Organisez-vous: comment rattraper vos rapports de dépenses avant la fin de l'année

Nous approchons de la fin de l'année. Vous travaillez tranquillement à votre bureau lorsqu'un nouvel e-mail arrive du service de la comptabilité. Vous haletez à la ligne d'objet et tous vos collègues se tournent pour voir ce qui ne va pas. Vos joues rougissent lorsque vous admettez que vous aviez complètement oublié de déposer un rapport de dépenses jusqu'à ce moment précis. L'e-mail indique que la date limite est aujourd'hui. La chaleur de vos joues se transforme en une sensation d'effroi qui coule le long de votre poitrine et dans le creux de votre estomac. Votre entreprise vous doit quelques centaines de dollars et, à cette époque de l’année, vous pourriez vraiment l’utiliser. Ne paniquez pas! Ces étapes simples peuvent vous aider à contrôler vos dépenses.

Certaines organisations facilitent la soumission de rapports de dépenses, même s'ils sont en retard. Avoir des cartes de crédit d'entreprise liées à un système de relevé des dépenses aide énormément, par exemple, mais tout le monde n'a pas ce luxe. Alors, prenez une profonde respiration et suivez ces étapes pour que vos rapports de dépenses en retard soient soumis dès que possible.

Notez que la plupart de cet article s’applique également aux types de travailleurs indépendants qui doivent percevoir des reçus à la fin de l’année pour réclamer des déductions d’impôt sur les dépenses d’entreprise.

1. Demandez quand est la date limite réelle et si vous pouvez déposer tardivement

En fonction du moment où votre organisation définit son exercice et de la manière dont elle gère les comptes de régularisation, il se peut que le délai de dépôt des rapports de dépenses soit déjà écoulé. Mais cela ne signifie pas nécessairement qu'il est trop tard pour envoyer vos reçus. Les gens intelligents respectent les délais. Si quelqu'un vous dit que l'heure limite est vendredi en fin de journée, il y a de fortes chances pour que l'heure limite soit le lundi matin ou plus tard.

Demandez à un responsable de la comptabilité ou à votre patron des précisions sur la véritable date limite pour les notes de frais et sur la possibilité de faire quelque chose si vous l’avez manquée. Souvent il y en a. Si vous pouvez déposer en retard, soyez gentil et aimable avec les personnes qui vous aident à le faire et faites tout ce qui est en votre pouvoir pour donner exactement ce qu'ils vous demandent. Soyez détaillé. Rappelez-vous qu'ils vous rendent service. Faites de votre mieux pour le retourner en facilitant leur travail.

2. Vérifier les règles pour les reçus

Si vous avez déjà déposé des notes de frais, vous connaissez probablement les règles de base pour l'envoi de reçus. Mais connaissez-vous les détails fins? Lorsque vous déposez un rapport de dépenses longtemps après que les dépenses ont été engagées, vous avez peut-être perdu des reçus. Découvrez s'il existe une politique, par exemple d'exiger des reçus uniquement pour les dépenses supérieures à 10 $. Demandez également si vous pouvez montrer une preuve de paiement en fournissant un relevé de carte de crédit avec l'élément de campagne en surbrillance. Ces détails peuvent faire toute la différence dans le temps qu'il vous faut pour préparer un rapport de dépenses.

3. Faites un aperçu des articles et des dates

Une fois qu'il est temps de commencer à créer un rapport de dépenses en retard, dressez une liste approximative des principales dépenses que vous devez déclarer, telles que les articles que vous avez achetés, les voyages et l'accueil du client. Si vous ne déposez que pour un article ou un voyage, ignorez cette étape.

Si un élément de votre liste est un événement, tel qu'une visite chez le client ou une conférence, notez les dates. Ensuite, sous l'événement, créez une entrée pour chaque jour, comme ceci:

Conférence X: 1er au 3 juin

1 juin

2 juin

3 juin

4. Visualisez vos dépenses

Lorsque je reconstitue des dépenses liées à des voyages ou à des événements, j’estime utile de lister d’abord les dépenses les plus importantes (vol, hôtel et frais d’assistance, par exemple), puis d’essayer de rappeler ou de réinventer chaque jour pour couvrir les plus petites dépenses. Faites-le ci-dessous chaque entrée de jour.

