Organisez-vous: 5 façons de mieux envoyer un courriel

Il existe de nombreuses philosophies et méthodologies pour utiliser le courrier électronique plus efficacement. Ils sont fondamentaux pour limiter la distraction et être plus productifs. Mais vous devez également savoir quels outils sont à votre disposition pour vous rendre dans cet endroit plus productif.

Les fournisseurs de services de messagerie et les développeurs d’applications tierces ont inventé des outils exceptionnels qui rendent la messagerie beaucoup plus efficace. Je pense que cinq ont le plus grand effet et sont les plus largement applicables. Ensemble, ils vont vous aider

• écrire de meilleurs emails,
• transformer les emails en tâches,
• annuler l'envoi d'e-mails,
• programmer l'envoi d'e-mails, et
• répéter des courriels.

Écrire mieux

Écrire des courriels inutilement longs ou peu clairs est une perte de temps. Le destinataire peut ne pas avoir le temps de les lire en premier lieu, ou perdre du temps à les relire pour essayer de les comprendre, ou peut-être devoir répondre à l'expéditeur pour obtenir des éclaircissements. De plus, il y a tout le temps perdu à les écrire.

Il existe deux applications qui travaillent fort pour vous aider à rédiger de meilleurs courriels, car elles se concentrent sur l'écriture proprement dite: Grammarly et Crystal.

Grammarly est un plug-in qui fonctionne comme un correcteur orthographique pour analyser la grammaire et faire des suggestions intelligentes sur la manière de resserrer votre langue, d'écrire clairement et de corriger les erreurs courantes. Il a une capacité remarquable à repérer les erreurs ESL en particulier.

Crystal est également un plug-in, et il vous incite à personnaliser le langage de votre courrier afin de plaire au destinataire. Voici comment cela fonctionne: Crystal trouve d'abord vos destinataires en ligne (leurs comptes Twitter, leurs pages Facebook, etc.) et examine comment ils utilisent et réagissent à la langue. Sont-ils concis et directs? Ou ont-ils tendance à se perdre dans de longues discussions? En fonction des résultats, Crystal guide votre écriture.

Si vous n'êtes pas un écrivain fort, les invites très claires de Crystal peuvent réellement vous aider à trouver des mots pour écrire ce que vous voulez dire. C'est une proposition valable, mais il y a quelque chose à ce sujet qui me frotte dans le mauvais sens. Il y a une prémisse non déclarée que vous adaptez votre langage pour extraire quelque chose de l'autre personne, et je trouve cela manipulateur. Cela ne vous dérange peut-être pas, ou pourrait même correspondre exactement à ce que vous recherchez. De toute façon, on ne peut nier que son travail est bon.

Transformez vos courriels en tâches

Votre boîte de réception n'est pas votre liste de tâches, mais vous recevez probablement toujours des tâches qui vous sont assignées par courrier électronique. Le correctif consiste à configurer une application connectée pour déplacer efficacement ces tâches vers un emplacement plus approprié.

Plutôt que de taper manuellement une nouvelle tâche pour vous-même dans l'application à faire ou de rappel que vous utilisez, connectez-la directement à votre compte de messagerie ou configurez la redirection d'e-mails et, en un ou deux clics, déplacez cet e-mail à sa place.

Wunderlist, Evernote Plus et Premium, Todoist Premium, Boxer et Newton Mail sont quelques-unes des applications qui permettent de transférer des courriers électroniques vers une autre application, par connexion directe ou par transfert de courrier électronique.

Annuler envoyer

Nous avons tous touché Send prématurément, que ce soit parce que nous avions oublié une faute de frappe, laissé de côté des informations ou arrêté de reconsidérer un e-mail rédigé dans le feu de l'action. Toutefois, vous ne devez pas vivre avec le regret ou l’inefficacité de devoir rédiger un deuxième courrier électronique. Vous devez juste pouvoir annuler l'envoi.

Annuler l'envoi est différent du rappel d'un message. Avec annuler l'envoi, le message n'est jamais envoyé. Fondamentalement, votre email contient le message pendant environ 10 à 30 secondes, au cours desquelles vous pouvez changer d’avis.

Gmail a un bouton d'annulation d'envoi (voir la vidéo ci-dessous pour savoir comment le configurer) que chaque utilisateur Gmail doit activer. Newton Mail (qui regorge de fonctionnalités riches pour la messagerie électronique sur les appareils mobiles) en a également une qui fonctionne sur tous les comptes de messagerie pris en charge, notamment les comptes Microsoft Exchange et iMap. D'autres fournisseurs de messagerie l'offrent également.

Calendrier d'envoi

"En ce moment" n'est pas toujours le bon moment pour envoyer un email. C'est à ce moment-là que l'envoi du calendrier est utile. Cette fonction de courrier électronique vous permet de choisir une heure future où votre message sera remis. Outlook, Boomerang pour Gmail et Newton Mail l'ont tous.

Avec l'envoi planifié, tant que le message n'est pas encore sorti, vous pouvez également le modifier. Donc, il couvre une partie du même terrain que la fonction d'annulation d'envoi.

Roupillon

Je ne suis pas fan de la philosophie de la boîte de réception zéro qui consiste à essayer de garder votre message non lu compte pour rien. Cela prend trop de temps à gérer et ne répond pas aux besoins réels des clients en matière de courrier électronique, psychologiquement ou techniquement. Cependant, je suis un partisan du snoozing, qui a la même idée de réduire au minimum le nombre de messages dans votre boîte de réception à un moment donné.

Snoozing ne fait rien de plus que cacher un message de votre boîte de réception pendant un certain temps. Combien de temps? Tu décides. L'effet est que vous pouvez vous concentrer sur des messages importants sans être distrait par des messages moins importants. Ces messages moins importants refont surface à un moment où il est préférable que vous les traitiez. Outlook (où il est appelé "calendrier"), Airmail, Sparkmail et Newton Mail ont tous un bouton de répétition.

Si vous souhaitez être plus productif (et qui ne l'est pas?), Vous devriez jeter un coup d'œil à mon résumé des meilleures applications de productivité. Quels que soient vos problèmes d’efficacité au travail, il devrait y avoir plusieurs applications ou services qui vous aideront à mieux utiliser votre temps.