Organisez-vous: comment rayer des objets rebelles de votre liste de choses à faire

Lorsque j'ai commencé à écrire cet article, deux tâches sur ma liste de tâches ne pouvaient tout simplement pas bouger. Je les mets là en décembre. L'une concernait une police d'assurance habitation et l'autre le transfert de fonds de retraite. Aucune des deux ne sera jamais d'une importance cruciale à compléter. Ni l'un ni l'autre n'a une échéance réelle et significative. Ce sont des choses que je devrais vraiment faire, mais que je ne veux jamais faire.

La plupart d'entre nous avons des objets persistants comme ceux-ci dans nos applications de tâches, tâches qui ne semblent jamais être accomplies, telles que porter un costume chez le teinturier ou faire nettoyer le chien. Rien de grave ne se produit lorsque nous ne les faisons pas, alors nous ne les faisons pas, même si notre cerveau rationnel sait qu'ils devraient le faire.

Que pouvez-vous faire pour éliminer ces tâches de votre liste? Quelques options me viennent à l’esprit, que je vais partager ici. De plus, je vous dirai quels trucs m'ont finalement aidé à vérifier mes propres tâches immobiles.

Faites-le d'abord le matin

De nombreux passionnés de productivité ne jurent que par la résolution de ces petites tâches ennuyeuses le matin. L'idée est d'obtenir des tâches mineures de votre assiette le plus tôt possible avant de vous lancer dans des tâches plus importantes, telles que les tâches les plus difficiles, vos courriels, vos réunions et tout ce qui pourrait vous distraire.

Cette astuce est intéressante si la tâche prend moins de deux minutes et que cela ne dépend pas du temps ou de l'endroit. Si vous prenez l'habitude de commencer une tâche qui prend moins de deux minutes avant même d'ouvrir votre programme de messagerie, vous constaterez que la liste de tâches présente beaucoup de mouvement.

Lorsqu'une tâche prend plus de quelques minutes ou qu'elle ne peut être effectuée que pendant un certain temps ou à un certain endroit, cette règle de deux minutes ne fonctionne pas. Les deux choses qui me semblent impossibles, par exemple, doivent se produire pendant la période du Pacifique, et ces heures ne correspondent pas à ma matinée outre-mer. J'ai besoin de plus d'options.

Faites que quelqu'un d'autre le fasse

Si au début vous ne réussissez pas, donnez le travail à quelqu'un d'autre. Je plaisante avec cette ligne, mais je ne plaisante pas avec la délégation de tâches que vous n'aviez pas encore réalisées auparavant.

Franchement, je suis terrible en matière de délégation. J'ai du mal à demander de l'aide. Je m'inquiète de déranger les gens. J'aime être en contrôle. Peut-être que vous ressentez la même chose.

Comment des gens comme moi peuvent-ils devenir meilleurs en matière de délégation? Pour commencer, nous pouvons penser à une liste de délégués potentiels avant même de décider de déléguer la tâche. N'excluez pas les collègues, les membres de la famille (y compris les enfants responsables d'un âge approprié), les gardiennes d'enfants ou d'autres personnes qui s'occupent de l'enfant et, dans certains cas, les voisins. Il est également utile de mettre la chaussure sur l’autre pied. Comment me sentirais-je si, par exemple, mes voisins me demandaient de signer un paquet ou de laisser entrer le câblodistributeur s'il ne pouvait pas être à la maison pour le faire? Si la tâche correspond à mon emploi du temps, ce ne serait pas un problème. Ces expériences de pensée simples font toutes apparaître la délégation comme une option raisonnable.

Une de mes tâches est en fait parfaitement adaptée à mon partenaire, bien que, pensant bien, il était censé le faire au début et ne l’a pas fait, alors je me suis délégué à moi-même! En ce qui concerne ma tâche financière, je suis le seul à pouvoir le faire car je devrai vérifier mon identité et signer certains papiers dans le processus.

Créer une récompense

Même si je ne veux pas faire mes deux tâches, je peux penser à quelques petites choses que j'aimerais davantage, comme quelques heures dans un spa ou 15 $ de plus dans mon budget mensuel de café. Définir une récompense pour vous-même peut augmenter la motivation.

Les recherches suggèrent que la motivation est plus grande quand nous ne connaissons pas nos gains. Par exemple, dans une étude, les participants devaient effectuer une tâche de consommation d’eau. Ils ont reçu un ou deux dollars pour avoir accompli le travail. Quand ils ont su qu'ils gagneraient 2 dollars, environ 43% des sujets ont terminé avec succès. Quand ils ne savaient pas s'ils gagneraient 1 ou 2 dollars, 70 pour cent ont fini.

Comment pouvez-vous utiliser les récompenses et l'incertitude à votre avantage? Vous pouvez noter deux récompenses possibles pour avoir terminé vos tâches, puis, une fois qu'elles sont terminées, lancer une pièce pour voir laquelle vous avez. Ou vous pouvez demander de l'aide pour créer un caractère aléatoire dans votre récompense. "Chérie, voici deux enveloppes remplies de différentes sommes d'argent. Quand ma tâche sera enfin terminée, je veux que tu m'en donnes une et que l'autre soit à la banque."

