Organisez-vous en 5 étapes simples pour commencer à utiliser les diagrammes de Gantt

Avant de commencer un nouveau projet, il est utile d’avoir une feuille de route, une sorte d’aperçu clair de toutes les étapes nécessaires et de l’ordre dans lequel elles doivent se dérouler. C'est essentiellement ce qu'est un diagramme de Gantt. Peu importe qu'il s'agisse d'un projet personnel, comme l'ajout d'une terrasse à l'arrière de votre maison ou d'un travail, comme la création d'un nouveau site Web. Tu dois savoir

• quand et où vous commencez,
• toutes les étapes le long du chemin et combien de temps elles prendront,
• qui est responsable de chaque étape,
• l'ordre dans lequel les étapes doivent se dérouler, et
• quand le projet sera terminé.

Les diagrammes de Gantt, du nom de l'ingénieur et consultant Henry Gantt, qui les ont développés et utilisés dans les années 1910, sont une visualisation d'un projet de bout en bout. Ils constituent un type extrêmement courant d’outil de productivité et font partie intégrante de nombreux services de gestion de projet. En fait, l'excellent service TeamGantt tire même son nom des charts., J'explique ce que sont les diagrammes de Gantt, ce qu'ils font et comment les gens les utilisent, et propose cinq étapes pour commencer à les utiliser.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt?

"Un diagramme de Gantt est une visualisation des étapes nécessaires à la réalisation de votre projet", a expliqué Kayvon Ghaffari, responsable du programme à LiquidPlanner, lorsque je lui ai récemment demandé de donner son avis sur l'utilisation des diagrammes de Gantt. LiquidPlanner est une application gagnante en matière de gestion de projet et de collaboration en milieu de travail qui met l'accent sur les diagrammes de Gantt.

Ghaffari m'a rappelé qu'un projet est différent des autres types de travail. "Un projet est un ensemble de travaux qui a un début et une fin, et la création de ce projet est un ensemble de tâches", a-t-il déclaré. Les diagrammes de Gantt fonctionnent spécifiquement pour les projets, pas pour les travaux en cours. Ils ont pour but de vous aider à aller du début à la fin, il est donc important qu'il y ait une fin.

Les diagrammes de Gantt se lisent de gauche à droite et de haut en bas. (Voir l'image ci-dessus de TeamGantt.) L'axe des x est le temps. Le graphique commence lorsque le projet commence et se termine lorsque le projet est livré. Exécuter la longueur de l'axe des y sont des tâches, même si elles sont simplement dans une liste. Leur placement exact sur l’axe des ordonnées n’est pas pertinent, bien qu’ils tendent à se classer par ordre chronologique.

"Une tâche a trois composantes: ce que c'est, combien de temps cela va prendre et qui va le faire", a déclaré Ghaffari. Sur un diagramme de Gantt, chaque tâche est représentée par une barre. La longueur de la barre indique combien de temps la tâche prendra. Les barres de tâches sont souvent de couleur coordonnée, indiquant quelle personne ou quel département est chargé d’accomplir la tâche. Quant au "quoi", le nom de la tâche apparaît généralement sur la barre ou devient visible lorsque vous cliquez dessus.

En plus d'afficher toutes les tâches d'un projet et leur durée, les diagrammes de Gantt indiquent le séquencement et les dépendances. En d'autres termes, ils indiquent l'ordre dans lequel les tâches doivent être exécutées et si une chose doit se produire avant une autre. Pourquoi est-ce si important?

Que font les diagrammes de Gantt?

"Les diagrammes de Gantt montrent clairement que vous ne pouvez pas tout faire en même temps", a déclaré Chris Savoie, responsable de la stratégie produit de Workfront. Il a utilisé l'exemple de la construction d'une cabane dans les arbres. Vous pouvez acheter les clous et le bois en même temps, mais vous devez couper le bois avant de le clouer dans l'arbre.

Les diagrammes de Gantt montrent les dépendances entre les tâches, généralement avec une sorte de ligne les reliant.

Avant de rejoindre Workfront (qui, à l'instar de LiquidPlanner, est un outil de collaboration et de gestion de projet sur le lieu de travail), il a travaillé sur des projets très complexes avec United Space Alliance, en collaboration avec le Johnson Space Center de la NASA. Il a mentionné que si le séquençage et les dépendances sont importants pour des projets même simples, tels que la construction d'une cabane dans les arbres, ils le sont également pour des projets de grande envergure, comme la construction de la Station spatiale internationale.

Les diagrammes de Gantt aident également les organisations ou les responsables de projets à gérer les ressources. "Ce n'est pas parce qu'une tâche existe qu'il y a une personne qui est libre de le faire", a déclaré Ghaffari.

Avec un diagramme de Gantt, vous pouvez facilement voir quand des personnes ou des départements sont programmés pour travailler sur des tâches par rapport à quand elles sont libres. "Vous devez être en mesure de prendre en compte les horaires et le nombre d'heures de la journée", a-t-il ajouté. Les diagrammes de Gantt permettent de visualiser efficacement le temps, les tâches et les ressources.

Débuter avec les diagrammes de Gantt

Une fois que vous avez compris à quoi ressemblent les diagrammes de Gantt et pourquoi ils sont utiles, vous pouvez les créer pour vos propres projets. Ces cinq étapes vous aideront à commencer.

1. Choisissez un modèle ou créez-en un de toutes pièces

Généralement, lorsque vous démarrez un nouveau diagramme de Gantt, vous avez la possibilité d’utiliser un modèle ou de partir de zéro. Les modèles peuvent provenir d'une source externe, dans le cas de ceux fournis par un logiciel de gestion de projet, ou peuvent provenir d'un projet de votre passé.

