Organisez-vous: comment nettoyer votre boîte de réception | Jill Duffy

Le courrier électronique pose de graves problèmes pour notre productivité et pour notre psychisme. Une boîte de réception débordante pèse lourdement sur l'esprit. Y revenir encore et encore crée plus de "travail sur le travail", comme le dit le dicton, qui est très inefficace et qui est rarement réellement au cœur du travail réel que nous devons accomplir. Si cela ressemble à votre vie, il est temps de nettoyer cette boîte de réception.

Ma méthode pour entretenir une relation saine avec le courrier électronique repose sur des actions très petites et concrètes que je réalise quotidiennement: consultez mes 11 conseils pour gérer le courrier électronique. En d'autres termes, maintenir ma boîte de réception n'est pas un travail de nettoyage ponctuel. Mais que pouvez-vous faire si votre boîte de réception est si terrible que vous ne pouvez pas voir au-delà de cet énorme et immédiat obstacle à la résolution préalable? Dans ce cas, il est temps de s'asseoir et de réviser la boîte de réception.

Voici comment le faire.

Étape 1. Balayez votre boîte de réception

Oubliez le traitement de chaque message dans votre boîte de réception. Cela n'arrivera pas et il n'y aura pas de gros gain. Faire un balayage, c'est mieux.

"Balayer" signifie déplacer tout un tas de fouillis en masse dans un autre. Configurez quelques nouveaux dossiers dans votre programme de messagerie et nommez-les par année, trimestre ou mois (à l'exclusion de l'année, du trimestre ou du mois en cours, c.-à-d. Ne créez pas de dossier "2013" pour l'instant), en fonction de l'état de votre boîte de réception et comment vous avez tendance à penser au temps. Par exemple, vous pouvez créer ces dossiers:

• 2010
• 2011
• 2012

Ou vous pourriez avoir:

• 2012_Q4
• 2013_Q1
• 2013_Q2

La raison pour laquelle vous ne créerez pas de dossier pour l'année, le trimestre ou le mois en cours est due au fait que votre boîte de réception sera le dossier "en cours" pour l'instant.

Ensuite, triez ou effectuez une recherche, en fonction du programme de messagerie que vous utilisez, pour isoler tous les messages d'une période donnée et les déplacer en masse dans le dossier correspondant.

Ce qui reste dans votre boîte de réception - ce sont les messages que vous pouvez réellement vous inquiéter au sujet du traitement, peut-être aujourd'hui, peut-être demain, mais plus probablement, ce sera petit à petit au cours des deux prochains jours. Vous ne voulez pas prendre trop à la fois.

Tous vos anciens messages sont toujours présents - ils sont simplement hors de propos. Peut-être qu'un jour, vous les traiterez, mais je parie que vous ne le ferez pas. C'est l'un des pires problèmes de courrier électronique. Nous pensons que nous allons arriver à lire, à répondre ou à réagir autrement à autant de messages, mais nous ne le faisons jamais. Le balayage vous permet de les écarter sans vous en débarrasser. Vous pouvez donc continuer à croire que vous pourrez un jour traiter tous les courriels de 2012 (même si vous ne le ferez probablement pas).

Regardez la vidéo pour savoir comment balayer dans Gmail.

Étape 2. Compartimenter

Le "balayage" prend en charge le message que vous avez déjà, mais il ne fait rien pour les messages qui seront diffusés dans une seconde maintenant. Ainsi, lorsque vous avez une boîte de réception qui ne semble pas suffoquer, vous devez créer des filtres ou d’autres méthodes de compartimentage automatique.

Une façon de le faire consiste à utiliser différents comptes de messagerie à des fins différentes, plutôt qu'un pour tous. J'utilise régulièrement quatre comptes de messagerie différents: un pour les entreprises, un pour les communications personnelles, un pour les achats en ligne (où je conserve les reçus, je fais le suivi des colis, je reçois des alertes bancaires et des notifications électroniques), et un pour ce que j'appelle " déchet." Mon compte de courrier indésirable n'est pas réellement destiné au courrier indésirable au sens strict. C'est une adresse que j'utilise pour m'inscrire à des newsletters ou à de nouveaux services en ligne que je veux essayer, mais qui ne sont finalement pas importants. Un autre nom pour ce type de contenu est graymail. Ce n'est pas tout à fait du spam, parce que vous l'avez demandé et que vous le voulez en quelque sorte. Rien de ce qui est critique pour la mission ne va jamais dans ce compte indésirable, donc si je ne le vérifie pas pendant plusieurs jours, ce n'est pas grave. De plus, j'ouvre rarement le compte de courrier indésirable ou le compte d'achat pendant que je suis au travail, aussi ce n'est jamais même à portée de vue de me tenter.

Un deuxième moyen d'obtenir le même effet consiste à utiliser des dossiers et un tri automatisé. C'est un moyen particulièrement utile de gérer les newsletters et les offres quotidiennes. Outlook.com est assez sophistiqué à cet égard, et Gmail y est également très bon.

Que vous configuriez des filtres et des dossiers ou que vous commenciez à envoyer des newsletters et des reçus d'achat à une adresse électronique différente, cette étape prend un certain temps. Vous aurez probablement besoin de 30 minutes à une heure pour configurer une méthode de compartimentage de base.

Étape 3. Supprimer

Espérons que ce qui reste dans votre boîte de réception ne représente qu'une fraction de ce qui était auparavant. La prochaine chose que je ferais serait d’essayer de supprimer tout ce qui n’était tout simplement pas important. Cette étape peut prendre un certain temps, mais je ne perdrais pas trop de temps dessus.