J'aime dessiner un aperçu des dépenses possibles, puis le compléter au fur et à mesure que je m'en souviens (les étapes 5 à 7 incluent quelques astuces pour combler les lacunes lorsque la mémoire vous fait défaut). Le plan doit inclure autant de points que nécessaire pour vos dates:

• Lieu de départ Où as-tu dormi? Avez-vous eu des dépenses à cet endroit, telles que des charges Wi-Fi?
• Voyage local. Êtes-vous allé quelque part, et si oui, comment y êtes-vous arrivé (voiture, taxi, service de voiture, transport en commun)? Comment es-tu revenu? Si vous réclamiez des frais par kilomètre pour conduire, quelle était la distance?
• Repas. Où avez-vous pris le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner? Avez-vous acheté des boissons, y compris de l'eau en bouteille et du café, ou des collations?
• Provisions. Avez-vous eu besoin d’acheter quelque chose d’attendu ou d’inattendu au cours de votre journée?
• End end. Où as-tu fini ta journée? Qu'avez-vous payé pour cela?

Souvent, le simple fait de vous poser ces questions vous aide à vous rappeler des dépenses que vous auriez pu oublier autrement.

5. Feuilletez vos reçus

Si vous avez une pile de reçus, parcourez-les maintenant et faites-les correspondre au plan que vous avez créé. Il y a une raison pour laquelle je ne fais pas cette étape en premier. Parfois, les recettes remodèlent notre mémoire de manière à laisser de côté certaines parties de la journée. Par exemple, supposons que vous regardiez vos reçus et que vous voyiez prendre un petit déjeuner rapide dans un café puis prendre votre déjeuner dans un lieu de conférence. Vous avez maintenant un souvenir vivant de ces deux événements et vous êtes prêt à passer au prochain reçu. Mais votre mémoire a peut-être oublié le trajet de 15 $ Uber entre les deux endroits simplement parce que vous n'aviez pas de reçu physique pour déclencher la mémoire. C'est facile d'oublier les détails quand on n'a pas de déclencheurs.

6. Scannez votre calendrier

Un calendrier peut contenir plusieurs rappels vous permettant de créer un rapport de dépenses précis. Lorsque vous remplissez votre journée, ouvrez votre calendrier et scannez-le pour vérifier les dates du voyage et les événements importants. Certaines entrées peuvent déclencher votre mémoire sur les dépenses, ainsi que le manque de dépenses. Par exemple, si un partenaire commercial vous a envoyé une invitation à l'agenda pour le dîner un jour de votre voyage et qu'il a payé, vous n'avez pas à vous soucier de la recherche d'un reçu pour votre repas ce soir-là.

7. Lire la menthe

La menthe est un autre excellent endroit pour rechercher les dépenses manquantes. Mint est une application de finances personnelles qui regroupe toutes vos transactions financières dans un site Web et une application interrogeables. Avec Mint, vous pouvez filtrer tous les frais de vos cartes de crédit et de débit par date, ce qui peut vous aider à identifier les frais que vous avez oubliés. Dans cet exemple que j'ai donné précédemment à propos d'un reçu Uber, vous pouvez trouver l'information en cherchant la date dans Mint, ce qui facilitera la recherche du reçu réel dans votre courrier électronique.

Vous pouvez également ajouter des balises dans Mint aux transactions de postes individuels. Si vous avez effectué cette opération tout au long de l’année pour les dépenses de votre entreprise, vous pouvez facilement rechercher toutes les dépenses dont vous avez besoin.

J'ai mentionné plus tôt que si vous ne trouvez pas de reçu, vous pouvez vous demander si vous pouvez envoyer une copie d'un relevé de carte de crédit mettant en évidence le poste pour une dépense. Encore une fois, la Monnaie vous aidera ici, car elle vous indiquera quelle carte de crédit vous avez utilisée.

8. Ne pas oublier les pourboires et le stationnement

Deux types de dépenses faciles à oublier sont les pourboires et le stationnement. Les petits pourboires payés en espèces, comme pour le personnel de nettoyage des hôtels et les gardiens, ne viennent jamais avec des reçus. Les paiements de stationnement peuvent également être en espèces sans reçu. Mais ils s’additionnent et valent la peine d’être réclamés si vous les faites.