Vidéo: M. Mohamed AIT HOU Gestion Des Ressources Humaines Séance N°1 semestre 5 (Novembre 2024)
George Weiner souhaiterait savoir, il y a un an, ce qu'il fait aujourd'hui dans le choix de la technologie des ressources humaines (RH). Au lieu de cela, le fondateur et PDG de Whole Whale, une agence de marketing numérique pour les organisations à but non lucratif, a appris à ses dépens que l'option la moins chère pour la gestion des données des employés n'était pas toujours la meilleure, même lorsqu'il s'agissait d'une marque.
Les problèmes de Weiner ont commencé lorsqu'il a signé avec un fournisseur de paie national bien connu basé sur le cloud (qu'il a refusé de nommer dans l'enregistrement). L'interface utilisateur était périmée, le système semblait pavé et, au bout de neuf mois, il avait trois responsables de compte différents. Weiner affirme que les erreurs du fournisseur l'ont amené à rater le versement de plusieurs mois d'indemnités légales aux travailleurs, entraînant une amende de 500 USD. Les erreurs de communication entre le fournisseur et un partenaire tiers utilisé auparavant pour traiter les cotisations au compte d'épargne-retraite 401 (k) ont entraîné davantage d'erreurs.
Après moins d'un an, M. Weiner a transféré son agence et l'a transféré à une entreprise plus petite, en charge de la paie, qui dispose d'une meilleure interface utilisateur, d'une plus grande facilité d'utilisation et d'un meilleur service client. Son conseil aux autres petites entreprises qui achètent de la technologie HR: "Ne faites pas d’achat de prix car vous en avez pour votre argent."
Le prix n'est qu'un des nombreux facteurs à prendre en compte si vous passez d'une technologie HR plus ancienne ou si vous souhaitez passer des feuilles de calcul aux services en nuage pour la première fois. Si j'ai appris quelque chose de mon temps à examiner la technologie des ressources humaines pour PCMag.com et à interroger des fournisseurs et des propriétaires d'entreprise tels que Weiner pour cette rubrique, c'est qu'un acheteur avisé est un acheteur averti. Si vous recherchez un système de suivi des candidats (ATS), un logiciel de gestion de la performance (PM) ou un logiciel de gestion des ressources humaines, posez les six questions suivantes lorsque vous examinez des partenaires techniques potentiels:
1. prix
Le prix ne fait peut-être pas tout, mais c'est important, et les fournisseurs adoptent des approches différentes pour fixer le prix de leurs offres. Beaucoup facturent des frais fixes par utilisateur et par mois, mais les fournisseurs ne classent pas toujours les utilisateurs de la même manière. certains fournisseurs facturent en fonction du nombre total d'employés d'une entreprise, tandis que d'autres ne facturent que les employés qui seront couverts par le système. Encore d'autres fournisseurs ne facturent que le personnel des RH qui utilisera le système (c'est le plus souvent utilisé dans les logiciels ATS ou de recrutement).
Lorsque vous magasinez, renseignez-vous sur les réductions de volume; certains fournisseurs proposent un tarif d'entreprise aux clients dont le nombre d'employés ou d'utilisateurs est supérieur à un nombre donné. Beaucoup proposent des fonctionnalités et des prix différenciés. Vous pouvez donc commencer modestement et ajouter des fonctions selon vos besoins ou lorsque vous vous familiarisez avec la plate-forme.
2. Démos et comptes d'essai
Vous n'achèteriez pas de chaussures sans les essayer et une plate-forme de gestion ATS ou HR peut coûter beaucoup plus cher qu'une nouvelle paire de Nikes. Les démos sont utiles pour avoir un aperçu de ce qu’un programme peut offrir (mais vous et moi savons tous deux qu’il s’agit essentiellement de discours de vente et ne reflètent pas toujours les réalités de l’utilisation du logiciel.)
Une bonne partie de la technologie des ressources humaines basée sur le cloud pour les petites et moyennes entreprises (PME) offre une sorte d’essai gratuit d’une durée limitée. Beaucoup vous permettent de convertir un compte d'essai en un compte payant afin de pouvoir sauvegarder toutes les données que vous avez saisies pendant la période d'essai. Des fournisseurs tels que Deputy et Humanity ont des comptes sur bac à sable conçus pour des types spécifiques d'entreprises ou d'industries. Vous pouvez ainsi voir comment des entreprises comme la vôtre pourraient utiliser leurs plates-formes.
