Organisez-vous: 3 méthodes pour une meilleure gestion du temps

Pour être plus productif, vous devez gérer votre temps efficacement. Comment vous améliorez-vous dans la gestion de votre temps? Peu importe où vous en êtes avec vos compétences en gestion du temps, la première chose à faire est de savoir comment vous passez votre temps actuellement. Vous ne pouvez pas changer la façon dont vous passez votre temps si vous ne savez pas comment vous l'utilisez maintenant.

Il existe trois moyens principaux de suivre votre temps, et chacun a ses avantages et ses inconvénients. La manière généralement considérée comme la plus facile est la moins précise. Celui qui est le plus précis prend beaucoup de temps. Enfin, il existe un moyen de suivre votre temps en utilisant la technologie, ce qui est extrêmement facile, mais précis pour certaines tâches.

Voici ce que vous devez savoir sur ces trois méthodes:

1. Estimation du temps (également appelée méthode d'estimation de la semaine de travail)

Qu'est-ce qu'une estimation de temps? Une estimation de temps est une liste de tout ce que vous avez fait pendant une période donnée, en plus du nombre d'heures et de minutes que vous estimez avoir passé à le faire.

Comment faire une estimation de temps: Les estimations de temps se font souvent en fin de semaine. Vous repensez à votre semaine ou à la période que vous souhaitez, et vous notez combien d'heures, par exemple, vous avez travaillé, dormi, fait des courses, cuisiné, nettoyé ou regardé des films. Il est utile de consulter votre calendrier pour vous guider, si vous en gardez un.

Avantages: les estimations de temps prennent très peu de temps à créer. Comme vous pouvez les sauvegarder jusqu’à la fin de la semaine, votre routine quotidienne n’est pas interrompue par des tâches fastidieuses de saisie des temps.

Inconvénients: les estimations de temps sont le moyen le moins précis de mesurer la façon dont vous passez votre temps. Les chercheurs ont constaté que, lorsque les utilisateurs estiment comment ils passent leur temps à l'aide d'une approche rétrospective, ils se retrouvent souvent avec un total d'heures supérieur au nombre total d'une semaine (168). Les gens ont tendance à surestimer leur travail et à sous-estimer leur temps de loisirs.

2. Journal de temps (également connu sous le nom d'approche du journal de temps total)

Qu'est-ce qu'un journal de temps? Un journal de temps est un enregistrement de ce que vous avez fait toute la journée, divisé en blocs de temps qui représentent toute la journée. L'idée est de rendre compte de chaque bloc de temps sur une période de 24 heures.

Comment créer un journal de temps: Pour créer un journal de temps, vous avez besoin d'un peu plus qu'une feuille de papier ou d'un tableur. Créez une colonne et entrez-y des blocs de temps consécutifs par incréments de 15, 30 ou 60 minutes. Vous pouvez combiner plusieurs plages horaires pour les heures où vous êtes généralement endormi. Soit périodiquement pendant la journée ou en fin de journée, vous remplissez l'espace à côté de chaque bloc de temps avec ce que vous faisiez pendant cette période. Votre description dépend de ce que vous voulez savoir sur vous-même ou du type de transformation de la gestion du temps que vous souhaitez effectuer.

Avantages: les journaux de temps sont plus précis que les journaux de temps. Ils le sont davantage lorsque vous les remplissez plus souvent et moins, plus vous attendez pour les terminer. Il est très facile de classer votre temps en catégories, d’additionner les chiffres et d’analyser les résultats.

Inconvénients: noter une réponse pour ce que vous avez fait entre, disons, entre 9 h et 10 h peut ne pas refléter de manière réaliste la façon dont vous avez vraiment utilisé cette heure. Disons que vous avez travaillé. Avez-vous quitté votre bureau et buvez-vous de l'eau pendant cette période? Avez-vous fait un coup de téléphone rapide? Avez-vous lu les nouvelles en ligne pendant quelques minutes à mi-chemin de votre travail? Les journaux de temps généralisent des blocs de temps sans entrer dans les détails de ce que vous faisiez.

