Organisez-vous: numérisez vos documents personnels

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• Organisez-vous: numériser des documents personnels
• Ce qu'il ne faut pas numériser

Les ordinateurs sont très bons pour la recherche. Les ordinateurs sont également excellents pour la récupération. Peu importe la rapidité et l’efficacité avec lesquelles vous pensez pouvoir trouver et récupérer des informations dans votre maison à partir de bouts de papier, rassurez-vous, les ordinateurs peuvent le faire plus rapidement.

C'est la raison numéro un pour laquelle vous devez numériser plusieurs de vos documents personnels.

Il existe d'autres raisons également, comme le fait que vous ne pouvez même pas obtenir les informations sur le document d'assurance contre les inondations lorsqu'il est sur un bout de papier dans votre cuisine alors qu'un vol annulé vous a laissé pris au piège à Saint-Kitts, à cause d'un ouragan à la maison. Ne serait-il pas utile d'avoir un document numérique accessible depuis votre ordinateur portable, votre smartphone ou votre tablette?

En voici un autre: vous avez changé de médecin, de programme d'assurance et de pharmacie à plusieurs reprises au cours des dernières années, et le pharmacien doit maintenant vous connaître si vous avez déjà pris un médicament en particulier. Ne serait-il pas utile de se connecter à un système sécurisé contenant toutes les ordonnances rédigées par vos médecins, car vous avez capturé l'appareil photo de votre téléphone avant de les faire remplir?

Ou peut-être êtes-vous motivé pour numériser davantage de vos documents personnels simplement pour vous débarrasser de l'encombrement. Les raisons pour le faire sont innombrables, tout comme les excuses pour ne pas commencer. Voici quelques trucs et astuces qui ne vous laisseront plus aucune excuse pour remettre la tâche à plus tard.

Quoi numériser

Avant de pouvoir réduire la quantité de papier chez vous, vous devez déterminer quels documents ont la valeur d'être numérisés. Dans de nombreux cas, vous voudrez conserver les documents originaux, ce qui rend le document numérique essentiellement une copie de sauvegarde. Cette liste pourrait vous aider à générer des idées:

• taxes

• recettes déductibles des impôts

• des fiches de paie

• actes et baux

• garanties

• les passeports (de nombreux pays ont des règles très spécifiques sur la copie des passeports; vérifiez auprès de votre gouvernement)

• les archives familiales, telles que les actes de naissance, les documents d'adoption, les actes de mariage, les actes de décès et les documents d'immigration

• formulaires d'assurance

• les dossiers médicaux et dentaires et les ordonnances

Si votre employeur ne fournit pas de bordereaux de paiement électroniques, vous devez absolument conserver les originaux pendant au moins six mois, voire une année complète. Les banques et les propriétaires ont souvent besoin de ces documents, en plus des formulaires fiscaux (W2 aux États-Unis), lorsqu'ils remplissent des documents financiers ou relatifs au logement.

Avec les passeports et autres documents légaux officiels, faites attention aux règles pour faire des copies. Il est généralement judicieux de réduire ou d’agrandir l’image d’au moins 10% (pour éviter toute tentative de contrefaçon).

Même si vous pensez ne jamais avoir besoin de fournir de répliques de ces documents, vous aurez certainement besoin de faire référence à votre numéro de passeport (pour une application, par exemple) ou à un autre élément de données provenant d'eux. Il est tellement plus efficace de rechercher ces informations sur votre ordinateur que de commencer à fouiller dans un placard plein de papiers.