Organisez-vous: 3 façons d'utiliser les nouveaux forums kanban d'Asana

Certains outils de productivité n’ont vraiment aucun sens tant que vous ne les voyez pas en action. Par conséquent, si vous n'avez jamais utilisé de tableaux kanban, vous n'avez peut-être pas compris ce que tout le brouhaha qui entoure le service de collaboration et de gestion des flux de travail de premier plan, Asana, a ajouté des conseils kanban. Toutefois, si vous souhaitez être plus productif au travail, cela vaut la peine d'être examiné, comme je l'expliquerai.

Pour l'application en ligne Asana, non initiée, qui a récemment gagné beaucoup de terrain. Ce service est fondamentalement une liste de tâches sur les stéroïdes. Vous pouvez utiliser Asana avec un groupe de personnes, et il est très populaire sur les lieux de travail. Ce qu’il ya de nouveau dans Asana depuis la semaine dernière est une fonctionnalité appelée boards, basée sur les kanban. Kanban est un terme générique qui décrit à la fois un type d'application et un système d'utilisation de cette application. Trello est l’une des applications de conseil kanban les plus connues.

Kanban est également très populaire parmi les équipes informatiques et les équipes de développement de logiciels. Lorsqu'ils le décrivent, ils jettent des termes comme Scrum et «juste à temps», s'attendant à ce que nous, les gens ordinaires, comprenions ce qu'ils signifient. C'est très déroutant.

Une façon beaucoup plus simple et plus claire de comprendre le kanban consiste à en voir des exemples en action. Vous trouverez ci-dessous des exemples de conseils d'administration kanban qui sont peut-être moins courants sur le lieu de travail, mais qui sont conçus pour donner un sens à presque tout le monde.

1. Suivre les tâches personnelles: faire, faire, faire

Une façon d’utiliser un tableau kanban est d’organiser une liste de tâches personnelle et de s’assurer que vous n’assumez jamais trop de tâches à la fois. Appelons cela le tableau À faire, faire, fait.

Dans cette configuration, vous avez trois colonnes intitulées To Do, Doing, and Done. Vous avez également une pile de notes autocollantes, appelées cartes en kanban. Vous écrivez vos tâches sur les notes autocollantes, une tâche par note, et vous les collez dans la colonne Tâches. Jusqu'ici tout va bien.

À l'heure actuelle, nous avons une liste de tâches dans la colonne Tâches et rien dans les colonnes Faire ou Terminé. Je sais que vous pouvez voir où cela se passe, mais ne passez pas tout de suite à la prochaine étape.

Ce que vous devez comprendre en ce qui concerne les tableaux kanban, ce sont des visualisations d’informations que vous pourriez tout aussi facilement suivre d’une autre manière. Dans Asana, vous pouvez plutôt regarder vos tâches en mode liste, en utilisant des en-têtes dans la liste pour différencier les différents types de tâches, comme dans l'image ci-dessous.

Mais lorsque vous visualisez la même information dans la vue de bord, cela peut avoir un effet psychologique différent. Avec les conseils To Do, Doing, Done, les gens imposent généralement une limite quant au nombre de tâches pouvant figurer dans leur colonne Doing à un moment donné. Le but est de créer un système qui vous guide pour vous concentrer sur quelques tâches seulement. Avec une vue en liste, il est facile de sentir que toutes les tâches sont d'égale importance et qu'elles doivent toutes être terminées maintenant!

Le tableau kanban To Do, Doing, Done fonctionne très bien pour les tâches complexes comportant de nombreuses étapes. Dans les images ci-dessus et ci-dessous, vous pouvez voir que beaucoup de tâches sont volumineuses et ne peuvent pas être accomplies en une seule journée. Limiter la liste des tâches à deux ou trois tâches au plus vous encourage à vous concentrer sur celles-ci jusqu'à ce qu'elles soient terminées.

Il est très simple d'appliquer le même concept de limitation du travail en cours (Doing) aux paramètres d'une équipe.

2. Répartissez le travail dans une corbeille de tâches partagée.

Voici un autre exemple assez simple. Vous pouvez utiliser un tableau kanban pour que les membres d’une équipe puissent travailler et s’assigner eux-mêmes.

Pour faciliter la compréhension, supposons qu'il s'agit d'une liste de tâches ménagères. Ce ménage a trois enfants: Andy, Berta et Claudio. La première colonne de kanban est Chores. Les prochaines colonnes sont Andy, Berta et Claudio. La dernière colonne est Fait.

La règle du ménage est que chaque enfant doit choisir une corvée à faire tous les samedis. Des tâches supplémentaires pourraient être occasionnées de temps en temps. Les enfants ont l'autonomie de choisir leur tâche en fonction de ce qui est disponible. Ils font un choix, glissent cette carte dans leur colonne et en revendiquent donc la responsabilité. Une fois leurs tâches terminées, ils déplacent la carte dans la colonne Terminé.

Il est facile d’imaginer cet arrangement en milieu de travail. Nous pourrions avoir une équipe de travailleurs avec une pile de travail qu'ils doivent tous accomplir collectivement. Plutôt que d'attendre qu'un responsable leur attribue un travail, ils peuvent demander à une tâche de figurer dans la corbeille Travaux disponibles.

3. Gérer les contacts

Une façon plus inhabituelle d’utiliser un tableau kanban est de conserver des listes de contacts par région ou par ville. Encore une fois, cela pourrait tout aussi bien être dans un format de liste, mais pour beaucoup de gens, voir des colonnes et des cartes a un effet psychologique différent (positif).

Cette fois, assez simple, le tableau contient des colonnes pour différentes régions et villes. Chaque carte est un contact basé dans cette région. Lorsque vous voyagez à un endroit donné, vous pouvez facilement consulter une liste de contacts que vous pourriez éventuellement contacter. En outre, vous remarquerez très rapidement si un nombre croissant de contacts importants se trouvent au même endroit, ce qui peut signifier que vous devez augmenter la fréquence de vos visites.

Pour automatiser un peu ce processus, vous pouvez transférer directement les courriels des contacts dans un projet Asana. Modifiez l'objet du nom du contact et de son emplacement pour faciliter le tri ultérieur et la création de la carte correctement. Étant donné que de nombreuses personnes incluent leurs coordonnées complètes à la fin d'un courrier électronique, vous aurez également tout ce qui est enregistré sur les cartes.

Faites plus avec les conseils Kanban

Espérons que ces exemples ont rendu les tableaux kanban un peu plus accessibles aux non-initiés. Leur utilisation peut être beaucoup plus compliquée, du suivi du développement logiciel auquel j'ai fait allusion précédemment au contrôle des stocks. Les exemples les plus élémentaires que j'ai donnés sont conçus pour vous aider à comprendre pourquoi vous pourriez utiliser un tableau en Asana plutôt qu'une liste. Soyez créatif et utilisez des conseils pour gérer ce qui vous semble le plus logique.

Vous cherchez plus d'informations sur Asana? Vous pouvez lire Utilisation de Asana dans les affaires, 7 astuces sur Asana pour devenir un avec les workflows d’entreprise et Slack vs Asana.