3. Applications de suivi du temps

Qu'est-ce qu'une application de suivi du temps? Une application de suivi du temps est un logiciel que vous utilisez pour suivre le temps que vous passez à faire différentes choses, principalement sur votre ordinateur et votre téléphone. Il existe des applications de suivi temporel passives et actives. Les applications passives, telles que RescueTime, mesurent le temps que vous passez dans différentes applications et sur différents sites Web. Les applications de suivi temporel actives, telles que Toggl, affichent une minuterie à l'écran qui s'exécute pendant que vous travaillez, vous permettant ainsi d'utiliser plusieurs applications et sites Web tout en travaillant sur une tâche.

Comment utiliser une application de suivi du temps: Avec un suivi du temps passif, vous l'installez sur votre ordinateur ou votre appareil mobile et vous le laissez simplement fonctionner. Il capture automatiquement toutes vos activités pour les enregistrer, les classer, les compiler et les analyser. En général, vous pouvez mettre ces applications en pause quand vous le souhaitez et vous pouvez les configurer pour les désactiver lorsque vous ne souhaitez pas suivre votre activité. Les minuteries actives comptent sur vous pour appuyer sur un bouton pour les démarrer et les arrêter. Ils vous permettent de saisir des informations sur ce que vous faisiez en cours d’exécution, et l’application ajoute automatiquement ces informations à un enregistrement, que vous pouvez afficher et analyser à tout moment. Les versions pour applications mobiles des suivis de temps actifs peuvent s'avérer utiles pour vous permettre d'exécuter un chronomètre lorsque vous êtes en réunion, que vous êtes au travail ou que vous souhaitez effectuer d'autres tâches que celles sur ordinateur.

Certaines applications mobiles de suivi du temps surveillent votre position et vous aideraient soi-disant à classer votre temps de cette façon, mais elles ne sont pas encore très intelligentes et nécessitent une saisie manuelle trop importante pour être très utiles à l'heure actuelle. Peut-être qu'un jour ils s'amélioreront.

Avantages: Les applications de suivi du temps sont excellentes pour vous donner des détails sur vos activités numériques. Ils ont des outils pour classer votre temps et cracher des tableaux et des graphiques. Les meilleurs d'entre eux sont très faciles à utiliser et la plupart d'entre eux ont une option gratuite.

Inconvénients: Les applications de suivi du temps vous fournissent une analyse détaillée de ce que vous faites sur votre ordinateur, mais elles ne sont pas conçues pour suivre tout votre temps. Elles vous manqueront donc de passer du temps à plier le linge, cuisiner, lire, jouer avec vos enfants. ou des animaux domestiques, ou quoi que vous fassiez.

Suivre pendant deux semaines, puis analyser

Si vous débutez dans le suivi du temps, je vous recommande de combiner la méthode du journal de temps avec une application de suivi du temps. De cette façon, vous pouvez avoir un aperçu de la façon dont vous passez toutes les heures de la journée et une analyse détaillée du temps passé sur votre ordinateur.

Vous voudrez enregistrer votre temps pendant au moins deux semaines avant de l’analyser. Au cours des deux premiers jours, vous pouvez modifier légèrement votre comportement car vous songez au fait que vous suivez votre temps. Votre comportement reviendra rapidement à la normale.

En outre, si vous vous dites: "Oh, ce jour-là ne devrait pas compter parce que c'était très inhabituel", arrêtez. Plus vous surveillez votre temps, plus vous vous rendrez compte que vous avez des jours plus inhabituels que vous ne le pensez probablement. L'idée est de mieux comprendre comment vous passez votre temps, et non ce qu'est une journée moyenne. Une fois que vous savez comment vous passez votre temps, vous pouvez commencer à prendre des décisions éclairées sur ce que vous voulez faire plus, moins, ou si vous voulez commencer à faire quelque chose de tout à fait nouveau.