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Pierre Tremblay ne peut pas annuler le 29 avril 2015, jour où un membre de son équipe des ressources humaines (RH) a accidentellement envoyé un courriel "Vous n'avez pas obtenu l'emploi" à environ 110 candidats, y compris aux personnes que l'entreprise souhaitait embaucher. Il peut s'assurer que cela ne se reproduira plus jamais.
À l'instar de cet e-mail mal dirigé, la technologie de gestion des ressources humaines que vous recherchez avec bonheur peut rapidement devenir un cauchemar. Certains cauchemars ne peuvent être évités. D'autres peuvent être évités si vous prenez des mesures pour réduire le risque de gâchis. Les propriétaires de sociétés et les responsables des ressources humaines tels que Tremblay, qui ont vécu leurs propres cauchemars en matière de ressources humaines, suggèrent également de définir exactement ce dont vous avez besoin avant de passer en revue les fournisseurs et de choisir un logiciel. Poser des questions. Exécuter des tests. Recherchez des représentants qui parlent bien pour faire griller ceux qui vont gérer votre compte. En d'autres termes, faites vos devoirs.
"Cela ne serait pas arrivé si nous avions utilisé le logiciel approprié", a déclaré Tremblay, directrice des ressources humaines de Dupray, un fabricant de nettoyeurs à la vapeur et de fers à repasser respectueux de l'environnement. "Nous aurions pu éviter cela en étant plus professionnels à ce sujet."
Une candidate dépiste une erreur de fabrication
Dupray emploie environ 30 personnes à son siège social à Montréal et environ 100 personnes dans le monde. Au printemps 2015, lors d'une campagne éclair d'embauche liée à l'expansion des activités de la société, M. Tremblay cherchait à pourvoir sept postes de gestion et de gestion. Il a publié des offres d'emploi sur Indeed, LinkedIn et Monster, et a utilisé une combinaison de Gmail et du logiciel de gestion de la relation client (CRM) de la société pour gérer les applications, planifier des entretiens et gérer les suivis. Tremblay et son équipe des ressources humaines ont utilisé une adresse électronique partagée pour recevoir les candidatures et répondre aux candidats. Ils ont créé un dossier principal dans Gmail pour la frénésie d'embauche et, à l'intérieur, des dossiers uniques pour chaque candidat.
Le jour fatidique, l'un des collègues des ressources humaines de Tremblay avait l'intention d'envoyer une lettre de rejet à une candidate du nom de Tricia. Au lieu de cela, il a cliqué sur "Répondre à tous" et l'a envoyé à tous les noms du dossier de recrutement principal. L'employé a immédiatement su qu'il avait commis une erreur, mais il était trop tard. "Ce qui a été fait. Nous devions trouver un moyen de remédier à la situation", a déclaré Tremblay.
Il a alerté les hauts responsables de l'entreprise et, avec l'équipe des ressources humaines, ce soir-là, ils ont appelé ou envoyé un courrier électronique à toutes les personnes qui avaient reçu une lettre "Dear Tricia". Le personnel des RH avait déjà exclu 90 candidats sur 110, mais M. Tremblay estimait que l'entreprise leur devait à tous une explication personnalisée de ce qui s'était passé, ainsi que les raisons pour lesquelles ils ne cherchaient pas un emploi.
Traiter avec les 20 autres candidats était plus difficile. La plupart ont compris ce que Tremblay a qualifié de "erreur de bureau". Mais une demi-douzaine étaient bouleversés. Une femme qui avait interviewé pour le même travail que Tricia avait supposé que la lettre de refus signifiait qu'elle recevait l'offre à la place. En fin de compte, six des sept personnes de Dupray ont fait des offres d’emploi acceptées et la septième a refusé une meilleure opportunité.
L’incident a amené Tremblay à apporter plusieurs modifications à son processus de recrutement avant d’embaucher cinq autres employés plus tôt cette année. Il utilise toujours le logiciel de gestion de la relation client de la société, mais les programmeurs internes de Dupray l'ont personnalisé pour que les courriers électroniques des applications d'emploi soient automatisés. Aujourd'hui, le personnel des ressources humaines doit cliquer sur une série de rappels sécurisés avant qu'un courrier électronique ne parvienne à un candidat à un poste. "Il faut que la technologie vérifie votre décision", a-t-il déclaré. "Vous devez prendre cette décision consciente, oui, c'est ce que je veux faire."
Logiciel qui ne correspond pas à la démo
Il y a quelques années, Peter Johnson pensait être intelligent en évaluant une poignée de fournisseurs de paie en nuage avant de choisir ce qu'il pensait être la meilleure solution pour son employeur actuel, une petite entreprise en forte croissance qui l'avait engagé pour l'aider. augmenter le personnel.
Après avoir évalué plus de sept fournisseurs, Johnson a choisi un processeur de paie national bien connu qui était en train de mettre à jour son logiciel. Le fournisseur a déclaré que le service était indépendant de la plate-forme et fonctionnait également sur les systèmes d’exploitation (OS) Mac et PC. Dans les deux semaines qui ont suivi son lancement, Johnson a déclaré que d'autres utilisateurs de Mac membres du personnel avaient vu des caractères étranges apparaître dans l'interface utilisateur. Il y avait également d'autres problèmes, notamment le fait que le service n'était pas vraiment basé sur le cloud.
"Il y avait une connexion à distance qui devait être créée via un ordinateur virtuel", a expliqué Johnson. "Ce à quoi nous nous attendions ne se produisait pas. Il y avait des débuts et des arrêts. Certains professionnels des RH qui allaient vivre dans le système jour après jour ne souhaitaient pas aller de l'avant avec le logiciel et je ne."
Il débrancha et alla chez le fournisseur de paie qui avait été son deuxième choix. Le fournisseur qui avait été son premier choix n'a rien facturé à l'entreprise. Le coût le plus important pour le personnel des ressources humaines a donc été le temps passé à la création de rapports et à la préparation des données pour un système qu'ils ont finalement abandonné.
Rétrospectivement, Johnson a déclaré qu’il aurait peut-être découvert des problèmes potentiels en impliquant le service informatique de la société dans le processus d’évaluation des fournisseurs afin qu’ils puissent poser des questions plus approfondies sur la technologie. "Mais il y a des choses que l'on ne voit pas jusqu'à ce que le caoutchouc prenne vie", a-t-il déclaré. "Au moins, on n'était pas dans deux ou trois mois."
Johnson a utilisé ce qu'il avait appris en rejoignant son employeur actuel, RizePoint, fabricant de logiciels de gestion de la conformité basé à Salt Lake City. Après avoir rejoint RizePoint en tant que vice-président des ressources humaines en 2015, il a été invité à choisir un nouveau logiciel de gestion de la paie et des ressources humaines pour les effectifs de l'entreprise, dont le nombre est inférieur à 100. Il a ensuite évalué les fournisseurs de petite et grande taille. Pour le système de gestion des ressources humaines de la société, il a choisi un fournisseur plus petit, relativement nouveau, en forte croissance et doté d'une apparence "actuelle" avec laquelle Johnson s'est connecté. Ironiquement, pour la paie, il a choisi le même fournisseur national que celui dans lequel il s’était déjà éloigné. Dans l'intervalle, le fournisseur a reconstruit l'ensemble de son système. "La fonction d'administration de la paie fonctionne bien et le module de reporting est excellent", a-t-il déclaré.
