Organisez-vous: 5 raisons pour lesquelles votre boîte de réception n'est pas votre liste de choses à faire

J'adore demander aux gens comment ils utilisent le courrier électronique au bureau, ne serait-ce que pour mieux comprendre la différence entre la manière dont le courrier électronique a été conçu pour être utilisé, comment il est utilisé de la manière la plus efficace et comment les gens l'utilisent réellement.

À la question, de nombreuses personnes résument fièrement leurs techniques de gestion de la messagerie électronique de la manière suivante: "Ma boîte de réception électronique est ma liste de choses à faire!"

Ils pensent généralement que c'est un système ingénieux, mais cela me fait grimacer. Je recule d'horreur lorsque j'entends cette déclaration bien intentionnée mais finalement ruineuse. (Ma réaction physique, j'ai appris, n'est pas idéale si j'ai l'intention de poursuivre la conversation.)

Le but de cet article est de vous convaincre que votre boîte de réception ne doit pas être votre liste de choses à faire. Il existe des moyens plus efficaces et plus efficaces d'utiliser le courrier électronique - ou mieux, de penser au courrier électronique.

Espérons que cet article vous convaincra de changer vos habitudes. Dans la colonne de la semaine prochaine (revenez tous les lundis pour prendre connaissance des dernières nouvelles de cette série intitulée Get Organized), je traiterai de l'autre côté de l'équation: comment créer une liste de tâches plus intelligente. Assurez-vous également de lire la colonne de la semaine dernière avec 11 astuces pour gérer les courriels.

Qu'est-ce que Email pour?

"Email" n'est plus un nom descriptif précis des applications logicielles et des services que nous utilisons pour envoyer du courrier électronique. Ils font tellement plus que ça. Avec toutes les capacités et fonctions de l'e-mail - la possibilité d'envoyer des pièces jointes (vie changeante!), Des carnets d'adresses intégrés, des fonctions de planification et de rappel, des calendriers publics et privés - c'est une merveille que nous appelons encore "e-mail".

Pour la communication entre organisations, le courrier électronique fonctionne à merveille. Vous avez une trace écrite de conversations, horodatées, livrées presque instantanément et en toute sécurité. Le courrier électronique vous permet de travailler à votre rythme, en hiérarchisant les réponses à votre guise.

Toutefois, pour les communications intra-organisationnelles (c'est-à-dire au sein de votre organisation), les courriers électroniques peuvent être terriblement obsolètes et même sur le chemin de la morgue (voir "Le courrier électronique est-il mort?"). Nous disposons désormais d'un éventail plus large d'outils qui nous aident à atteindre les mêmes objectifs finaux, mais de manière plus efficace et plus utile. Les applications de messagerie instantanée, les réseaux sociaux d'entreprise et les portails de gestion de projets (tels que Basecamp) en sont quelques exemples. Certaines personnes oublient que les téléphones et les rencontres en face à face sont souvent le meilleur moyen de communication pour certaines tâches également.

Le courrier électronique a certes sa place, mais de nombreuses personnes l'utilisent pour accomplir des tâches qui bénéficieraient d'une solution différente. Le courrier électronique doit être utilisé pour les communications nécessitant une trace écrite, en particulier des messages inter-organisations. Les applications et fonctionnalités contenues dans le courrier électronique, telles que les calendriers et la planification, doivent être utilisées comme prévu. Si vous souhaitez conserver votre liste de tâches dans votre programme de messagerie, il existe probablement un outil pour cela (dans Outlook, par exemple, il s'appelle Tâches). Mais la boîte de réception n’a pas été conçue pour vous indiquer les tâches à accomplir au jour le jour. Voici quelques raisons:

Raisons pour lesquelles votre boîte de réception ne doit pas être votre liste de tâches

1. Aucun contrôle sur les éléments entrants.

Une liste de tâches ne contient que les éléments que vous y mettez. Par contre, votre boîte de réception ressemble à un bec sans tige. Vous n'avez aucun contrôle sur les éléments entrants, si ce n'est de les examiner un par un et de les supprimer, ce qui est un moyen extrêmement inefficace de créer une liste de tâches. Les messages sont diffusés à toute heure de la journée. Ils peuvent provenir de n'importe qui, sans égard à la hiérarchie pouvant déterminer votre liste de tâches à effectuer. Et plus probablement qu'autrement, seule une fraction d'entre eux reflètera ce que vous devez faire.

