Facebook en milieu de travail peut-il tuer le courrier électronique du bureau

Une nouvelle vague de logiciels de collaboration en ligne menace de réduire considérablement (voire d'éliminer) les communications par courrier électronique au sein du bureau. Des produits tels que Slack, Microsoft Teams et Facebook Workplace permettent aux utilisateurs professionnels de dialoguer par conférence texte et vidéo, d'envoyer des fichiers GIF, des émoticônes et même de partager des fichiers, le tout sans quitter le confort d'un navigateur Web ou d'une application locale.

Si vous n'êtes pas familier avec cette forme de logiciel de collaboration, consultez notre article sur la différence entre Slack et Microsoft Teams. Vous y trouverez une foule des meilleures fonctionnalités disponibles sur ces deux plates-formes leaders sur le marché, ainsi que les caractéristiques uniques de chaque plate-forme., nous allons examiner en particulier quatre fonctionnalités de Facebook Workplace, une nouvelle suite de collaboration d’affaires intrigante, et nous expliquerons pourquoi elle pourrait remplacer la plupart des e-mails internes. Pour ceux d'entre vous qui n'ont jamais utilisé Facebook Workplace (et nous non plus), ne vous inquiétez pas: Workplace semble être presque identique à Facebook que vous utilisez dans votre vie personnelle. En fait, si votre entreprise adopte le logiciel, vous vous retrouverez probablement submergé par un flot similaire de photos de bébés et de chats. C’est ce qui semble être si parfait à propos de cet outil (et Microsoft Teams and Slack): il reproduit un outil que vous utilisez dans votre vie quotidienne, mais il donne à votre entreprise le contrôle et l’autorité nécessaires pour guider les conversations vers le travail.

Nous examinerons également si Workplace (et, par défaut, Microsoft Teams et Slack) pourrait remplacer le courrier électronique pour les communications externes. Alerte spoiler: Probablement pas (du moins pas encore).

1. les groupes

Le courrier électronique est assez facile à utiliser, mais les conversations peuvent devenir accablantes, en particulier lorsque trop d'utilisateurs sont sur un seul fil. En ce qui concerne les discussions par courrier électronique, pensez à la fréquence à laquelle plusieurs personnes répondent simultanément au même courrier électronique, répondent à une personne au lieu de la totalité du fil ou à tout le monde au lieu du destinataire voulu.

Avec Facebook Workplace, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Groupes de l'outil pour regrouper les employés concernés dans un seul fil de discussion, où ils sont libres de discuter entre eux sur un forum public, de joindre des fichiers volumineux aux travailleurs qui souhaitent un accès, et même de rechercher d'anciens les discussions comme vous le feriez pour rechercher dans votre boîte de réception d’anciennes conversations.

Workplace vous permet même de créer des groupes multi-entreprises vous permettant de collaborer avec d'autres équipes Workplace. Ceci est particulièrement utile pour les équipes publicitaires qui travaillent avec des clients externes et les équipes de service qui travaillent avec des comptes à gant blanc, par exemple.

2. Fil d'actualité

Nous savons tous à quel point il est facile de rater un courrier électronique à l'échelle de l'entreprise. Soit nous sommes trop occupés, soit nous sommes pressés, et nous décidons d’ouvrir le message plus tard, puis plus tard, cela ne se produit jamais. Avec Workplace, les employés reçoivent immédiatement un fil de nouvelles présentant les histoires les plus importantes de la journée. Non seulement le message du chef de la direction déclenche une notification dès sa publication, mais il restera probablement en tête de votre flux et vous pourrez voir les réponses de chacun au message. Il s'agit d'un moyen beaucoup plus transparent et beaucoup plus convivial de publier, lire et répondre aux messages.

De plus, les messages les plus importants ont plus de poids que les messages moins importants, ce qui signifie que vous êtes automatiquement plus susceptible de voir ce que vous devez voir. Avec le courrier électronique, chaque message reçoit le même poids jusqu'à ce que vous en teniez compte.

