Organisez-vous: comment éviter la surcharge de courrier électronique

La gestion du courrier électronique est la dernière pièce du puzzle de l'organisation, et celle que les gens craignent le plus.

Comme pour les conventions de gestion des dossiers et de dénomination des fichiers, la gestion des e-mails nécessite une solution de style de vie. Vous devez élaborer des règles et des principes avec lesquels vous pouvez vivre chaque jour. N'oubliez pas que rester organisé est semblable au maintien d'un régime alimentaire et d'un programme d'exercices. Ne pas le faire et traiter un organisme comme s'il s'agissait d'un projet de nettoyage printanier d'une journée ressemblait à un régime accéléré. Tous les résultats que vous verrez seront de très courte durée.

Avant de vous plonger dans votre projet de réorganisation du courrier électronique, prenez le temps de réaliser que vous n’êtes pas obligé d’être parfait. L’objectif est d’élaborer des règles de vie que vous pouvez raisonnablement respecter et qui rendent votre travail ou votre vie personnelle plus facile, plus productif et meilleur. Si vous souhaitez installer votre nouveau plug-in Microsoft Outlook, essayez Xobni (version gratuite, 29, 99 $ Plus, 4 étoiles), qui indexe vos fichiers, ou Evernote pour Windows Premium (45 $ par an, 4, 5 étoiles), qui vous permet d’envoyer un courrier électronique à votre Evernote où vous bénéficiez des capacités de recherche exceptionnelles de ce logiciel.

Voir le fond de la boîte

Dès que j'ai compris que j'avais besoin d'une approche systématique du courrier électronique, c'était la première fois que j'ouvrais ma boîte de réception et que je disposais de plus de trois pages de contenu. La plupart des fichiers avaient été marqués «lu», mais comme je ne les avais pas suivis, je les ai laissés dans la boîte de réception. Je me souviens de m'être senti dépassé et d'avoir pensé que si je ne commençais pas à jeter les courriels en une seconde, le problème s'aggraverait dans l'heure et serait sûrement insupportable le lendemain matin.

En conséquence, je me suis fixé un objectif simple: pouvoir toujours voir le fond de ma boîte de réception. En d'autres termes, je souhaite pouvoir afficher les entrées du dernier message reçu et du message le plus ancien sur un seul écran.

Je ne me tiens pas à cette norme à chaque instant de chaque jour. Ce serait névrotique et contre-productif. Mais je cherche à voir le fond de ma boîte de réception avant de quitter le travail tous les jours, et si cela échoue, au moins le vendredi. Je reste également sain d'esprit face à la surcharge de courrier électronique lorsque je suis malade ou que je prends un congé. Après mon retour de vacances, je me donne au moins une semaine pour rattraper le courrier électronique et essaie de ne pas stresser le premier ou les deux premiers jours de retour au bureau.

Mois après mois

Je gère mon compte de messagerie professionnel de la même manière que je gère mes fichiers électroniques dans des dossiers. Tout passe dans un dossier.

Tout d'abord, je crée quelques dossiers de base par projet, tels que les projets A, B et C. Dans chaque dossier de projet, je crée des sous-dossiers pour chaque mois, étiquetés avec l'abréviation à deux chiffres de l'année et du mois. Par exemple, le dossier de juin 2011 s'appelle 1106_JUN.

Lorsque de nouveaux courriers électroniques arrivent, ils restent souvent dans ma boîte de réception pendant quelques heures, une journée, voire une semaine ou deux. Mais ils ne me submergent jamais parce que j'ai un système en place qui maintient tout à un niveau gérable. Voici les règles pour mon système. Celles-ci peuvent ne pas vous convenir, mais elles peuvent fournir un exemple d'une solution. Personnalisez votre propre solution avec des règles adaptées à votre style de vie.

Règle 1. Si l'email ne nécessite aucune action (y compris la relecture), je le jette immédiatement.

Règle 2. Si un courrier électronique est critique (ce qui signifie qu'il nécessite une action imminente ou une relecture en profondeur et éventuellement une réponse), il reste dans la boîte de réception jusqu'à ce que j'agisse en conséquence. Il peut rester dans la boîte de réception jusqu'à un mois. Après un mois, je dois agir sur elle. C'est la date limite. Une fois que j'ai pris des mesures, l'e-mail est classé dans le dossier correspondant.

