Organisez-vous: 7 étapes simples pour nettoyer votre disque Google

Comme tout autre endroit où vous gardez vos affaires, Google Drive peut devenir désordonné. Vous créez un fichier ou deux, importez deux documents à partir de Gmail, acceptez un dossier partagé et, avant même de vous en rendre compte, tout cet endroit est catastrophique.

Vous pouvez organiser les fichiers dans votre Google Drive en les plaçant dans des dossiers et en utilisant d'autres outils, conceptuels et réels, pour vous permettre de toujours trouver ce dont vous avez besoin. Ces conseils et astuces vous montreront comment organiser les fichiers dans Google Drive. Ils devraient également bien fonctionner si vous utilisez Google Drive pour Work.

1. Définissez votre vue par défaut

Vous pouvez afficher des fichiers et des dossiers dans Google Drive de différentes manières. Par exemple, vous pouvez tout afficher dans une liste ou une vue en grille, ainsi que définir un espacement des lignes confortable, confortable ou compact. Décidez comment vous aimez regarder votre Google Drive en jouant avec les paramètres jusqu'à ce que vous soyez heureux. J'aime la liste avec un espacement confortable, c'est ce que vous verrez dans la plupart des captures d'écran ici.

Ne négligez pas le rail gauche. De nombreuses personnes se concentrent sur le centre de l'écran lorsqu'elles consultent Google Drive. Cependant, s’il s’agit d’organiser vos dossiers et vos fichiers, assurez-vous de ce côté gauche. Vous pouvez facilement voir vos dossiers et sous-dossiers et réserver le centre de l'écran pour le contenu du dossier que vous choisissez d'afficher.

2. Créer un squelette de dossiers

Créez un squelette de dossiers pour vous-même en utilisant la structure et les noms qui vous conviennent le mieux. Comment organisez-vous vos fichiers et dossiers dans d'autres applications? À quoi pensez-vous lorsque vous pensez à un document dont vous avez besoin? La meilleure façon de comprendre comment configurer vos dossiers est de répondre à ces deux questions.

Pour beaucoup de gens, ce qui leur vient à l’esprit, c’est le contenu de leur travail; ils utilisent donc des noms thématiques tels que Project X ou School Work pour les dossiers. Personnellement, je m'accroche aux dates. Lorsque j'ai besoin de trouver un fichier, qu'il s'agisse d'un écrit ou d'une image, je pense toujours au moment où je l'ai créé. En conséquence, j’utilise beaucoup de dates dans les conventions de dénomination des dossiers et des fichiers. Par exemple, j'ai des dossiers pour 2019, 2018, 2017, etc. J'utilise aussi des chiffres correspondant à des années et des mois. Par exemple, 1906 signifie l'année 2019 et le sixième mois, ou juin. Lorsque je regarde un dossier qui commence par des chiffres, je sais exactement ce qu’ils veulent dire et cela m’aide à trouver rapidement les fichiers dont j’ai besoin.

J'ai vu des gens en ligne vous recommander d'ajouter un emoji à vos noms de dossier pour vous donner plus d'indices visuels. Non! Emoji ne convertit pas toujours correctement vers d'autres formats. Par conséquent, lorsque vous essayez de créer un lien partagé vers un dossier ou de l'exporter, les images peuvent le casser.

3. Créer des sous-dossiers

Les sous-dossiers constituent une manne organisationnelle. Faites-les et utilisez-les! Ils vous aident à trier et à classer vos fichiers en groupes plus petits et plus spécifiques.

Si vous avez créé des dossiers, mais que vous êtes coincé pour essayer de déterminer les sous-dossiers à créer, vous n’avez peut-être pas encore besoin de ces dossiers. Vous pouvez également créer un dossier appelé DONE ou OLD afin que, une fois le travail terminé ou inutilisé, vous puissiez le glisser-déposer dessus.

4. Utiliser la couleur

Les couleurs sont un excellent repère visuel et Google Drive vous permet d'ajouter des couleurs personnalisées à vos dossiers. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel dossier, dans la barre latérale ou dans la fenêtre principale, puis choisissez Changer la couleur. Ensuite, sélectionnez la couleur que vous voulez.

Une astuce que j'utilise consiste à rendre mes dossiers actifs verts. Parfois, des dossiers ou des sous-dossiers restent inactifs pendant un moment, mais un ou deux dossiers parmi eux sont encore utilisés. Je mets en surbrillance les dossiers actifs en vert et laisse les autres en gris. Ainsi, lorsque je veux passer directement à mon travail, un feu vert me guide vers le dossier contenant mes travaux en cours.

5. Ajouter des étoiles aux fichiers et dossiers fréquemment utilisés

Google Drive vous permet d'ajouter une étoile aux fichiers et aux dossiers. Vous le faites de la même manière que vous ajoutez une couleur: faites un clic droit sur le fichier ou le dossier et choisissez Ajouter aux favoris.

Je recommande d'ajouter une étoile aux fichiers fréquemment utilisés. De cette façon, vous pouvez créer une liste de tous les documents auxquels vous accédez régulièrement, où qu’ils se trouvent dans Drive, en cliquant sur le titre Starred dans le rail de gauche.

6. Déplacer les fichiers importants «partagés avec moi»

Jetez un coup d'œil à l'en-tête dans le rail de gauche intitulé Shared With Me. Cliquez dessus pour faire apparaître un fouillis de fichiers et de dossiers. Ne vous inquiétez pas trop à leur sujet. S'il y a quelque chose d'important dans ce lot de choses, vous pouvez en faire trois choses utiles:

Ajouter une étoile. Ajouter une étoile à un fichier qui a été partagé avec vous équivaut à ajouter une étoile à l’un de vos propres fichiers. Cela le fait apparaître dans la liste du contenu Starred.

Enregistrer dans le lecteur / déplacer dans un dossier. Une autre option consiste à ajouter le fichier à votre Google Drive et à le placer dans un dossier. Vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur le fichier et sélectionner Déplacer vers. Ensuite, dans la fenêtre qui apparaît, naviguez jusqu'au dossier où vous souhaitez conserver ce fichier. Une autre option qui fait la même chose consiste à sélectionner l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur l'icône Google Drive dans la partie supérieure droite de l'écran. Vous avez ensuite la possibilité de le déplacer dans le dossier de votre choix. Dans les deux cas, vous créez effectivement un raccourci vers le fichier partagé à partir du nouvel emplacement de votre choix. Le fichier est toujours partagé avec tout le monde et appartient toujours au propriétaire d'origine.

Faire une copie. Si vous faites une copie d'un fichier qui a été partagé avec vous, la nouvelle copie devient la vôtre. Et c'est juste que, une copie. Il n'est plus connecté au fichier partagé et les mêmes personnes ne sont plus nécessairement autorisées à y accéder.

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7. vider la corbeille

Lorsque vous supprimez un fichier ou un dossier de Google Drive, celui-ci est mis à la corbeille et y reste jusqu'à ce que vous la retiriez. Plus vous laissez les ordures s'accumuler, moins vous avez de chances de croire totalement que tout ce qu'elles contiennent doit être complètement détruit, et vous accrocherez encore plus longtemps vos ordures. Faites-vous une faveur et videz la corbeille de temps en temps. Cela vous aidera à garder votre espace de stockage Google Drive à un niveau précis et à votre santé mentale pendant que vous essayez de garder un compte organisé.