Déteste ce que vous voyez sur le lieu de travail? Abandonnez le fil de discussion ou supprimez le message - les deux options valent mieux que d'envoyer un message à l'ensemble de l'entreprise: "Enlève-moi de ce foutu fil de courrier électronique".

3. Diffusion en direct

Nous avons tous vu des vidéos en direct de grandes entreprises de médias telles que le New York Times , NBC et, bien sûr, PCMag, mais vous pouvez également diffuser en direct directement sur Facebook Workplace. Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante, utile aussi bien pour les affaires sérieuses que pour les activités de groupe. Votre PDG parle-t-il lors d'une conférence? Diffusez le discours en direct à tous ceux qui n'ont pas pu assister. Votre équipe de relations publiques prend-elle le défi du seau à glace? Rejoignez-les à une distance sécuritaire et chaude en visionnant la vidéo en direct.

Aucune plate-forme de courrier électronique ne vous fournira ce niveau de fonctionnalité et d'immédiateté. Avec la messagerie électronique, vous devez enregistrer la vidéo, la sauvegarder sur votre ordinateur de bureau ou votre service de diffusion en continu, puis la partager par e-mail en masse avec tous les membres de l'entreprise. C’est une façon lente, en plusieurs étapes et au début des années 2000 de partager du contenu avec vos collègues.

4. Pas de spam

Quelle que soit la sévérité des filtres de messagerie de votre entreprise, vous serez sans aucun doute inondé de spam. D'autre part, Facebook Workplace est une communauté fermée à laquelle seuls les employés et partenaires enregistrés peuvent accéder. Bien sûr, vous pouvez voir trop de mèmes et de liens politiques sur Workplace, mais au moins vous pouvez publiquement faire honte à votre collègue de cette pratique. Avec le spam, les messages continueront d'arriver dans votre boîte de réception, quelle que soit la force avec laquelle vous criez.

Une dose de réalité

Soyons honnêtes: le courrier électronique ne va nulle part. Les applications de collaboration ne vont jamais tuer le courrier électronique pour les communications externes. Votre équipe informatique ne pourra pas intégrer tout le monde en dehors de votre entreprise qui demande l'accès à votre groupe interne afin de vous envoyer un message direct. Ce n'est ni faisable, ni prudent, ni rentable (Facebook Workplace commence à 3 $ par utilisateur).

Si les gens étaient plus enclins à utiliser le téléphone qu’ils ne le sont, alors une combinaison d’application de collaboration pour la messagerie interne et d’appel vocal pour les communications externes ferait l'affaire. Malheureusement, personne ne veut vraiment répondre à chaque appel qui passe par son bureau. Les gens détestent aussi se connecter à leur messagerie vocale. Il est beaucoup plus facile de surveiller les courriels et de ne répondre qu'aux messages auxquels vous choisissez de répondre.

Pour les communications marketing, aucun support n’est aussi facile et aussi rentable que le courrier électronique. Pensez à quel point vous seriez agacé si tous les messages électroniques commerciaux envoyés dans votre boîte de réception étaient transmis via un appel téléphonique ou un message texte. Dieu pardonne. Heureusement, le courrier électronique reste la plate-forme idéale pour les communicateurs externes pour envoyer des présentations, offrir des coupons et se demander comment ils peuvent au mieux vous servir.

Toutefois, ce n’est qu’une question de temps avant que l’un des fabricants de la plate-forme de collaboration ne crée pour les tiers un moyen transparent d’atteindre les utilisateurs sans perturber l’écosystème de la plate-forme interne. Par exemple, si vous pouviez recevoir un message de discussion dans Workplace sans que le service informatique ne soit obligé d’accorder à Workplace un accès à l’expéditeur (tout en maintenant la sécurité du système et sans permettre à l’étranger d’accéder à aucun des fils ou groupes internes de la plate-forme), ne vois aucune raison pour laquelle le courrier électronique ne pourrait pas être complètement éradiqué. Si vous avez une idée sur la façon de résoudre ces problèmes, envoyez-moi un message (sur la plate-forme de votre choix).

Facebook a refusé de commenter cette histoire.