7 façons de rendre votre mise à niveau des télécommunications sans interruption

Que vous quittiez un vieux système téléphonique classique ou que vous migriez simplement votre service de voix sur IP (VoIP) existant vers un autre fournisseur, le changement de service de voix est à la fois difficile et potentiellement dangereux pour la productivité de vos employés. Il est crucial que vous vous prépariez. Avant d'activer votre service, vous devez suivre plusieurs étapes importantes pour assurer le bon fonctionnement de votre service. La bande passante, le nombre d'appels et les imprévus font partie des facteurs importants à prendre en compte lors du processus de préparation.

Nous avons discuté avec Jeff Valentine, directeur du marketing chez NetFortris Fonality, l'un de nos services de Choix des éditeurs pour la VoIP professionnelle, afin de déterminer les étapes que votre entreprise devrait suivre avant une mise à niveau de la VoIP afin de garantir qu'elle ne subit aucune interruption. Pour la plupart, le processus de configuration VoIP est plus scientifique que artistique. C’est une bonne nouvelle pour vous, car si vous suivez les conseils de Saint-Valentin et de votre fournisseur de services VoIP et Internet, vous aurez une mise en œuvre facile.

1. Assurez-vous que votre connexion Internet est prête pour la VoIP

Si vous disposez de débits Internet décents pour un bureau sans configuration VoIP, vous devez contacter votre fournisseur d'accès à Internet et votre fournisseur VoIP afin de déterminer s'il peut ou non gérer la charge supplémentaire que les appels VoIP lui imposeront.

"Les mauvaises connexions Internet sont la principale cause des problèmes", a déclaré Valentine. Il vous recommande de tester votre connexion pour la vitesse et la qualité et, si vous estimez qu'elle ne sera pas en mesure de gérer la tension des données VoIP, vous pouvez faire deux choses pour améliorer la qualité des appels sans changer de service. Tout d'abord, pour savoir si votre connexion peut gérer la VoIP, il vous conseille de faire un essai avec votre fournisseur de choix.

"Si cela sonne bien, vous aurez plus de chances d'avoir une bonne connexion", a-t-il déclaré. Si vous constatez que votre connexion provoque des interruptions, il suggère une ligne privée entre votre entreprise et votre fournisseur VoIP afin de créer une connexion à bande passante privée qui ne sera pas perturbée par d'autres processus bureautiques.

Deuxièmement, Valentine conseille à ses clients ayant des connexions médiocres d’installer un système hybride VoIP / analogique afin de limiter les charges de travail au minimum. En règle générale, pour installer un système VoIP, vous devez augmenter la bande passante de 100 Kbps. Ainsi, pour chaque groupe de 10 utilisateurs, vous devez disposer d’un transfert de bande passante de 1 Mbps sur votre réseau.

2. Acheter un routeur avec des fonctionnalités de qualité de service

Certains routeurs sont capables de disperser le trafic de qualité de service (QoS). Cette fonctionnalité est conçue pour segmenter la bande passante VoIP de toutes les autres bandes passantes de votre réseau. En gros, il vous permettra de choisir des applications spécifiques s'exécutant sur votre réseau en fonction de leur signature de trafic, puis de laisser votre administrateur informatique attribuer des priorités ou un pourcentage garanti de votre capacité totale de diffusion à ces applications, en fonction de leur importance pour votre entreprise. Cela signifie que votre trafic VoIP passe toujours afin que vous ne soyez pas interrompu lorsque quelqu'un décide de diffuser Netflix pendant le déjeuner. Aujourd'hui, très peu de routeurs ne sont pas capables d'une qualité de service, mais vous devriez contacter votre fournisseur pour savoir s'il a un partenaire privilégié.

Il ne faut pas oublier que les routeurs ne pourront pas vous aider si le réseau de votre fournisseur VoIP est encombré. Ils ne vous aideront que si votre réseau interne est en cause, ce qui nous amène à notre prochain point important.

3. Vérifiez la fiabilité de votre fournisseur

Celui-ci est une évidence, car si votre service VoIP est désactivé, le prix ou la clarté de vos appels importe peu. La plupart des services VoIP en nuage vous permettent de connaître leur temps de disponibilité moyen afin de déterminer la fréquence des pannes de l'ensemble de leur système. S'ils ne publient pas cette information sur leur site Web, vous devez leur demander directement.

Si votre fournisseur privilégié a des antécédents irréguliers en matière de gestion de la disponibilité, vous risquez de perdre le service téléphonique au moment le plus important de la journée ou de l'année. Une telle interruption de service peut être paralysante pour les entreprises basées sur le téléphone.

