Organisez-vous: 6 conseils pour bien démarrer avec la gestion de projet

La gestion de projet est un travail difficile. Les équipes et les organisations essaient de travailler plus maigre, ce qui signifie souvent que le rôle d'un chef de projet dédié doit être éliminé. Même s'il est encore possible d'obtenir un diplôme supérieur en la matière, il n'est pas rare que des personnes peu ou pas expérimentées se retrouvent dans le rôle de chef de projet, souvent en plus de leur travail officiel. Bien que cela puisse être une expérience accablante, il existe sur le marché un logiciel tellement puissant pour la gestion de projet qu'un petit projet ou deux ne nécessite pas du tout un chef de projet.

Si vous n’avez pas beaucoup d’expérience dans la gestion de projets, voici quelques conseils pour vous aider à démarrer. Un grand merci à Peter Clarkson, anciennement de Maestro Development, et à Jason Westland, PDG de ProjectManager.com, pour leurs commentaires sur une version antérieure de cet article.

1. Assurez-vous d'avoir un projet

Avant de commencer à essayer de gérer un projet, assurez-vous d’avoir un projet! Ce conseil peut sembler excessivement simple, mais je l’ai entendu maintes et maintes fois de la part de chefs de projet experts.

Un projet est un ensemble de tâches comportant une date de début, une date de fin et un produit livrable. Un produit livrable est tout ce qui est livré à la fin du travail, tel qu'un produit physique ou un site Web opérationnel. Construire une maison est un projet. La refonte d'un site Web (comme indiqué dans l'écran de ProofHub ci-dessous) est un projet. Si vous pouviez théoriquement confier toutes les tâches du projet à quelqu'un d'autre et recevoir quelque chose en retour de cette personne, c'est un projet.

Parfois, les gens confondent travail en cours et projets, alors laissez-moi vous donner quelques exemples de travaux en cours pour que ce soit clair. L'écriture de nouveau contenu pour un site Web chaque semaine est un travail en cours, même si vous pouvez considérer la production d'un texte comme un petit projet. Fournir un support de maintenance pour le code en le corrigeant continuellement est un travail en cours. Répondre aux courriels ou aux appels téléphoniques des clients est un travail en cours.

2. Avoir une période de découverte

Avant de lancer un projet, certaines personnes recommandent ce qu'on appelle la découverte. La découverte de la gestion de projet est différente de la découverte au sens juridique. Pour nos besoins, il s’agit d’une période au cours de laquelle les personnes qui demandent le projet explorent ce qu’elles veulent faire ou faire et pourquoi. Cela peut être une réunion, une série de réunions ou une période de temps libre pour la libre réflexion et l'exploration.

Vous trouverez ci-dessous quelques questions à explorer pendant votre découverte.

• Quel sera le projet? À quel point pouvez-vous préciser la définition?
• Quel est son objectif?
• Quels résultats voulez-vous?
• Quelles ressources avez-vous pour prendre ce projet?
• Quand avez-vous besoin du produit final et votre échéance est-elle raisonnable compte tenu de vos ressources?

3. Définir la portée

Vous entendrez peut-être un chef de projet expérimenté dire ceci: "Si ce n’est pas dans la portée, ce n’est pas dans le projet."

Chaque projet a besoin d'une portée claire. La portée du projet définit exactement ce que le projet impliquera. Il s'agit d'une liste verrouillée de toutes les facettes, actifs, fonctionnalités, produits livrables et autres détails associés au projet. Une fois qu'il est verrouillé, vous ne pouvez rien y ajouter. Par exemple, si vous construisez une maison, la portée définira le nombre d'étages qu'elle contiendra, sa superficie en pieds carrés, le nombre de fenêtres, le nombre d'escaliers, d'interrupteurs de lumière, etc.

La raison pour laquelle les projets ont besoin d'une portée claire avant de les commencer est que personne ne tente d'ajouter quoi que ce soit en dehors de la portée une fois que le projet a démarré. L'ajout à la portée d'un projet après le début de celui-ci annule son calendrier, son budget et ses ressources disponibles. Si vous continuez à ajouter des tâches à un projet, celui-ci pourrait même cesser de devenir un projet, mais simplement devenir un travail en cours.

La définition de l'étendue peut se faire lors d'une réunion de découverte ou peut simplement provenir de conversations entre le client ou la personne demandant le projet et le responsable potentiel du projet.

4. Tenir une réunion de lancement

Une réunion de lancement est présentée à tous ceux qui travailleront sur le projet. Cette réunion donne le ton pour le travail à venir et s'assure que tous les membres de l'équipe de projet disposent d'informations claires sur ce qu'ils vont faire et pourquoi.