Analysez les messages dans votre boîte de réception et, lorsque vous arrivez sur un message que vous souhaitez supprimer, essayez de trier la boîte de réception par expéditeur et vérifiez si d'autres messages de cette même personne valent la peine d'être supprimés. Souvent, je reçois plusieurs courriels de suivi d'une même personne qui disent la même chose, et ils devraient tous être sur le billot.

Supprimez autant que vous le pouvez sans vous perdre dans le contenu d'un message. Si vous n'êtes pas sûr d'un message, laissez-le seul pour le moment.

La suppression est importante pour moi, car elle implique un abandon. Si un message n'est pas important et ne contient pas d'informations critiques, sa suppression est un signe que je n'ai plus jamais à y penser. Cela me libère mentalement de l'obligation que représente le courrier électronique.

Vous voudrez peut-être aussi créer un dossier appelé "Plus tard" dans lequel vous archiverez des messages qui ne sont pas vraiment importants mais pour lesquels vous avez toujours un lien psychologique. Ce sont des messages que vous avez l'intention de traiter "plus tard". D'après mon expérience, les messages "ultérieurs" sont généralement des déchets que je n'étais pas encore prêt à abandonner.

Un service fantastique appelé SaneBox (6 $ par mois) va scanner votre boîte de réception et placer automatiquement les courriels sans importance dans un nouveau dossier appelé "@SaneLater". En testant SaneBox, j’ai trouvé que c’était un travail incroyable d’identifier ce qui était important ou non.

Étape 4. Développez un système, transformez-le en habitudes

Avec une boîte de réception gérable et une structure de base en place pour le classement des e-mails, vous avez maintenant besoin d'un système vous permettant de classer vos e-mails - au-delà de la règle de base des "e-mails liés aux articles de juin 2013" dans le dossier 1306_JUN, "mais quand Là-bas? Combien de fois allez-vous regarder à travers eux? Que ferez-vous avec les messages avant de les classer?

Cette étape est la plus difficile car elle vous demande de créer des règles et de développer des habitudes pour les suivre à long terme. Les règles que vous créez doivent être explicites. Vous devriez pouvoir les articuler. Mais ils ne doivent pas nécessairement être parfaits ou absolus. Ce n'est pas grave si vous vous en écartez de temps en temps. Vous voulez un système qui pardonne une mauvaise journée ici et là, un système qui vous permet de rebondir facilement si vous échouez.

Pour vous donner une idée de la façon dont les règles se déroulent, voici certaines de mes règles de traitement du courrier électronique.

Supprimer rapidement. Si un courrier électronique ne nécessite aucune action, y compris la relecture ou l'archivage à des fins de référence, je le jette immédiatement. Je cultive la suppression des messages rapidement en habitude en supprimant les messages en bloc le matin même. Lorsque j'arrive à mon bureau, je supprime autant de messages que je le souhaite, d'un coup. Il s'agit généralement d'environ 60% de mes nouveaux messages non lus.

Répondez immédiatement aux messages critiques ou conservez-les dans la boîte de réception. Si un e-mail est critique (ce qui signifie qu'il nécessite une action imminente ou une relecture en profondeur et éventuellement une réponse), j'agis immédiatement ou je le laisse dans la boîte de réception jusqu'à ce que je le fasse, généralement dans un délai d'un jour ou deux. Il peut rester dans la boîte de réception jusqu'à un mois environ. Après un mois, je dois agir sur elle. C'est la date limite.

Fichier en fin de journée. Si un message contient des informations dont j'ai besoin, mais ne nécessite pas d'action immédiate, il doit être déplacé vers un dossier correspondant (ou enregistré localement sur mon bureau) d'ici la fin de la journée ou à la fin de la semaine si je suis vraiment occupé..

Nettoyez la boîte de réception vendredi après-midi. Vendredi après-midi, je me donne 10 à 20 minutes pour trier tout ce qui se trouve dans la boîte de réception et peut-être agir sur les éléments qui ne nécessitent pas une réponse longue. Au moment où je quitte le bureau, je devrais être capable de voir un pouce ou deux d'espace blanc en bas (espace pour se remplir à nouveau pendant le week-end).

Voir le bas de la boîte de réception. Au jour le jour, cette règle est celle à laquelle je vis au niveau le plus fondamental: voyez toujours le bas de la boîte de réception. Contrairement à Inbox Zero, mon objectif est de ne pas avoir plus de messages dans la boîte de réception que ce que je peux voir à l'écran. C'est simple. C'est pardonner. C'est flexible. C'est un objectif raisonnable et réalisable. Et il ne faut pas grand chose pour suivre cette règle de manière cohérente. C’est une habitude: dès que j’ai commencé à visionner le fond de ma boîte de réception, c’est devenu un objectif subconscient.

Une solution à long terme pour la gestion du courrier électronique

Toute organisation se résume en réalité à des règles, et la clé de voûte qui maintient les règles ensemble sont les habitudes. Les habitudes sont comment vous faites les règles. Si la règle vide la corbeille de courrier électronique à la fin de la journée, l'habitude est toujours de cliquer avec le bouton droit de la souris pour vider la corbeille avant de quitter le programme de messagerie (ou de configurer votre programme de messagerie pour qu'il supprime automatiquement la corbeille dès que vous quittez). Si la règle est de toujours répondre à un courriel de votre patron avant la fin de la journée, l'habitude peut être de trier automatiquement les messages de votre patron dans un dossier spécial et de vérifier ce dossier tous les jours à 16h00.

La gestion efficace et efficace du courrier électronique concerne le système que vous utilisez et non le logiciel que vous utilisez. Les applications, les fonctionnalités et les plug-ins peuvent vous aider à résoudre des problèmes spécifiques liés au courrier électronique, mais s'ils ne sont pas complétés par un système plus complet de règles ou une méthode permettant d'enraciner vos habitudes, ils ne seront pas rentables à long terme.