L'un des avantages de l'utilisation de votre propre travail précédent pour créer un modèle est que vous pouvez souvent apprendre beaucoup de ce qui s'est passé dans le passé. Le modèle fournira des informations non seulement sur les tâches et la séquence, mais également sur le fait de savoir si une tâche a pris plus de temps que prévu.

2. Marquez vos jalons

La plupart des logiciels de création de diagrammes de Gantt incluent la possibilité d’ajouter des jalons. Un jalon est un marqueur qui indique qu'une phase d'un projet est terminée. Par exemple, lors de la création d’un site Web, le verrouillage des structures filaires est un jalon typique.

Lorsque vous créez un diagramme de Gantt à partir de zéro, il est souvent utile de tracer tous les jalons avant d'ajouter des tâches. En répertoriant tous les jalons, vous décomposez le projet en éléments plus petits, qui sont plus faciles à conceptualiser que l'ensemble du projet à la fois.

3. Ajouter des tâches, des événements de séquence et créer des dépendances

L'étape suivante consiste à ajouter des tâches, à séquencer des événements et à créer des dépendances. Lorsque vous ajoutez des tâches, veillez à consulter les rapports historiques ou à parler aux personnes qui les réaliseront pour obtenir une estimation précise de la durée requise.

Lors du séquencement des événements, n'oubliez pas qu'il est possible d'effectuer plusieurs tâches en même temps, mais pas par la même personne. Dans une version de site Web, une personne peut travailler sur des structures filaires, tandis qu'une autre collecte un exemple de contenu pour le prototype. Mais le concepteur de fil de fer ne peut pas créer simultanément des tableaux d'humeur.

Ajoutez des dépendances uniquement après avoir répertorié toutes les tâches, placez-les dans le bon ordre et faites attention. "Ce qui peut vraiment vous gâcher, c’est si vous allez à mi-chemin dans le diagramme de Gantt et constatez que, par exemple, la tâche 12 ne dépend plus de la tâche 5", a déclaré Savoie. Il a ajouté que les débutants devraient faire extrêmement attention à ne pas supprimer les dépendances à moins d'être sûrs que c'est correct, car les récupérer est très difficile s'ils créent une longue chaîne d'événements.

4. Surveillez vos ressources

"Les tâches doivent être dans le bon ordre, puis vous devez déterminer qui est disponible pour les achever", a expliqué Ghaffari. Comme mentionné ci-dessus, ce n'est pas parce qu'il y a une tâche à faire qu'il y a quelqu'un de libre de le faire.

M. Ghaffari a noté que le logiciel de diagramme de Gantt de sa société ne permettait pas de surréservation, ce qui signifie que LiquidPlanner ne vous laissera pas affecter une personne à une tâche si cette personne est déjà affectée à une tâche différente en même temps.

Les diagrammes de Gantt vous aident à voir non seulement si une ressource est surbookée, mais aussi quelles sont les conséquences sur le reste du calendrier du projet, une fois celui-ci corrigé.

5. Collaborer

"Il est vraiment important que les gens comprennent que le diagramme de Gantt n'est pas magique", a déclaré Ghaffari. "Ce n'est pas parce que vous avez planifié quelque chose que cela a un rapport avec la réalité."

La collaboration est le moyen de s’assurer que le diagramme de Gantt est conforme à la réalité. Le logiciel de diagramme de Gantt fait souvent partie d’un ensemble plus vaste de gestion de projet ou de collaboration en milieu de travail. Tous les membres d'une équipe devraient avoir au moins la possibilité de voir le tableau, sinon de mettre à jour des tâches et d'autres informations qui le renseignent. De cette façon, si un cessionnaire termine une tâche tôt et qu’il a le pouvoir de mettre à jour ses progrès pour marquer l’achèvement de la tâche et corriger le temps estimé, il peut ainsi aider d’autres cessionnaires à s’acquitter de leurs tâches plus tôt. Elle pourrait aussi se présenter comme une ressource disponible pour l’aider dans une autre tâche jusqu’à sa prochaine affectation.

Ghaffari a résumé le pouvoir de la collaboration de la manière suivante: "Si le diagramme de Gantt est en vase clos, qui sait s'il est exact? S'il est collaboratif, des contrôles sont en place, et il est plus probable qu'ils reflètent la réalité. Le diagramme de Gantt brille."

Ne comptez pas trop sur les diagrammes de Gantt

Ghaffari et Savoie m'ont dit qu'ils utilisaient des diagrammes de Gantt pour la planification et l'enregistrement d'un projet, mais ils n'aiment pas gérer le travail quotidien. «C’est un plan, pas un calendrier d’exécution, en général», a déclaré Savoie.

Savoie a également fait remarquer qu'un débutant ne réalisait peut-être pas que les gens consultent rarement un diagramme de Gantt en entier, car ils sont généralement énormes. "Vous aurez besoin d'un panneau d'affichage pour l'imprimer", a-t-il déclaré.

Selon Ghaffari, "L'élaboration du diagramme de Gantt n'est pas l'objectif final. C'est une visualisation du plan de tâches et de la séquence. Le diagramme de Gantt aide les gens à comprendre comment le plan va fonctionner."

Si les diagrammes de Gantt vous intéressent, vous êtes probablement également intéressé par la gestion de projet en général. Pour obtenir d’excellents conseils supplémentaires pour garder votre projet sur la bonne voie, consultez mes 4 Conseils pour bien commencer avec la gestion de projet ainsi que mes conseils sur Comment améliorer la communication pour une meilleure gestion de projet.