4. Séparer le trafic VoIP via VLAN

Outre les routeurs QoS, vous pouvez utiliser un réseau local virtuel (VLAN) pour segmenter le trafic vocal. Vous pouvez considérer un VLAN comme un réseau au sein du réseau. Les VLAN peuvent être basés sur plusieurs caractéristiques, notamment l'emplacement, les périphériques, les groupes d'utilisateurs et, oui, le type de trafic. Dans le cas de la VoIP, un VLAN segmentera simplement ce trafic dans la capacité globale de votre réseau pour offrir une réactivité plus immédiate. Ceci est particulièrement utile pour les entreprises de plus de 50 employés utilisant un service VoIP.

Vous pouvez également essayer un réseau étendu défini par logiciel (SD-WAN), qui fournit une connexion Internet qui se trouve au-dessus de votre connexion Internet existante. Par exemple, si vous disposez de l’internet Time Warner, un routeur SD-WAN transfère le trafic via un réseau privé virtuel (VPN) sur votre trafic Time Warner afin de s’assurer que le trafic parvient à l’endroit où il est le plus nécessaire. Cela vous permettra également de brancher le service d’un deuxième fournisseur de services Internet sur votre VPN afin de déterminer le service qui fonctionne le mieux à l’heure actuelle afin de diriger le trafic sur ce réseau.

5. Déterminer la charge d'appel appropriée

Valentine recommande un ratio de 1 pour 1 entre le nombre d'employés utilisant la VoIP et la charge totale des appels disponibles sur votre système. Cela signifie que votre service VoIP devrait pouvoir gérer chaque employé prenant un appel VoIP au même moment.

Cela nécessitera un peu de prévoyance de votre part, car vous devrez peut-être augmenter ou soustraire le nombre d'employés de votre entreprise. Donc, si vous planifiez une vague d’embauche importante ou si vous planifiez des mises à pied, tenez compte de ce que devrait être votre charge d’appel maximale.

6. Évaluer plus d'un téléphone SIP

Le protocole principal qui relie les appels et les périphériques VoIP est le protocole SIP (Session Initiated Protocol). Presque tous les périphériques VoIP, y compris les routeurs, les commutateurs et les périphériques de poche, prendront en charge le protocole SIP, sauf s’ils font partie d’une solution propriétaire qui utilise son propre protocole. Lorsque vous recherchez des combinés compatibles VoIP, SIP est un protocole que vous verrez presque toujours répertorié comme "pris en charge". Mais ce n'est pas tout ce qu'il y a dans un combiné VoIP.

Vous devez absolument tester plusieurs variétés de téléphones SIP pour voir comment ils fonctionnent avec votre fournisseur VoIP choisi. Votre fournisseur aura généralement des partenaires matériels préférés et pourra même disposer d’un service qui préconfigurera ces téléphones avant leur expédition afin que vous puissiez simplement brancher et jouer une fois qu’ils arrivent. Cependant, ne laissez pas cette commodité vous influencer inutilement, car il existe d'autres considérations.

Premièrement, vous devriez tester vos combinés pour voir comment ils fonctionnent avec la plate-forme de routage de votre choix, ainsi que toutes les applications en cours d'exécution installées au-dessus de votre réseau VoIP ou connectées à celui-ci - des éléments tels que votre plate-forme d'assistance, votre client application de gestion des relations (CRM), et certainement vos outils de gestion informatique. Enfin, si vous fournissez des appels VoIP sans fil aux périphériques mobiles et que l’un d’entre eux provient de votre fournisseur de combinés, testez-les soigneusement. La voix est une plate-forme de communication essentielle et certainement une technologie mature, mais la VoIP présente encore de nombreux pièges pour les non testés ou les imprudents; assurez-vous que vous n'êtes pas parmi eux.

7. Établir un plan téléphonique d'urgence

Si vous suivez les étapes décrites ci-dessus, vous aurez probablement une transition sans effort. Cependant, vous devez être prêt pour les scénarios de catastrophe. Une façon de garantir votre disponibilité à tout moment est de créer un système VoIP hybride sur site / en nuage. Ainsi, en cas de panne du cloud de votre fournisseur, vous pouvez utiliser vos ressources internes pour transférer des appels. Ou, s'il y a une inondation dans votre quartier, vous pouvez transférer toute votre charge de travail sur le cloud de votre fournisseur.

"Cela se produit avec une fréquence croissante", a déclaré Valentine. "Si un bâtiment perd de la puissance, une entreprise qui s'appuie sur les téléphones est en panne. Si vous passez au cloud, vous pouvez éviter le problème des pannes locales. Mais, si le cloud est en panne, votre fournisseur peut envoyer les appels sur les lignes téléphoniques plutôt que la connexion Internet."

Si le système téléphonique est en panne à la fois sur le cloud et au niveau local, il est essentiel de diriger le trafic téléphonique vers d'autres méthodes de communication, telles que le chat et les e-mails. Vos clients seront toujours fâchés, mais ils choisiront probablement d’exprimer leur mécontentement à vos agents de chat plutôt que de s’exprimer sur les médias sociaux.