2. Tâches mal nommées.

Pour la petite tranche de contenu de la boîte de réception qui reflète réellement les éléments qui devraient figurer sur votre liste de tâches à effectuer, posez-vous la question suivante: la ligne de sujet décrit-elle avec précision ce que vous devez faire? Dans de nombreux cas, d'autres personnes ont composé la ligne d'objet, ce qui peut ne pas refléter le message lui-même, encore moins la partie du message qui vous concerne. Avec une liste de tâches appropriée, vous utilisez votre propre langue pour obtenir rapidement des informations importantes. Une liste de tâches bien rédigée est une liste que vous pouvez numériser en une seconde ou deux et vous savez exactement ce qui doit être fait. Vous êtes le seul à pouvoir écrire de manière à vous communiquer des informations aussi rapidement.

3. trop long.

Je sais que je viens d’énoncer ce point, mais il convient de répéter: une liste de tâches bien rédigée est une liste que vous pouvez parcourir en une seconde ou deux et qui sait exactement ce qui doit être fait. Je parierais 50 $ que je ne pouvais pas trouver une seule personne chez PCMag avec une boîte de réception permettant de transmettre des informations en un coup d'œil.

Ne te fais pas d'illusions. Nous conservons tous dans notre boîte de réception des messages qui nous rappellent des tâches que nous aimerions accomplir mais ne le feront pas. Et c'est bon. Mais ces éléments n'appartiennent pas à une liste de tâches.

4. Manque d'outils pour hiérarchiser et fixer les délais.

Les points d'exclamation, les drapeaux, les étoiles et les bulles de couleur rouges - les programmes de messagerie électronique vous fournissent généralement une poignée d'outils pour marquer les messages importants. Dans certaines applications, vous pouvez même associer une date de "réponse par", telle que celle d'aujourd'hui, demain ou de manière approximative "cette semaine". Utilisez ces fonctionnalités pour vous rappeler de communiquer avec les gens, mais pas comme des repères de priorité ou des dates d'échéance précises pour des tâches spécifiques. Comme mentionné, les lignes d'objet ne vous disent jamais systématiquement ce que vous devez faire, et l'ajout de drapeaux ne fournit pas les mêmes informations précieuses que celles d'une liste de tâches. Une bonne liste de tâches organise les tâches par priorité et utilise des délais.

5. Empêche votre email d'être email.

J'espère que je vous ai surtout convaincu que d'essayer d'ajuster votre boîte de réception pour qu'elle fonctionne comme une liste de tâches entraîne une liste de tâches très médiocre. Devine quoi? Cela crée également une boîte de réception très pauvre, alors maintenant vous deux inefficacités! Si vous essayez de manipuler votre boîte de réception pour en faire votre liste de tâches à faire, vous pouvez basculer d'une opération à l'autre. Voici comment cela pourrait se produire: Triez la boîte de réception de manière à trouver les tâches prioritaires. repérer un nouveau flux de courrier; être interrompu; utiliser la boîte de réception; vérifier le nouveau courrier; décidez que cela ne vous concerne pas; recourir à nouveau par des drapeaux ou des étoiles; essayez de vous rappeler où vous étiez avec la liste de choses à faire…

N'oubliez pas que si votre programme de courrier électronique dispose d'une application ou d'une fonctionnalité intégrée pour les listes de tâches, vous pouvez l'utiliser!

Email est Email

Conservez votre boîte de réception comme boîte de réception et non comme une liste de tâches à faire, et vous serez beaucoup plus efficace. Les chances sont, votre vie professionnelle deviendra un peu plus heureuse, aussi. Dans la colonne S'organiser de la semaine prochaine, j'expliquerai plus en détail en quoi une bonne liste de tâches à faire, comment l'utiliser, ainsi que quelques outils permettant de gérer de manière hautement automatisée le processus de gestion d'une liste de tâches.