Organisez-vous: des services de synchronisation de fichiers à la rescousse

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• Organisez-vous: des services de synchronisation de fichiers à la rescousse
• Astuces pour la synchronisation de fichiers

Les personnes désordonnées et désorganisées laissent pour toujours des choses importantes. La présentation dont tu avais besoin pour la conférence? C'est au bureau sur votre ordinateur de bureau. Ces photos de la première fête d'anniversaire de Mickey que vous aviez l'intention de montrer à grand-mère lors de votre visite? Ils sont toujours sur votre ordinateur portable, assis à 300 km de chez vous sur le canapé.

Les technologues ont assez brillamment résolu ce problème pour les personnes en démobilisation. La réponse est la synchronisation de fichiers et de nombreuses entreprises offrent ce service gratuitement.

Bien que les services de synchronisation de fichiers ne changent pas votre personnalité et ne vous transforment pas en un individu soigné et attentionné, ils peuvent constituer un filet de sécurité vous permettant d'éviter des conséquences désastreuses pour votre désorganisation.

Qu'est-ce que la synchronisation de fichiers?

Le but d'un service de synchronisation de fichiers est de vous donner accès à tous vos fichiers les plus importants et les plus actuels à partir de tout ordinateur ou appareil connecté à Internet, comme votre smartphone ou votre tablette, à tout moment, n'importe où. "Actuel" dans ce cas signifie des fichiers auxquels vous pourriez raisonnablement avoir besoin d'accéder dans un proche avenir, plutôt que des documents en cours d'achèvement que vous devriez vraiment archiver (j'écrirai plus sur la façon d'archiver dans un article à venir). Et les fichiers peuvent être n'importe quoi, des documents aux photos en passant par la musique.

Voici comment cela fonctionne: vous créez un compte avec un service de synchronisation de fichiers (gratuit ou payant; je nommerai des offres spécifiques un peu plus tard), vous installez le logiciel de synchronisation de fichiers sur votre ordinateur et vous décidez quels fichiers. ou les dossiers que vous souhaitez synchroniser. Une fois que les fichiers sont marqués pour la synchronisation, le service en crée une copie et les stocke en ligne. À partir de maintenant, il met à jour la copie à chaque fois que vous modifiez le fichier localement. Désormais, chaque fois que vous vous connecterez au service, que ce soit depuis un smartphone ou l'ordinateur de quelqu'un d'autre via le site Web du service de synchronisation de fichiers, vous aurez accès à vos documents.

Les détails du fonctionnement des services peuvent varier un peu, mais le principe de base est que chaque fois que vous modifiez un fichier, la copie modifiée est sauvegardée en ligne, et chaque fois que vous êtes connecté au service, que ce soit via un site Web. ou simplement en vous connectant via le logiciel installé sur votre ordinateur ou votre appareil mobile - le service s'assurera que vous voyez la copie la plus récente. Le service "synchronise" la copie la plus récente de chaque fichier avec tous les périphériques que vous utilisez pour y accéder. Certains services enregistrent également des versions qui conservent l'historique de vos modifications, jusqu'à un certain nombre. De cette façon, vous n'avez pas à vous soucier de l'enregistrement des copies de documents "version 1" et "version 2". Le service de synchronisation de fichiers le fera automatiquement.

La raison pour laquelle un service de synchronisation de fichiers vous aide à vous sentir mieux organisé est qu’il est très difficile de laisser un fichier. Vous n'êtes pas obligé d'envoyer constamment par e-mail le document sur lequel vous travaillez. Tant que vous avez une connexion Internet, vous pouvez récupérer votre travail. La plupart des services offrent également un certain niveau de partage, ce qui vous permet d'envoyer facilement des fichiers à d'autres utilisateurs. Certains disposent de fonctionnalités de collaboration permettant à plusieurs personnes de télécharger des fichiers vers un emplacement partagé.

Cas d'utilisation pour la synchronisation de fichiers

Il est parfois difficile d’imaginer pourquoi vous auriez besoin d’un service particulier tant que vous n’auriez pas compris comment les autres utilisateurs utilisent ce service. Voici quelques exemples:

Occupé professionnel. Quiconque effectue un peu de son travail professionnel à domicile - ou peut-être un jour besoin de le faire - peut imaginer l'utilité du service de synchronisation de fichiers. Imaginez le mauvais temps qui vous empêche de commencer à travailler, mais vous devez terminer un projet pour respecter les délais. Et la dernière copie du projet réside localement sur votre ordinateur de bureau. Avec un service de synchronisation de fichiers en place, vous pouvez récupérer ce projet en quelques secondes.

Voyageur. Les voyageurs assidus qui ne souhaitent pas emporter un ordinateur portable encombrant peuvent s’assurer que tous leurs fichiers leur sont accessibles, quel que soit le lieu où ils se connectent. Les voyageurs peuvent également synchroniser leurs photos et les faire apparaître presque instantanément sur leur ordinateur à la maison.

Demandeur. J'ai récemment utilisé un service de synchronisation de fichiers tout en passant par un long processus de candidature impliquant plusieurs parties. Chaque fois que je recevais un document, je le numérisais et l'enregistrais sur un service de synchronisation. Ensuite, lorsque l'une des parties m'a contacté pour demander une copie de quelque chose, je n'ai presque jamais eu à télécopier ou à photocopier quoi que ce soit. Au lieu de cela, je pouvais appuyer sur un bouton et envoyer des documents à ceux qui en avaient besoin, que je sois chez moi, au travail ou ailleurs.

Étudiant. Les étudiants qui travaillent sur une thèse, des essais ou tout autre type de projet peuvent enregistrer leurs ressources dans le nuage de synchronisation de fichiers et être en mesure de les contacter à tout moment si une idée leur venait à l'esprit. Ceux qui gardent un ordinateur à la maison, le partageant peut-être avec un colocataire, et utilisent des ordinateurs publics dans une bibliothèque ou un laboratoire informatique seraient certainement bien servis pour synchroniser leur travail.

L'emailer. Si vous avez l'habitude de vous envoyer des fichiers par courrier électronique afin qu'ils soient sauvegardés en ligne pour un accès facile, laissez-moi vous assurer que vous êtes un candidat idéal pour un service de synchronisation de fichiers. Ils sont beaucoup plus infaillibles que la méthode de messagerie ad-hoc. Et les pièces jointes peuvent encombrer les boîtes de réception limitées en termes de stockage.