3. Mises à jour
Vous pourriez ne pas acheter une nouvelle voiture si vous saviez que le fabricant planifiait une refonte complète de ce modèle l'année suivante. De même, vous pourriez ne pas vous inscrire à une plate-forme logicielle si vous saviez que le développeur était sur le point de procéder à une refonte majeure. Il est déjà assez difficile de mettre en place une équipe de ressources humaines et des employés sur une nouvelle plate-forme, sans avoir à tout recommencer à nouveau pour une nouvelle interface utilisateur peu de temps après.
Utilisez votre processus de vérification pour déterminer si un fournisseur a une interface utilisateur ou d’autres modifications dans les travaux, afin de pouvoir utiliser ces informations dans votre processus de prise de décision. Même si un développeur n'a pas prévu de gros changements, découvrez la fréquence à laquelle il effectue des mises à jour de la plate-forme (tous les jours, toutes les deux semaines, plus?) Afin de pouvoir utiliser les informations pour décider si c'est trop ou pas assez souvent. votre entreprise.
4. Dossier de l'employé
À moins que vous ne soyez une start-up, vous avez probablement des données personnelles stockées quelque part, même si elles se trouvent uniquement dans Microsoft Excel ou Google Drive. Dans la plupart des cas, il sera plus facile et rapide de télécharger les données sur la plateforme d'un nouveau fournisseur que de ressaisir les données des employés ou de demander aux employés de se connecter et de créer eux-mêmes des profils (à moins que vos données existantes ne soient assez sales).
Un grand nombre de plates-formes de ressources humaines pour les petites entreprises que j'ai examinées possèdent des fonctions intégrées pour importer des données à partir de Microsoft Excel et d'autres formats qui ne coûtent rien de plus. C'est un peu plus compliqué pour les moyennes et grandes entreprises; si vous avez des centaines ou des milliers d'employés, vous pourriez devoir payer des frais à un fournisseur pour télécharger les données d'employé existantes pour vous. Parfois, ces informations apparaissent sur la page de tarification du site Web d'un fournisseur et parfois non. Veillez donc à le demander.
5. Applications mobiles
Le logiciel de planification des horaires et des quarts de travail des employés que j'ai récemment examiné a bien mis en lumière l'importance des applications mobiles pour les entreprises et leurs employés, y compris les employés horaires. Cependant, en ce qui concerne les applications mobiles, les fournisseurs de technologies RH sont omniprésents. Beaucoup proposent des applications pour les appareils Android et iOS, mais toutes ne couvrent pas toutes les fonctions des plates-formes Web des fournisseurs. Certains fournisseurs choisissent de rendre leurs sites Web compatibles avec les applications mobiles au lieu de créer des applications séparées. Que l'un soit meilleur que l'autre dépend de votre entreprise, du type d'employé que vous avez et de la façon dont ces personnes travaillent.
La grande majorité des applications technologiques RH sont des compléments gratuits que les clients obtiennent lors de leur inscription, mais pas toujours. Au moins un fournisseur spécialisé dans les ressources humaines que j'ai examiné dans mon planning et dans ma planification des quarts de travail impose des frais supplémentaires pour les applications, en supposant que la plupart des employés de ses clients préfèrent se connecter via un site Web adapté aux mobiles.
6. soutien
Les fournisseurs de technologies RH basées sur le cloud pour les petites entreprises s’efforcent de fournir une assistance gratuite par le biais de didacticiels vidéo, de webinaires, de FAQ, de forums d’utilisateurs, de messages de blogues et d’autres documents en ligne. Il est dans leur intérêt de proposer une assistance en libre-service, car cela coûte moins cher qu'une assistance téléphonique ou par chat en direct, ou que l'affectation de responsables de comptes à des clients spécifiques.
Sachez quel type de soutien vous souhaitez et si vous serez à l'aise pour tout résoudre vous-même. Si vous préférez parler à quelqu'un quand vous en avez besoin, vous pouvez choisir de choisir un fournisseur qui vous fournit ce dont vous avez besoin et ce qui ne le fait pas. En outre, déterminez quels types d'assistance, d'intégration et de formation sont couverts dans les frais d'abonnement de la plate-forme, et pour quoi vous auriez à payer un supplément.
Selon votre entreprise, vous pouvez avoir d'autres facteurs à prendre en compte. La plateforme couvre-t-elle les devises et les jours fériés non américains? Est-il disponible dans d'autres langues que l'anglais? At-il une interface de programmation d'application (API) ouverte qui facilite l'intégration avec d'autres technologies RH que vous utilisez déjà? Combien de temps et d'argent un fournisseur consacre-t-il à l'ajout de nouvelles fonctionnalités et combien de temps et d'argent à la correction des bugs au fur et à mesure de leur apparition?
"Définissez les critères de ce que vous recherchez", a déclaré Weiner. "Lâchez les pneus sur l'UX. Posez des questions de base. Parlez au responsable de compte."