J'éprouve des sentiments mitigés au sujet de l'utilisation de la nourriture en guise de récompense car cela peut souvent entrer en conflit avec d'autres objectifs, comme perdre du poids ou le maintenir. Je ne sais pas non plus à quel point je veux être motivé par la nourriture. Mais j'avais un massepain allemand exquis recouvert de chocolat que j'avais économisé pour une occasion spéciale et je m'en suis souvenu en écrivant cet article. J'ai décidé que si je prenais soin de la situation de l'assurance, je m'offrirais moi-même avec une tasse de mon café préféré. Et que savez-vous? J'ai eu cette ventouse fait. Un en bas, un à faire!

Tentation Bundling

Une autre technique de motivation basée sur les récompenses, appelée groupement de tentations (décrite par Katherine Milkman, professeure agrégée à la Wharton School de l'Université de Pennsylvanie), est particulièrement utile pour les tâches récurrentes récalcitrantes. Par exemple, un test de Pap doit être effectué chaque année.

Le groupement de tentations consiste à vous donner une récompense alors que vous accomplissez la tâche que vous ne voulez pas faire, plutôt qu'après. Dans les recherches de Milkman, elle donne aux étudiants un accès aux livres audio les plus vendus, mais uniquement au gymnase. Ses recherches ont montré que les étudiants qui avaient acheté les livres audio allaient au gymnase plus souvent que les groupes témoins et continuaient à y aller plus souvent même après la fin du programme. Les étudiants avaient créé une habitude qui avait été renforcée.

Alors, disons que vous détestez aller à votre rendez-vous annuel de gynécologue. Vous pouvez regrouper un plaisir coupable, comme lire des magazines trash ou savourer un milk-shake au double chocolat (si les récompenses alimentaires vous conviennent), et vous permettre de vous laisser aller dans la salle d'attente du médecin. Les deux actions que vous associez doivent être simultanées, bien que dans mon exemple, je dirai que le fait d'être dans la salle d'attente du médecin est suffisamment proche, car vous ne pouvez rien faire tant que quelqu'un vous frotte le col.

Mes tâches n'étant pas récurrentes, elles n'étaient malheureusement pas configurées pour le groupement de tentations.

Créer une conséquence

Si le renforcement positif ne coupe pas la moutarde, peut-être des conséquences négatives. Souhaitez-vous donner un dollar à votre parti politique le moins préféré pour chaque jour où vous ne faites pas votre travail? La plupart d'entre nous auraient besoin d'un ami extrêmement dur pour être honorés si nous essayons d'utiliser des conséquences négatives pour générer des comportements positifs, mais ce n'est pas impossible.

Il y a une histoire célèbre d'une femme nommée Zelda Gamson qui a arrêté de fumer lorsque son amie a créé un contrat avec elle. Le contrat stipulait que si Zelda fumait de nouveau, l'ami donnerait une énorme somme d'argent au Ku Klux Klan. Zelda n'a jamais fumé une autre cigarette. La conséquence était trop grande.

Je ne pense pas que des conséquences négatives fonctionneraient pour moi. Ils sont vraiment difficiles à choisir et encore plus difficiles à mettre en œuvre. De plus, chaque jour où je ne termine pas mes tâches, je me sens déjà mal à l'aise. Pourquoi voudrais-je plus de négativité? Pourtant, ils pourraient être de bonnes motivations pour certains.

Décomposer

Une autre raison pour laquelle les gens sont pris dans des tâches qu'ils ne peuvent tout simplement pas accomplir est qu'ils écrivent simplement la mauvaise tâche. Ils regroupent une série de tâches connexes au lieu de décomposer le projet plus vaste. La même chose arrive avec les objectifs. Si vous voulez réussir à atteindre vos objectifs, vous devez apprendre à les décomposer en leurs composants. Chaque partie doit être un élément unique, pouvant faire l’objet d’une action et quantifiable. C'est pourquoi "courir pendant 30 minutes aujourd'hui" est une meilleure tâche que "perdre cinq kilos". Perdre cinq livres est l'objectif, pas la tâche.

Il se trouve que ma tâche financière consiste en réalité à trois ou quatre tâches, voire davantage. En fait, je n'ai aucune idée de l'ampleur de la tâche. Le problème est que j’ai écrit «Enquêter sur le roulement du compte de retraite» plutôt que sur la première étape que j’ai réellement besoin de faire. La première étape consiste à rassembler les documents et le numéro de téléphone. Chaque fois que je pensais à ma tâche, je me disais: "Argh! Je ne sais même pas où se trouve la paperasse!" Donc, trouver la paperasse devrait être la première tâche de cette série.

La deuxième tâche consiste à appeler la banque. La troisième tâche consiste à demander quelles sont mes options. La quatrième étape est, eh bien, je ne suis pas encore sûr. Cela dépend des résultats des autres étapes. Il est clair que j'ai encore du travail à faire ici, mais après avoir examiné ma tâche, j'ai une meilleure idée de la façon de la décomposer en parties gérables. C'est du progrès!

Le décompte final

Comme je l'ai dit, j'ai accompli l'une de mes tâches en m'amusant avec un peu de massepain. Je suis tellement soulagé que ce soit fait. L'autre tâche est toujours en suspens, mais au moins, je l'ai maintenant séparée et réorganisée en plusieurs tâches qui semblent moins intimidantes. Si tout va bien, il et ses pièces constitutives seront bientôt de ma liste. J'espère que cet article pourra aider certains d'entre vous à progresser dans vos tâches obstinées et je vous invite à me parler des techniques que vous utilisez dans les commentaires ci-dessous.