Organisez-vous: 7 conseils essentiels pour les utilisateurs lâches

De nombreuses équipes délaissent leur communication interne du courrier électronique vers des applications de messagerie, telles que Slack. Slack est devenu l'un des outils les plus populaires utilisés par les groupes pour communiquer et collaborer, mais il n'est pas nécessairement plus efficace que le courrier électronique seul.

Pour tirer le meilleur parti de Slack, vous devez vous assurer que vous utilisez certaines des fonctionnalités clés qui rendent l’application différente de la messagerie électronique.

Parmi les conseils de productivité que j'ai vus pour Slack, notons l'apprentissage des raccourcis clavier, la connexion d'applications tierces et la configuration de commandes automatiques à l'aide d'IFTTT. Ce genre de choses est effectivement utile, mais je pense que vous pouvez obtenir plus de retour sur votre investissement de temps en commençant par vous concentrer sur les fonctionnalités essentielles, les personnalisations et les meilleures pratiques. Ce sont à la fois simples à apprendre et susceptibles d’avoir un impact démesuré sur votre efficacité Slack.

1. Ajouter des notifications pour des mots-clés et des phrases

Pour que votre expérience de Slack soit productive, l’un des tout premiers paramètres à ajuster est vos notifications. Vous devriez vous concentrer en particulier sur les notifications pour les mots qui ont une signification particulière pour vous.

Cliquez sur votre nom en haut à gauche et sélectionnez Préférences. Aller aux paramètres de notification. Faites défiler jusqu'à l'endroit où vous voyez les mots en surbrillance. Tous les mots ou expressions que vous tapez ici déclencheront une alerte chaque fois que quelqu'un les utilisera.

Vous n'avez pas besoin d'utiliser des guillemets pour les termes de plus d'un mot, et les mots ne sont pas sensibles à la casse.

2. Personnaliser les notifications de canal

Toutes les chaînes auxquelles vous vous inscrivez ne sont pas nécessairement aussi importantes que les autres, et vous ne voudrez peut-être pas entendre une sonnerie, une sonnerie, un bourdonnement, un buzz ou une rafale chaque fois que quelqu'un dans une chaîne mentionne un @veryone criant. De même, il se peut que certains canaux utilisent des mots clés qui sont importants pour vous, mais leur utilisation dans un canal particulier ne l’est pas. Vous pouvez exclure les notifications de mots-clés et d'expressions des chaînes sélectionnées.

Commencez par aller sur le canal que vous souhaitez régler. En haut de la page, cliquez sur le nom du canal, puis sélectionnez Préférences de notification de canal. Faites vos ajustements dans la case qui apparaît.

3. Utilisez @Everyone et @Channel avec modération

Ce conseil de productivité concerne davantage l'étiquette Slack que toute fonction ou option spéciale: utilisez @everyone et @channel avec modération.

Utiliser l'une de ces légendes équivaut à envoyer un message électronique à tout le monde, ce que vous et votre équipe tentez peut-être d'éviter en utilisant Slack en premier lieu.

4. Ajouter des alias de messagerie slack à vos contacts

J'aime que les équipes puissent envoyer des messages dans Slack en transmettant des courriels à une adresse spéciale. Mais je déteste que les adresses e-mail sont gobbledygook.

Faites-vous une faveur en ajoutant les alias de courriel Slack à votre carnet d'adresses et en leur donnant un nom plus mémorable. Par exemple, si vous utilisez le transfert de courrier électronique pour alerter votre équipe de la couverture de presse, nommez l'adresse de messagerie Slack Slack Press Coverage. Si vous l'utilisez pour transférer des nouvelles, appelez-le Slack News. Ainsi, lorsque votre cerveau songe à envoyer un courrier électronique à Slack, vos doigts peuvent commencer à taper "Slack", ce qui est tout à fait logique.

Recherchez vos alias de messagerie (ou configurez-les) en accédant au paramètre Applications et Intégrations personnalisées de l'équipe. Une nouvelle page s'ouvrira. Sélectionnez Configurer en haut à droite. Rechercher des courriels. Pour obtenir une adresse électronique déjà configurée, sélectionnez Modifier les configurations. Vous pouvez copier et coller l'alias à partir de là.

5. Tapez / pour les commandes et les raccourcis

Vous pourriez passer beaucoup de temps à apprendre les commandes et les raccourcis clavier, mais je pense qu'une meilleure utilisation du temps des utilisateurs non avertis de Slack est simplement de se rappeler que vous pouvez taper une barre oblique au début de tout message et voir une liste de options pour les commandes.

Choisissez la commande que vous voulez dans la liste en tapant simplement la lettre suivante de cette commande.

6. Ajouter des rappels

Une fois que vous avez ouvert le monde des commandes rapides dans Slack, celui qui vaut la peine d’être appris est celui des rappels. Tapez "/ rappel" et laissez Slack vous inviter à remplir le reste.

Vous pouvez ajouter des rappels pour vous-même, vos coéquipiers ou tout un canal. Vous pouvez définir un rappel, par exemple, pour alerter tous les membres de votre équipe de vider le réfrigérateur vendredi à 16h40.

7. Ajouter de la couleur à votre barre latérale

Si vous utilisez Slack pour plusieurs groupes ou objectifs, il peut être difficile de passer d'un compte à l'autre, sauf si vous définissez des thèmes différents pour vos barres latérales.

Je vous recommande de choisir des thèmes très différents les uns des autres pour vous aider à reconnaître rapidement et facilement l'équipe à laquelle vous appartenez à un moment donné.