Vidéo: Document Commerciaux (Novembre 2024)
Si votre entreprise envisage un logiciel de gestion de documents commerciaux, laissez-vous guider par les chiffres. Bien sûr, vous êtes probablement préoccupé par un autre droit de licence de logiciel perpétuel, qui s’ajoute mois après mois, année après année, mais soyez rassuré, ces outils permettront en fin de compte d’économiser plus que leur coût. Un outil de sélection des éditeurs tel que Zoho Docs vous offre davantage de flexibilité, de fonctionnalités de collaboration et une capacité de stockage jamais atteinte avec du papier, des dossiers et des armoires de stockage.
J’ai rencontré Lisa Croft, responsable du marketing produit du groupe chez Adobe Document Cloud, outil de gestion de documents professionnels performante et rentable, sur les nombreuses manières dont la gestion de documents professionnels peut faire économiser à votre entreprise du temps, de l’espace et, surtout, des charges considérables. Voici les quatre moyens les plus évidents pour lesquels ces outils offrent un excellent retour sur investissement.
1. Le coût de l'impression
Si vous êtes en mesure de vous débarrasser totalement des documents papier en rendant numérique l'ensemble de vos opérations, vous finirez par acheter beaucoup moins de papier que vos concurrents. De plus, vous finirez par dépenser moins d'argent pour l'impression, ce qui inclut les coûts d'énergie, d'encre et les frais d'affranchissement associés à l'envoi physique de documents vers des sites distants.
Les entreprises qui impriment 10 000 documents économiseront environ 2 740 dollars en optant pour des documents numériques (10 000 documents, soit environ 1/6 de Go; d'autres informations à ce sujet plus tard), selon les calculs d'Adobe. Si le coût du papier ne vous gêne pas, réfléchissez à la mesure dans laquelle vous aiderez l'environnement. Dix mille documents nécessitent 11 427 gallons d'eau, 961 livres de déchets et 3 725 livres de bois à produire. Cela fait beaucoup de dégâts à notre écosystème.
"Essayez de ne jamais imprimer du tout", a déclaré Croft. "Une fois que vous imprimez un document, la gestion de ce document entraîne des coûts. Si vous le conservez de manière numérique, vous réalisez des économies dès le début."
2. Coûts de stockage
Le coût de l'immobilier commercial dans le Midtown Manhattan, où se trouvent les bureaux de PCMag, est d'environ 73 $ le pied carré. Si vous ne consacrez que 100 pieds carrés au stockage de documents, vous dépensez environ 7 300 dollars par mois, ou 87 600 dollars par an, uniquement pour le stockage de papier.
Toutefois, si vous numérisiez entièrement vos opérations sur papier, vous seriez en mesure de stocker 64 800 pages de document Microsoft Word dans moins de 1 Go de stockage en nuage numérique. Avec Zoho Docs, par exemple, vous ne pouvez payer que 96 USD pour 100 Go de stockage par an. Cent Go est l'équivalent de 64 800 000 pages Word. Avec Zoho Docs, vous aurez également accès à des fonctionnalités telles que le partage de fichiers en groupe, l'édition en ligne et simultanée par une équipe, et même des journaux d'audit qui vous indiquent exactement qui a accédé à vos documents et qui les a modifiés (nous en parlerons plus tard).
3. Faites plus pour moins, et plus vite
J'ai déjà mentionné quelques fonctionnalités numériques qui rendent les systèmes de gestion de documents professionnels plus utiles pour votre entreprise que les documents papier standard. Dans cette section, je vais aller un peu plus en profondeur. Avec Adobe Document Cloud, par exemple, vous pouvez envoyer un seul fichier à plusieurs utilisateurs et demander des signatures à chaque destinataire. Imaginez combien ce processus serait beaucoup plus complexe et coûteux avec le papier et le service postal des États-Unis. Maintenant, multipliez ce coût par le nombre de fois où vous pourriez répéter le processus tout au long de l'année.
