Organisez-vous: 5 applications dont vous avez besoin pour vous passer du papier

L'absence de papier ne doit pas être difficile, surtout si vous savez quels outils peuvent vous aider à le faire. Si vous essayez d'abandonner entièrement le papier, vous devez disposer d'au moins cinq outils pour le faire fonctionner.

Où utilisez-vous encore du papier dans votre vie? Peut-être que vous gardez votre liste de tâches dans un cahier ou peut-être avez-vous une pile de documents que vous devez signer à l'encre. Vous pouvez éliminer presque tout le papier de votre vie avec ces cinq outils:

1. une application de liste de tâches,
2. une application de numérisation,
3. un service de synchronisation de fichiers,
4. outils de signature électronique, et
5. un service de livraison de documents.

Regardons de plus près chacun de ces outils et ce qu'ils font. Je donne également des recommandations pour des applications spécifiques que vous pouvez utiliser pour vous aider à démarrer.

1. Application de liste de tâches

Je ne voudrais jamais frapper du doigt quelqu'un qui utilise une liste de choses à faire en papier s'ils trouvent que cela fonctionne pour eux. Toutefois, si vous essayez de ne pas utiliser de papier, l’un des meilleurs endroits pour commencer consiste à transférer toutes vos tâches et listes dans une application.

Les meilleures applications de liste de tâches sont tellement plus efficaces que les listes papier. Avec le papier, vous êtes coincé avec des ruptures et vous ne pouvez pas réorganiser facilement les tâches lorsque vos priorités changent. Vous ne pouvez pas non plus assigner des tâches à d'autres personnes et recevoir des alertes dès qu'elles sont terminées.

Avec une application de liste de tâches, vous recevez des rappels des dates d'échéance à venir, des notifications lorsque quelqu'un d'autre termine une tâche, la possibilité de réorganiser votre liste à tout moment et de nombreux autres avantages. Mes trois principaux choix parmi les applications de la liste de tâches sont:

• Todoist Premium
• Asana (ci-dessus)
• Any.do

Si vous essayez de vous passer du papier, vous devez trouver une application de liste de tâches qui fonctionne pour vous et vous y tenir pendant quelques semaines.

Commencez par créer trois catégories de listes: travail, personnel et ménage. Vous pouvez toujours les changer plus tard s'ils ne vous conviennent pas. Dans votre section de travail, notez les tâches au travail que vous devez effectuer cette semaine. Dans votre liste personnelle, écrivez tout ce que vous avez besoin de faire, par exemple envoyer une carte de remerciement ou planifier un rendez-vous pour une coupe de cheveux. Utilisez votre section ménage pour commencer une liste d'épicerie.

C'est beaucoup pour vous aider à démarrer. En utilisant votre application de tâches à faire, vous découvrirez les stratégies qui vous conviennent le mieux pour organiser des listes, configurer des rappels et attribuer des tâches à d'autres personnes. Pour les premières semaines, cependant, il est préférable de garder vos listes courtes et simples. Utiliser une application de liste de tâches pour la première fois revient à adopter une nouvelle habitude; si c'est trop compliqué, vous pourriez ne pas rester avec ça. Une fois que vous avez vraiment pris l'habitude, vous pouvez commencer à affiner vos stratégies de liste de tâches.

2. Application de numérisation

Une application de numérisation est indispensable pour convertir des documents papier importants en fichiers numériques. Lorsque vous numérisez des documents, vous en effectuez une copie de sauvegarde, ce qui signifie que vous pouvez déchiqueter ou recycler les originaux, ou les archiver en toute sécurité. Parmi les articles que vous voudrez peut-être numériser, vous trouverez des documents papier, des pièces d'identité, des certificats officiels (comme la naissance, le décès, le mariage ou un diplôme), des garanties et des reçus, des recettes et même des documents non-papier, tels que les détails imprimé sur le dessous de votre routeur wifi domestique.

L'analyse des applications transforme l'appareil photo de votre téléphone en un scanner. Bien que vous puissiez utiliser n'importe quelle imprimante avec un scanner pour numériser des documents, les applications de numérisation mobiles sont tellement plus pratiques, sans oublier, portables. Vous pouvez prendre une photo de n'importe quoi n'importe où.

Les meilleures applications de numérisation détectent non seulement les bords de l'élément à numériser, mais également son type, qu'il s'agisse d'une page d'un livre ou d'une carte de visite. Les meilleurs incluent également la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), qui permet de copier et de coller le texte à partir d’une minute environ après la numérisation d’un document. Une bonne application de numérisation devrait également pouvoir compiler plusieurs pages dans un seul fichier.

Deux applications de numérisation répondant à toutes ces exigences et disponibles pour Android et iOS sont les suivantes:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (abonnements à partir de 9, 99 $ par an; ou 59, 99 $ pour en devenir propriétaire) et
• Scanbot Pro (6, 99 $).

