Choisir entre un logiciel de comptabilité gratuit et payant pour petites entreprises

Les secteurs de services où règnent beaucoup de concurrence génèrent souvent des transactions de plus en plus avantageuses pour attirer de nouveaux clients. Dans le secteur des logiciels de comptabilité, la dernière tendance consiste à offrir des logiciels gratuitement tout en cherchant à capitaliser par la suite. Parfois, ces offres peuvent sembler très utiles pour certaines entreprises, mais les entreprises en forte croissance doivent faire preuve de prudence.

Avec les outils freemium, les petites entreprises et les outils d’entreprise disponibles, il peut être difficile pour les petites et moyennes entreprises (PME) de déterminer quelle solution leur convient le mieux. Vous pourriez avoir l’argent nécessaire pour acheter des logiciels coûteux tels que Cougar Mountain Denali Summit et Microsoft Dynamics GP, mais avez-vous vraiment besoin de toutes ces fonctionnalités de personnalisation et d’échelle? À l'inverse, vous pourrez peut-être utiliser des outils gratuits de sociétés telles que Wave, mais cet outil est-il suffisamment intelligent pour gérer des tâches plus complexes?

Pour savoir ce que les PME devraient rechercher lorsqu'elles choisissent un logiciel de comptabilité payant, j'ai parlé à Scott Davisson, cofondateur d'Acclivity, fournisseur de l'outil de comptabilité pour petites entreprises AccountEdge. Je lui ai posé des questions sur les prix, la flexibilité, la sécurité et le service à la clientèle.

Votre logiciel payant fait-il plus que le Core Four?

Davisson a déclaré que la plupart des outils de comptabilité gratuits peuvent gérer la gestion des comptes, le suivi des dépenses, la facturation et les ventes. Ce sont les tâches minimales que tout outil devrait pouvoir vous aider à accomplir, quel que soit le montant que vous êtes prêt à payer.

"C'est le noyau", a déclaré Davisson. "Si tout ce dont vous avez besoin est de faire cela, alors vous êtes probablement bien sur un modèle freemium. À mesure que ces besoins deviennent plus complexes… c'est là que vous pourriez commencer à évaluer vos besoins concernant ce qui est sur le marché et son coût."

Des besoins supplémentaires peuvent survenir que votre outil freemium ne peut pas gérer. Si vous avez besoin d'un logiciel capable de gérer des tâches telles que la facturation de la durée, le suivi des stocks et la paie, vous devrez probablement investir dans un outil payant. De plus, bien que la plupart des outils gratuits puissent gérer les données de vente, si votre entreprise compte plusieurs départements, vous pouvez envisager d’utiliser un outil plus complexe, car la plupart des outils freemium ne vous permettent pas de saisir des données de vente par département (vous devrez besoin d'entrer les données en une seule unité).

Dans quelle mesure votre outil de comptabilité est-il flexible?

L'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent un logiciel de comptabilité de niveau entreprise plutôt que des applications à moindre coût ou freemium est que les outils d'entreprise offrent souvent des personnalisations illimitées qui permettent de plier et de superposer le logiciel en fonction des besoins de chaque client. Les outils destinés aux petites entreprises, tels que celui fourni par Acclivity, n'offrent pas ce niveau de complexité.

Cependant, cela ne signifie pas que vous êtes coincé avec ce qui sort de la boîte. Réfléchissez aux intégrations tierces proposées par votre logiciel PME. Est-ce qu'il s'intègre à un outil de gestion de la relation client (CRM)? Est-ce qu'il extrait les données de votre logiciel de commerce électronique? Si un outil de comptabilité de petite entreprise peut vous fournir plusieurs intégrations et add-ons, vous n'aurez peut-être pas besoin de dépenser beaucoup d'argent sur une plate-forme de niveau entreprise.

"Le logiciel doit être suffisamment flexible pour répondre à vos besoins", a déclaré Davisson. «Mais c’est un objectif délicat. Notre logiciel n’est pas destiné à un type spécifique d’industrie. Nous avons besoin d’une solution adaptée à vos besoins, mais nous n’avons pas cette personnalisation prête à l'emploi. comme un couteau suisse. Nos add-ons offrent aux clients des composants supplémentaires qui se fixent au logiciel pour qu’il continue à répondre à leurs besoins."

Votre logiciel est-il sécurisé?

L'un des principaux points de différenciation que vous trouverez entre les logiciels de comptabilité d'entreprise, SMB et Freemium est le niveau de sécurité que votre fournisseur a l'intention de fournir. Si vous ne payez pas un centime pour votre logiciel, vous attendez-vous de manière réaliste à une sécurité au niveau de Fort Knox?

C'est l'une des raisons pour lesquelles Davisson a expliqué que ses clients préféraient les logiciels sur site aux outils basés sur le cloud. "Beaucoup de gens sont tirés vers le nuage contre leur volonté", a-t-il déclaré. "Mais ils ne font pas confiance à leurs finances dans le cloud. C'est une question de sécurité et de contrôle."

AccountEdge est un outil de bureau qui peut être étendu dans le cloud avec une application complémentaire. Cependant, Acclivity ne propose pas une version de l'outil uniquement dans le cloud. "Une des raisons pour lesquelles nous constatons beaucoup d’activité et d’intérêt tient au fait qu’une fois le logiciel de bureau concédé sous licence, vous pouvez le mettre sur votre propre réseau, derrière un pare-feu, c’est le vôtre", a déclaré Davisson. "En termes de sécurité, cela vous donne le contrôle ultime."

Cela ne signifie pas que les outils en nuage sont intrinsèquement moins sécurisés que les applications de bureau. Par exemple, Intuit QuickBooks Online Plus stocke les données sur des serveurs protégés par un pare-feu où les données sont cryptées. Lorsque vos données quittent le navigateur Web, elles sont transmises via la technologie de chiffrement Secure Sockets Layer (SSL). Intuit permet également aux administrateurs de déterminer qui peut accéder à des types de données spécifiques à l'intérieur de l'outil s'ils décidaient de ne mettre certaines informations à la disposition que des employés de niveau exécutif.

Service Clients

Celui-ci devrait être une évidence. Plus un marché devient concurrentiel, plus le service client doit être important. Pouvez-vous contacter votre fournisseur de logiciel de comptabilité si et quand quelque chose ne fonctionne pas correctement? Pouvez-vous les joindre via le support de votre choix ou vous obligent-ils à choisir une plate-forme de communication spécifique? Les représentants du service parlent-ils votre langue ou le fournisseur a-t-il externalisé son équipe de centre d'assistance?

Ce sont des questions extrêmement importantes que vous devriez poser à chacun de vos fournisseurs potentiels. Il est fort probable que les logiciels de comptabilité au niveau de l'entreprise offrent une assistance 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, surtout si vous êtes prêt à effectuer des paiements annuels à cinq chiffres ou plus. Toutefois, si vous essayez de choisir parmi une liste d’outils freemium et payants pour PME, vous aurez envie d’examiner de près vos options de service.