"La signature électronique d'un document vous permet d'économiser de l'argent", a déclaré Croft. "Vous n'êtes pas obligé de le faire par FedEx. Vous n'avez pas besoin d'attendre qu'il soit renvoyé. Cela réduit le temps et les copies supplémentaires du document. Vous éliminez également les problèmes liés au changement de document, de sorte que vous connaissez le document est sorti et a signé est le document que vous avez réellement envoyé ". Je vais entrer dans la sécurité dans la section suivante.
Qu'en est-il de l'édition en groupe? Avec des outils tels que Zoho Docs, vous pouvez créer un groupe et modifier simultanément des documents sans avoir à les envoyer d'un membre à l'autre. Même si vous utilisiez déjà Microsoft Word et le courrier électronique, ce processus serait beaucoup plus lent et moins collaboratif. Vous créeriez probablement un document et l'enverriez dans la chaîne de commande pour plusieurs révisions. À ce moment, le document vous serait renvoyé pour révision. Avec le logiciel de gestion de documents professionnels, toutes les parties investies pouvaient modifier le document simultanément, le tout dans le même visualiseur de documents.
"Pouvoir collaborer sur un document est un avantage, définitivement", a déclaré Croft. "La valeur ajoutée est que cela permet d'économiser de l'argent pour les voyages et réduit également le nombre de cycles de révision. Vous faites passer un document du début à la fin dans un cycle assez complexe. Chaque fois que vous pouvez réduire ce temps, vous réalisez des économies. Ces choses périphériques auxquelles les gens ne pensent pas, mais vous font économiser de l'argent à long terme."
4. Les nombreuses facettes de la sécurité des documents
Il est impossible de quantifier à quel point la sécurité des documents peut sauver votre entreprise avant qu'il ne soit trop tard. Par exemple: Que se passe-t-il si quelqu'un prend un contrat que vous lui avez envoyé sur une feuille de papier physique et apporte des modifications non confirmées aux termes de l'accord? Il est possible que les modifications ne soient pas reflétées dans le document frauduleux avant de le signer. Maintenant, vous êtes légalement responsable des termes du nouvel accord bidon.
De plus, que se passe-t-il si quelqu'un perd un bout de papier contenant des informations vitales sur l'entreprise et que ces informations tombent entre de mauvaises mains? Vous pourriez perdre votre avantage concurrentiel ou être poursuivi en justice. Bien qu'il n'y ait aucun moyen de chiffrer le coût de ces dommages pour votre entreprise, il s'agit certainement d'un prix inférieur au prix d'un abonnement annuel à la gestion de documents professionnels.
Les outils de gestion de documents "vous permettent de savoir qui a accès et que peuvent-ils faire avec un document", a déclaré Croft. "Je peux vous envoyer un fichier et dire quand vous l'avez ouvert, si vous l'avez examiné, l'avez-vous imprimé? Je sais où se trouve le document. Ce document va-t-il tomber entre de mauvaises mains? Ces outils éliminent totalement ce risque C'est quelque chose que vous ne pensez pas économiser de l'argent, mais à long terme, cela pourrait l'être."
Trouvez le bon outil pour vous
Bien que Zoho Docs et Adobe soient parmi les meilleurs outils du marché, d’autres produits, tels que Google Drive, Microsoft SharePoint et Dropbox Business, proposent des fonctionnalités uniques qui répondent mieux à vos besoins.
Par exemple: Google Drive offre un accès en ligne complet aux documents, peut lire des fichiers Microsoft Office et offre un stockage illimité pour plus de cinq utilisateurs. SharePoint est l'outil idéal pour les entreprises qui s'appuient principalement sur des outils Microsoft Office 365 tels que Word, PowerPoint et Excel. Dropbox est ce qu'il y a de mieux pour stocker, gérer et transférer des fichiers. La société a même récemment ajouté des outils d’administrateur informatique pour vous donner plus de flexibilité pour savoir qui voit quels documents.