3. Outil de signature électronique

Si vous n'utilisez pas de papier, vous devez être capable de signer des documents sans les imprimer. Il n'y a presque aucune raison d'imprimer et de signer un morceau de papier que quelqu'un vous envoie électroniquement. Vous devriez pouvoir signer la plupart des documents numériquement, à de très rares exceptions près. Pour ce faire, vous avez besoin d'une application qui vous permet de créer une signature numérique et de l'appliquer à des fichiers.

Voici quelques exemples de logiciels incluant des outils de signature électronique:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, et
• Aperçu pour macOS (voir ci-dessus).

Pour commencer, vous devez d'abord créer une signature, ce qui est souvent la partie la plus difficile, car les signatures ont tendance à paraître bâclées lorsqu'elles sont créées avec une souris, un doigt et un écran tactile ou un stylet. La bonne nouvelle est que vous ne devez effectuer cette étape qu'une seule fois. Une fois que vous avez créé et enregistré une signature, vous pouvez l’utiliser encore et encore. Pour plus de détails sur deux des méthodes les plus courantes, vous pouvez en savoir plus sur les histoires de PCMag sur la signature d'un fichier PDF à l'aide d'Acrobat Reader et sur la signature d'un fichier PDF dans l'aperçu macOS.

Si vous avez du mal à signer votre nom avec une souris, un doigt ou un stylet, vérifiez s'il existe une option permettant de prendre une photo d'une signature stylo-papier que vous pouvez ensuite télécharger.

4. Service de synchronisation de fichiers

Un service de synchronisation de fichiers vous permet d'accéder à tous vos documents, quel que soit le périphérique que vous possédez. Voici un exemple de la nécessité d'un service de synchronisation de fichiers: J'étais à l'aéroport il y a quelques années pour postuler à Global Entry. Mon intervieweur m'a demandé une preuve d'adresse postale. Ce n'est pas sur mon permis de conduire, et je n'ai apporté aucun courrier avec lui pour le montrer. Puis je me suis rappelé que j'avais numérisé et sauvegardé un document immobilier qui m'avait été envoyé à l'adresse dont j'avais besoin. J'ai ouvert l'application mobile de mon service de synchronisation de fichiers et j'ai extrait le document pour le montrer à l'intervieweur. Il était satisfait et j'ai eu mon entrée mondiale.

Trois des services de synchronisation de fichiers les plus connus (et je n'hésite pas à en recommander un) sont les suivants:

• Boîte,
• Dropbox, et
• Google Drive.

De nombreux programmes de synchronisation de fichiers vous permettent également d’enregistrer des copies hors ligne de documents sur vos appareils, ce qui est particulièrement pratique pour tout ce dont vous pourriez avoir besoin en situation d’urgence, comme des certificats d’assurance, un identifiant ou des noms et numéros de téléphone dans une arborescence téléphonique..

Certains des meilleurs services de synchronisation de fichiers ont également des outils de partage de documents, que nous pourrons aborder plus loin.

5. Outil de partage de documents

Un moyen courant d'envoyer des documents numériques consiste à les joindre à un courrier électronique. Cette option n'est toutefois pas toujours idéale, car vous ne pouvez pas toujours dire quand ou si le destinataire les a reçues. (Vous pouvez utiliser les accusés de lecture, mais ils ne fonctionnent que si le destinataire ne les a pas bloqués ou refusés.) Un autre problème lié à la messagerie électronique est que certains fichiers sont trop volumineux ou que votre logiciel de messagerie diminue automatiquement la qualité de l'original.

Une autre façon d’envoyer des documents numériques consiste à les partager via un autre service basé sur un nuage. Les services de synchronisation de fichiers, tels que ceux mentionnés dans la section précédente, vous permettent généralement de partager un fichier en générant un lien vers celui-ci que vous pouvez ensuite envoyer comme vous le souhaitez. Les services de stockage en nuage (dont la plupart ne peuvent désormais plus être distingués des services de synchronisation de fichiers) les ont généralement également.

En règle générale, vous placez les fichiers que vous souhaitez partager dans un dossier de votre application de synchronisation ou de stockage dans le cloud et cliquez avec le bouton droit de la souris pour obtenir un lien que vous pouvez partager. À partir de ce lien, le destinataire peut télécharger les fichiers. Selon le service que vous avez, vous pouvez avoir la possibilité de voir quand ou à quelle fréquence la personne télécharge le fichier. Certains services, y compris Dropbox, vous permettent même de créer une date d'expiration pour l'accès.

Regarder en avant, commence aujourd'hui

Un dernier conseil à propos de l’absence de papier consiste à commencer aujourd’hui et à regarder en avant plutôt qu’en arrière. Ce que je veux dire par là, c'est que vous ne vous attardez pas sur la numérisation de votre arriéré de papier. Au lieu de cela, adoptez quelques applications qui vous aideront à être sans papier à partir de maintenant , et vous pourrez aller de l'avant avec vos nouvelles habitudes.