Règle 3. Si l'e-mail contient des informations dont j'ai besoin, mais ne nécessite pas d'action immédiate, il devrait être déplacé vers le dossier correspondant à la fin de la journée ou à la fin de la semaine si je suis occupé. Si j'ai bien peur d'oublier de prendre des mesures car elles ne sont pas immédiatement visibles dans la boîte de réception, je peux créer un élément de calendrier comme rappel. L'email doit être classé dans un dossier. Aucune exception.

Règle 4. Vendredi après-midi, je me donne 10 à 20 minutes pour trier tout ce qui se trouve dans la boîte de réception et peut-être agir sur les éléments qui ne nécessitent pas une réponse longue. Au moment où je quitte le bureau, je devrais être capable de voir un pouce ou deux d'espace blanc en bas (espace pour se remplir à nouveau pendant le week-end).

Règle 5. Après un an, archivez-le ou jetez-le. J'ai tendance à conserver les données de courrier électronique pendant environ un an et à archiver tout le reste, ce qui est extrêmement facile à faire lorsque vos informations sont triées dans des dossiers par mois et par an.

Une autre méthode d’organisation qui a été popularisée le jour de la paperasserie physique consiste à créer 31 dossiers, étiquetés numériquement, chaque nombre correspondant à un jour du mois. Plutôt que de créer une liste de tâches quotidienne, vous êtes censé classer les documents et les rappels (et les cartes d'anniversaire, les factures à payer, etc.) dans les dossiers correspondant à la date d'action appropriée. Lorsque la date arrive, vous ouvrez le dossier et vous êtes maintenant chargé de prendre soin de tout ce qui se trouve à l'intérieur.

Une autre méthode est la compartimentation. Si vous utilisez un outil de gestion de projet tel que Basecamp (gratuit, 4 étoiles et un choix des éditeurs), vous n'avez jamais besoin de sauvegarder les e-mails associés aux projets gérés dans ce système. Basecamp le fait pour vous. Beaucoup de gens utilisent la compartimentation dans leur vie de messagerie personnelle en dédiant un compte Web à des listes de diffusion et à des listes de diffusion tout en réservant l'autre compte pour la communication avec leurs amis et leur famille. Pourquoi ne pas utiliser le même concept dans les affaires?

Débarrassez-vous de l'anxiété liée au courrier

Je ne préconise aucunement que mon système ou le système de dossiers à 31 jours convient à tout le monde. Mon système fonctionne pour moi parce que j'ai tendance à me souvenir des choses en fonction du moment où elles se sont produites. De plus, j'attends avec impatience ces quelques minutes à la fin de chaque semaine lorsque je fais mon premier passage dans la boîte de réception. Enfin, l’objectif de base de toujours pouvoir voir le fond de ma boîte de réception me rassure. Voir des informations saigner au-delà d'un seul écran visuel atteint un point critique en moi. C'est insupportable, comme si je ne trouvais rien et que je ne creuserais jamais mon chemin.

Cependant, d’autres personnes peuvent être impatientes de gérer plus d’une douzaine de dossiers ou de respecter des délais qu’ils s’auto-imposent. Il peut être plus productif pour vous de pouvoir voir votre courrier dans un seul volet défilant. Au risque d’être trop sensible, ce n’est pas une mauvaise idée d’écrire le genre de choses qui vous font vous sentir dépassés, car si vous pouvez identifier ce que vous ne voulez pas dans votre courrier électronique, vous pouvez créer des règles et des directives pour empêcher il.

Quel que soit le système d’organisation que vous créez pour vous-même ou votre entreprise, concentrez-vous sur des habitudes et des règles générales analogues à celles d'un style de vie. Vous n'êtes pas obligé d'être parfait tous les jours. Il vous suffit de mettre au point un système qui vous permettra de rester sur la bonne voie.

À emporter

Les idées importantes à retenir de cet article sont:

1. Avoir une quantité gérée de courriels facilitera et améliorera votre vie professionnelle.

2. Lors de l'élaboration des principes de traitement du courrier électronique, concentrez-vous sur les habitudes de vie plutôt que sur des règles strictes.

3. Déterminez comment vous allez gérer le courrier électronique quotidiennement, hebdomadairement et mensuellement, ainsi que la fréquence à laquelle vous archiverez les données de courrier électronique.

4. Déterminez ce que vous ne voulez pas dans votre courrier électronique, puis créez des habitudes qui l'empêcheront de se produire.