès d’un projet sont les changements de portée, une mauvaise estimation lors de la phase de planification et des buts et objectifs mal définis. Mais Jason Westland, PDG de ProjectManager.com, voit tous ces problèmes comme des problèmes issus d’une racine différente: une mauvaise communication.

"Si un chef de projet n'a pas la portée ou si les joueurs ne connaissent pas la chronologie, les choses se détériorent ou les éléments livrés ne répondent pas aux exigences", a déclaré Westland lorsque je lui ai parlé récemment des meilleures pratiques de gestion de projet..

Westland, qui a également écrit The Project Management Life Cycle , a ajouté: "En général, le chef de projet n’a pas une idée précise de la portée du projet. L’équipe ne sait pas vraiment ce qu’elle fournit. Personne ne sait vraiment quelles sont les dates de fin des jalons ou des résultats attendus. Et tout au long du projet, personne ne les tient au courant de la vision globale, de la raison pour laquelle ils le font.

Westland a grandi en Nouvelle-Zélande. Il a partagé avec moi une analogie entre l'élevage de moutons sur le terrain de sa patrie et la gestion d'un projet.

Imaginez un jeune garçon qui doit déplacer 300 moutons d'un enclos à l'autre en n'utilisant que quelques chiens. "Vous êtes en communication constante avec vos chiens grâce à un sifflet", a-t-il déclaré. "Les chiens se déplacent constamment pour scinder des groupes ou fusionner des groupes." Le travail peut sembler difficile à manier pour un garçon et quelques chiens, mais s'il n'y a jamais d'interruption de la communication et que le garçon se rappelle constamment de sa cible, cela peut être fait.

Regardez la grande image

Lors de la réunion de lancement du projet, tous les acteurs qui travailleront sur le projet doivent quitter la réunion avec une description claire de la composition du projet final. En d'autres termes, tout le monde devrait avoir non seulement une vision, mais aussi des détails écrits.

Imaginez un projet qui dure un an. Quelques mois après le début du projet, il est tout à fait possible que la vision dans l'esprit de quelqu'un se soit légèrement modifiée depuis le premier jour. Le chef de projet doit rappeler à tous la description du projet final - et doit le faire souvent. Ce type de communication visionnaire peut se produire lors d'une réunion régulière (plus à ce sujet dans un instant), ou en faisant venir le client du projet de temps en temps pour rappeler à l'équipe à quoi elle travaille.

De plus, chaque membre de l'équipe de projet est responsable de la communication lorsqu'une tâche ou une série de tâches s'éloigne du prochain livrable ou de la description finale du projet. Lorsqu'une tâche qui n'entre pas dans le champ d'application se présente, les travailleurs doivent s'exprimer et les responsables de projet doivent être à l'écoute. La communication est une rue à double sens. De même, si une équipe estime ne pas respecter l'échéance, elle doit informer le chef de projet lorsqu'elle est en danger, pas après qu'il soit trop tard. Un chef de projet qui entend une telle communication peut prendre des décisions en conséquence. Et, comme vous l’auriez peut-être deviné, le chef de projet doit informer l’équipe des modifications apportées et demander un retour d’information.

Faites attention au détail

En plus de revenir souvent à la vision et de contrôler la portée, les responsables de projet doivent connaître tous les détails. "Au cours du projet, il est vraiment important que le chef de projet soit pleinement conscient de chaque tâche et de son statut", a déclaré Westland.

Les projets peuvent facilement comporter des milliers de tâches, ce qui constitue une quantité d'informations à retenir par tout chef de projet. C'est pour cette raison même qu'un service de gestion de projet est si précieux. Zoho Projects et Teamwork Projects en sont deux exemples, mais il existe des dizaines de sociétés sur le marché pour des équipes de tailles et de complexités diverses.