Notez que la tenue d’une réunion de lancement n’est pas proche de la première chose que vous faites lorsque vous gérez un projet! Parce que le lancement aide à mettre tout le monde sur la même page, vous voulez être sûr d'avoir une compréhension claire du projet et de sa portée afin de pouvoir le livrer à tous les autres en toute confiance.

Lors d'une réunion de lancement, le responsable du projet doit définir au moins ces quatre éléments:

• Portée du projet,
• Les joueurs et leurs rôles,
• Livrables, et
• Jalons.

Nous avons déjà parlé de la portée du projet. Pour les joueurs et leurs rôles, le chef de projet présentera les différentes équipes et contributeurs les uns aux autres. De plus, la réunion de lancement est un moment idéal pour discuter de la hiérarchie, c'est-à-dire qui fait rapport à qui et qui donne son accord.

Une discussion sur les livrables chevauchera avec la discussion sur la hiérarchie car vous devez répondre à la question "Qui recevra chaque livrable?"

Les jalons (comme indiqué dans la section Projets de travail d'équipe du logiciel de gestion de projet Editors 'Choice (ci-dessus)) sont des points d'un projet qui indiquent une progression claire vers l'objectif final. Lors de la construction d'une maison, le moment où une fondation est coulée et posée peut être un tournant. Lorsque vous avez le cadre en place, c'est un autre jalon. Lors de la réunion de lancement, vous devez savoir quelles seront les étapes du projet, même si aucune date n’a encore été fixée. Il est parfois nécessaire de faire appel à d’autres experts de l’équipe, tels que le responsable de la programmation ou le responsable de la conception, pour savoir exactement quand ces jalons doivent tomber. C'est bien de commencer une réunion de lancement avec une idée approximative de vos échéances, mais donnez à chaque équipe la possibilité de peser et de l'ajuster.

5. Définir les échéances de votre projet

Plus tôt, nous avons expliqué comment chaque projet a une date de début et une date de fin. Le coup d'envoi peut être votre date de départ officielle. La date de fin devrait marquer la clôture finale absolue de tout le travail. Aucun travail sur le projet ne se produit après cette date. C'est un vrai moment de désinvolture, de crayons au sol.

Maintenant que vous avez eu une réunion de lancement, tous les acteurs clés (tels que le chef de projet et les chefs d’équipe) peuvent déterminer les jalons et les dates de livraison exacts et les tracer dans un calendrier entre la date de début et la date de fin.

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous commencez à l'utiliser. Mettez toutes vos dates importantes dans l'application. Vous pouvez également télécharger d'autres documents que vous avez créés jusqu'à présent, tels que la portée du projet. C’est également le bon moment pour commencer à inviter tous les joueurs à rejoindre le logiciel. Lorsque les utilisateurs rejoignent l'application de gestion de projet, ils peuvent recevoir des affectations, mettre à jour leurs progrès et collaborer de différentes manières. Vous trouverez ci-dessous un exemple de toutes ces informations, répertoriées dans un diagramme de Gantt dans TeamGantt. Pour plus d'informations sur les diagrammes de Gantt, vous pouvez lire mon article sur 5 étapes simples pour bien démarrer avec les diagrammes de Gantt.

6. Définir les attentes en matière de communication

Après la réunion de lancement et tout au long du projet, il est important de garder les voies de communication ouvertes. Que votre groupe ait un chef de projet à temps plein ou non, le point de contact principal pour le projet doit être celui qui encourage et facilite la communication. Ce n'est pas une mauvaise idée de tenir une autre réunion à toutes les mains avant que le projet ne soit pleinement opérationnel, afin que les gens puissent poser les questions qui leur restent.

Définissez les attentes en matière de communication tôt. Les chefs d'équipe vont-ils soumettre une mise à jour hebdomadaire sur les progrès de leur équipe? Combien de réunions à mains nues aurez-vous au cours du projet - parfois, elles ne sont pas du tout nécessaires; de quoi votre projet a-t-il besoin? Souvent, des équipes plus petites au sein d'un projet, telles que l'équipe de conception ou l'équipe de programmation, organisent des réunions d'enregistrement récurrentes au cours desquelles tout le monde récapitule ce qu'il a fait récemment et soulève des problèmes potentiels. Plus les personnes expriment tôt les problèmes potentiels, plus les chances de chacun de les contrarier ou de les gérer sont grandes.

Avancer

Armés de ces conseils pour bien commencer, vous pouvez maintenant vous plonger dans les fondements du projet. Un logiciel de gestion de projet contribue dans une large mesure à garder toutes les personnes impliquées dans le projet au courant de son avancement. Cependant, il faut également une bonne interaction humaine et une clarté maximale du projet et de ses détails.