Organisez-vous: 10 astuces pour gérer vos notes numériques

Les fans de Seinfeld se souviendront d’une scène glorieuse de la série lorsque Jerry et Elaine se sont présentés dans une agence de location de voitures. Jerry demande à prendre une voiture de taille moyenne qu'il a réservée. L'agent au comptoir répond qu'il ne lui reste plus de modèles de taille moyenne, car ils sont épuisés. "Tu vois, " dit Jerry, "tu sais comment prendre la réservation. Tu ne sais pas comment garder la réservation." Je pense la même chose à propos des notes numériques. Il est très facile de prendre des notes, mais beaucoup plus difficile de les utiliser .

Pour utiliser réellement les notes que vous prenez, vous devez les organiser et savoir les retrouver. Ces conseils pour commencer à utiliser une application de prise de notes et organiser vos notes vous aideront.

1. Choisissez une excellente application de prise de notes

L'application de prise de notes que vous choisissez influence énormément votre décision de revoir vos notes. L'application de prise de notes de base fournie préinstallée sur votre téléphone ou votre tablette n'est probablement pas très bonne. Bien sûr, vous l'avez déjà utilisé et cela fonctionne bien, mais vous ne savez peut-être pas quelles sont les fonctionnalités qui vous manquent et qui distinguent des applications simplement satisfaisantes de celles qui sont excellentes.

Trois fonctionnalités qui rendent les applications de prise de notes vraiment utiles sont les suivantes:

• Dossiers,
• balises, et
• reconnaissance optique de caractères (OCR).

Je vais entrer dans plus de détails sur chaque point dans un instant.

Les trois applications que je recommande le plus, sur la base de mes tests personnels de nombreuses applications de prise de notes au fil des ans, sont:

• Microsoft OneNote, si vous voulez une application de prise de notes gratuite,
• Evernote, si cela ne vous dérange pas de payer pour un abonnement Premium, et
• Quip pour prendre des notes en collaboration.

2. Créer une boîte de réception

Lorsque vous écrivez rapidement une note, vous avez besoin d’un emplacement pour la sauvegarder où elle ne sera pas perdue. Créez un dossier Boîte de réception dans votre application de prise de notes et définissez-le comme emplacement de stockage par défaut.

Parcourez régulièrement la boîte de réception pour ajouter plus d’informations sur vos notes et les trier. Vous verrez comment faire cela dans les prochains conseils. Vous n'avez pas besoin de nettoyer la boîte de réception selon un calendrier défini, mais essayez de le faire lorsque votre application de prise de notes est ouverte sur un écran à taille réelle (voir le point 10 ci-dessous). Il est plus facile de voir ce que vous faites et de voir toutes les options que vous avez.

Vous n'avez pas besoin de tirer pour Inbox Zero dans une application de prise de notes. Une boîte de réception est un endroit idéal pour stocker les notes que vous consultez fréquemment. Par exemple, je garde une note avec les noms et les mots de passe du réseau Wi-Fi de tous mes amis. Par conséquent, si j'apporte un nouvel appareil chez eux ou si j'efface le mot de passe de sauvegarde, je peux rejoindre le réseau sans me soucier des détails. Cette note a une maison permanente dans ma boîte de réception.

3. Trier les notes dans des dossiers ou des cahiers

Les dossiers, que certaines applications appellent également les ordinateurs portables, vous aident à organiser vos notes manuellement. Ils deviennent utiles plus tard lorsque vous souhaitez explorer des notes sur un sujet donné, telles que toutes les notes qui sont des recettes.

Les dossiers que vous créez et la façon dont vous les nommez dépendent du type de notes que vous prenez et de la façon dont vous les utilisez. Si vous n'êtes pas sûr, commencez par les dossiers Boîte de réception, Lecture, Ménage, Personnel et Travail. Vous pouvez toujours les modifier et en créer plus une fois que vous avez une idée de la façon dont vous les utilisez.

4. Créer des raccourcis pour vos dossiers favoris

Toute application de prise de notes bien utilisée a des dossiers qui voient plus d’action que d’autres. Rendez ces dossiers faciles à atteindre en créant des raccourcis ou en les marquant comme favoris. Ce sont les dossiers dans lesquels vous consultez fréquemment les notes que vous avez rédigées et en ajoutez de nouvelles.

Vous avez probablement d'autres dossiers qui ne contiennent que des notes jusqu'à un moment inattendu lorsque vous en avez besoin. Ils n'ont pas besoin d'être à l'avant-plan.

