Organisez-vous: 5 astuces pour respecter les délais

Un de mes dictons préférés a toujours été: "Si vous voulez que quelque chose soit fait, donnez-le à une personne occupée." Ce n'est pas un secret pour personne que les personnes qui restent occupées ont des stratégies pour hiérarchiser et gérer tout ce qu'elles doivent faire. Ces stratégies, bien que rarement explicitées, reposent généralement sur un concept principal: les délais.

Les délais fournissent la structure. Ils créent la responsabilité et aident à prévenir les conséquences négatives. Certaines personnes les aiment, d'autres les détestent, mais ceux qui les embrassent réussissent généralement.

Pour écrire cette chronique, j'ai réfléchi à mes propres stratégies de gestion des délais, puis j'ai parlé à mes collègues et amis qui sont productifs et ont réussi à voir à quel point leurs stratégies étaient similaires aux miennes et à celles des autres. Les astuces se chevauchaient énormément.

Voici 5 conseils sur la façon dont les personnes organisées gèrent leurs échéances et restent au top de leur forme.

1. Toujours respecter votre échéance!

Vous pensiez peut-être que la règle numéro un des délais était de vous donner des délais raisonnables. C'est un conseil judicieux, mais plus important que: Toujours respecter votre échéance!

Il y a toujours deux dates limites: la date limite rembourrée que vous affectez et la "date limite de dépôt". La date limite de dépôt, également connue sous le nom de "ou d'autre", est le dernier jour et l'heure absolus où quelque chose peut se produire. C'est presque toujours la date limite que quelqu'un d'autre vous donne. Un exemple de date limite de dépôt est la date limite de dépôt de la taxe que votre gouvernement fixe. Un autre est la date limite de candidature pour le collège.

La date limite rembourrée, en revanche, est votre date limite auto-imposée. En ajoutant une échéance à une échéance, vous définissez celle-ci un peu plus tôt que la date limite de dépôt afin de laisser un peu de marge de manœuvre pour que les choses tournent mal. Respectez toujours vos propres délais et respectez les délais que vous attribuez aux autres. Ne prévoyez jamais d’obtenir quelque chose juste sous le fil (ce n’est pas vraiment un «plan», n’est-ce pas?). Prévoyez plutôt des événements imprévus, tels que des jours de maladie, le blocage d’une rame de métro bloquée, une panne de courrier électronique, une grève des postes ou tout simplement pour que les parties changent d’avis sur ce qu’elles veulent et quand elles le souhaitent.

2. Rendez vos échéances visibles.

Les délais doivent être où vous pouvez les voir. Comme pour les listes de tâches et les objectifs, plus vous voyez vos échéances, moins vous risquez de les oublier. Les calendriers muraux imprimés fonctionnent parfaitement. Si vous utilisez un cahier en papier, écrivez vos échéances sur un calendrier d'une page (vous pouvez en imprimer un à partir d'Internet), pliez-le en deux et utilisez-le comme signet. Si vous aimez les notes sans papier, définissez les délais dans une application que vous utilisez quotidiennement, que ce soit Outlook, Google Agenda, Excel ou autre chose. Vous pouvez même utiliser un calendrier de widgets de bureau, en fonction du nombre d'échéances imminentes que vous devez gérer.

L'un des avantages de la fixation de vos délais dans une application est que cela les rend faciles à partager. En quelques clics de souris ou en tapant sur un écran, vous pouvez rappeler à vos collègues ou partenaires les échéances à venir.

3. Connaissez vos cycles de travail.

La manière dont vous fixez vos échéances dépend en grande partie de vos cycles de travail, ce qui signifie que vous avez tendance à avoir des échéances quotidiennes, hebdomadaires ou mensuelles. Par exemple, je travaillais dans un magazine trimestriel, alors j’avais toujours épinglé trois calendriers sur mon tableau de liège, qui indiquaient les trois prochains mois. Quand nous étions en septembre, je pouvais voir les échéances les plus importantes à venir, même si elles n'arriveraient pas avant novembre. J'avais aussi un calendrier annuel indiquant des échéances importantes encore plus éloignées, mais j'ai gardé ce calendrier numérique, car je n'avais pas besoin de le voir tous les jours. Les personnes hautement productives concilient les délais dont elles ont besoin pour pouvoir accéder aux délais qu'elles ont besoin de voir. Voir trop de délais devient accablant. Voir les délais nécessaires pour les projets les plus importants à venir vous garde sur la tâche.

4. Utilisez les doubles rappels.

Lorsque le délai est éloigné mais très important, utilisez un double rappel. En d'autres termes, définissez deux alarmes ou notifications pour vous rappeler, quelques jours à l'avance, que l'échéance est proche. Cette astuce est particulièrement importante pour les délais qui sortent du cadre de votre travail habituel - le genre de choses que vous êtes susceptible d'oublier. Si je dois présenter un exposé (quelque chose que je fais rarement) six semaines à partir de jeudi, je placerai un rappel dans mon calendrier pendant six semaines à partir de lundi afin que, au début de la semaine désignée, je me souvienne que l'événement arrive et que je dois préparer.

5. Respectez vos délais de manière constante.

"Respecter vos délais de manière cohérente" est l'une de ces choses qui est plus facile à dire qu'à faire. Mais si vous comprenez que cela affecte votre valeur au travail, eh bien, cela seul peut être très motivant.

Le respect constant des délais peut augmenter votre valeur en tant qu'employé, membre de l'équipe ou partenaire. Réfléchissez à la façon dont vous voyez les personnes qui respectent systématiquement les délais. Ils sont fiables, ont une solide éthique de travail et sont considérés comme des joueurs d’équipe. Respecter les délais consiste rarement à faire le travail uniquement pour vous-même. Il s’agit presque toujours de terminer un maillon d’une chaîne, et là où il y en a, il y a d’autres personnes qui ne peuvent pas respecter leurs propres délais tant que vous n’avez pas respecté le vôtre. Si vous n'êtes pas à l'heure, ils ne peuvent pas l'être non plus.

Tant de gens ne respectent pas les délais de manière constante que ceux qui le font se démarquent généralement. Si vous respectez vos échéances plusieurs mois de suite, les gens le remarqueront et cela changera la façon dont ils vous voient et la confiance qu'ils sont disposés à vous accorder.

Et comme le dit le proverbe: "Si vous voulez que quelque chose soit fait, donnez-le à une personne occupée", plus vous respectez les délais, plus vous avez de chances de continuer à les respecter. C'est un comportement cyclique.

Faire ou ne pas… Il n'y a pas d'essais avec des délais

Bien que tous ces conseils sur les délais fonctionnent pour la plupart des gens, faites toujours ce qui vous semble le plus logique pour vous, votre travail et vos habitudes. Par exemple, certaines personnes ne respectent tout simplement pas les délais précisés. Ils ont besoin que la date inscrite sur le calendrier soit la date limite, et tout ce qui doit être ajouté se produit dans leur tête. Et c'est bon.

Mais lorsque vos habitudes nuisent à votre productivité et à votre succès, essayez de les reconnaître et de changer les choses. Des systèmes de rappel ou de notification très simples dans les applications que vous utilisez déjà (d’Outlook à Gmail en passant par Basecamp) peuvent vous aider à créer de meilleures habitudes. Alors développez un calendrier, utilisez les fonctionnalités de l'application qui sont déjà à portée de main et fixez des échéances (avec une marge de manœuvre intégrée). Vous serez content de l'avoir fait.