Lorsque les équipes utilisent des plates-formes de gestion de projet, toutes les tâches sont enregistrées dans le système et sont visibles par tous ceux qui ont besoin de les voir (ou parfois, par tout le monde, en fonction de l'outil). Chaque tâche a un destinataire et une date d'échéance. Il y a aussi généralement des informations supplémentaires qui décrivent si la tâche n'est pas encore sur la plaque, actuellement active ou terminée. Certaines plates-formes surveillent encore plus en détail le pourcentage d'avancement de chaque tâche. Ainsi, un chef de projet peut vérifier une tâche à tout moment pour connaître son statut, sans avoir à se rendre au bureau de quelqu'un, à taper sur cette épaule cette personne et à lui demander. Cela change complètement la nature de la communication.

Les outils de gestion de projet centralisent les informations et permettent à tous d'y accéder. En fin de compte, la documentation n'est qu'une autre forme de communication.

Peter Clarkson, directeur de Maestro Development, responsable de la plate-forme de gestion de projets Maestro Project Office, est un ancien chef de projet qui a géré des milliers de projets. "J'ai beaucoup audité de mauvais projets. J'étais connu pour être un artiste de renflouement", m'a-t-il dit. "Invariablement, lié au manque de méthodologie et au manque de savoir ce qui se passait dans le projet: ne pas documenter les réunions, les problèmes, les actions."

Lorsque Clarkson décrit sa journée en tant que chef de projet, l'importance de la communication et le fait que le chef de projet soit connecté à chaque élément de communication deviennent évidents. "En tant que chef de projet, j'ai toujours prétendu que j'étais paresseux, car je ne me suis jamais rien attribué", a-t-il déclaré. «Tout ce que j’ai fait, c’est marcher et parler aux gens, ou lire des rapports, ou vérifier dans la base de données les problèmes qui se préparaient et qui étaient enregistrés, mais personne ne faisait quoi que ce soit. J’avais lu des comptes rendus de réunions que je n’avais pas connus. t réellement aller à. " Il a dit qu'il passait facilement un tiers de sa journée de travail dans les outils de gestion de projet et les bases de données utilisés par les équipes.

Continuez à avoir des réunions

La plupart des projets et des équipes de projet reposent dans une certaine mesure sur les réunions. Comme l'explique Westland, «Avant les outils en ligne, les responsables de projet organisaient généralement une réunion hebdomadaire au cours de laquelle chacun indiquait simplement les tâches sur lesquelles il travaillait, les tâches qu'il avait effectuées et le statut des autres livrables ou tâches». Mais avec une plate-forme de gestion de projet en place, où toutes ces informations sont enregistrées et rendues visibles, est-il toujours utile de tenir des réunions?

En fait, oui. Bien que la communication soit grandement améliorée par les outils en ligne, les réunions sont toujours bénéfiques. "Ce n'est pas que vous n'ayez toujours pas de stand-up, mais simplement que l'objectif change. Au lieu d'un stand-up hebdomadaire basé sur une tâche, cela peut devenir une réunion bihebdomadaire au cours de laquelle le chef de projet réaffirme sa vision et s'assure que sait où ils doivent aller, ou fait venir le client pour lui expliquer la raison pour laquelle le projet est mis en œuvre. Cela devient plus une session de stratégie que une session d’exécution ", a déclaré Westland.

Planifier les postmortems

La communication est la clé du succès de chaque projet, non seulement lors de la phase de planification et de la réunion de lancement, mais également tout au long du projet et même après son achèvement. Les réunions post-mortem offrent aux membres de l’équipe une dernière occasion de communiquer ce qui a fonctionné ou non.

Les membres de l'équipe doivent être honnêtes et ouverts avec leurs commentaires, mais il est tout aussi important que le chef de projet écoute les commentaires, les enregistre et en parle lors d'un prochain projet similaire.

Les plateformes de gestion de projet peuvent également constituer une excellente source de référence après la fin d’un projet. La plupart des équipes tirent parti de l’examen des rapports et de l’historique de leurs projets pour mieux comprendre ce qui s’est passé lorsque quelque chose a mal tourné.

Pour plus de conseils sur la manière de tirer le meilleur parti des deux services de gestion de projet Choix du rédacteur en chef de PCMag, lisez 7 façons de simplifier la gestion de projet dans les projets de travail d'équipe et 5 fonctionnalités de projets Zoho pour organiser votre entreprise.