5. Utilisez des balises

Les balises vous aident à trouver des notes existantes. Ils peuvent réduire ce que vous voyez dans un dossier particulier ou vous montrer toutes les notes étiquetées avec un thème commun dans plusieurs dossiers. Ils vous aident également à trouver des notes relatives à un thème même si le mot thématique n'apparaît pas dans la note elle-même. Me laisser donner quelques exemples.

Exemple 1: Supposons que vous avez un dossier appelé Recipes (Recettes) et que vous planifiez une fête pour certains végétariens. Vous pouvez extraire toutes les notes de ce dossier uniquement étiquetées végétarien pour avoir des idées sur ce qu'il faut faire.

Exemple 2: Vous êtes peut-être un écrivain qui écrit pour différentes publications. Vous pouvez prendre des notes sur les articles et les organiser dans des dossiers en fonction de leur lieu de publication. Cependant, il peut arriver que vous souhaitiez explorer toutes les notes que vous avez sur un thème donné, indépendamment de la personne qui a publié l'article. Si vous avez marqué vos notes avec ce thème, vous pouvez rechercher la balise et les voir toutes, quel que soit le dossier dans lequel elles se trouvent.

Exemple 3: vous transférez un courrier électronique lié à un projet sur lequel vous travaillez dans votre application de prise de notes. Le message ne dit jamais le nom du projet ou de quoi il parle. C'est comme ça que les gens communiquent quand ils sont au cœur de quelque chose. Dans ce cas, vous pouvez ajouter des balises pour définir la note (nom du projet, client, description du travail) afin de pouvoir la trouver quand vous en aurez besoin.

6. Tags de réforme

Il y a une telle chose comme avoir trop de tags. Plus vous ajoutez de balises, plus elles sont lourdes. Donc, de temps en temps, éliminez vos tags. Voici comment le faire.

Tirez une liste de toutes les balises utilisées. Souvent, vous pouvez voir le nombre de notes à côté de la balise. Premièrement, recherchez les quasi-doublons. Si vous avez des tags pour "app" et "apps", supprimez celles qui contiennent le moins de notes. Ouvrez les notes affectées et ajoutez le tag que vous allez conserver. Supprimer l'autre balise.

De plus, si vous avez des balises avec deux notes ou moins, envisagez de vous en débarrasser. Ils ne vous font probablement rien de bon.

7. Créer un raccourci sur votre téléphone

Créez un raccourci sur votre téléphone pour commencer une nouvelle note dans votre application de prise de notes afin que la capture des idées et des informations soit toujours à portée de main. Sur les appareils iOS, vous pouvez créer un raccourci Siri et, sur Android, rechercher une option New Note Widget dans l'application.

8. dicté

Lorsque quelque chose vous vient à l’esprit, vous voulez écrire, mais vous êtes sérieusement pressé ou vous promenez votre chien et pouvez à peine réussir à tenir la laisse et votre téléphone en même temps, dictez.

La plupart des smartphones ont une fonction de synthèse vocale. Utilise le! Commencez une nouvelle note, appuyez sur l’icône du microphone sur le clavier et dites ce que vous voulez écrire. Vous pouvez également enregistrer un mémo vocal et le retranscrire ultérieurement. Si vous prenez l'habitude et finissez par dicter fréquemment de longs passages, vous pouvez utiliser un service de transcription pour gagner du temps. Il existe de nombreuses bonnes options gratuites et payantes, bien que les options payantes tendent à être considérablement plus précises.

9. Joindre des images et des PDF, utiliser OCR

Si votre application dispose de la fonctionnalité OCR, elle peut rechercher le texte contenu dans les images, les PDF et d’autres fichiers que vous lui envoyez. Ne soyez pas timide pour ajouter des fichiers à vos notes lorsque vous en avez besoin. Cela comprend la prise de photos de panneaux d’information, de notes manuscrites, de pages de livres, etc.

Vous pouvez voir à quel point c'est utile à travers un exemple. Supposons que vous annexiez le PDF d’un reçu pour un repas que vous devez déclarer sur un rapport de dépenses. Vous avez oublié de le marquer "reçu" et vous ne savez pas où il se trouve. Si vous vous souvenez du nom du restaurant, vous pouvez le saisir dans la barre de recherche et OCR le recherchera.

Faites attention aux limites imposées par votre application de prise de notes ou votre type de compte à votre utilisation et à votre stockage d'OCR. Par exemple, la version gratuite d’Evernote exécute l’OCR sur les images, mais pas les PDF et les documents Office. Vous avez besoin d'un compte Premium ou Business pour cela. Si votre application ne comporte pas d'analyse intégrée, vous pouvez envisager de l'associer à une application d'analyse mobile.

10. Organiser sur un grand écran

Idéalement, votre application de prise de notes aura une application de bureau et une application Web. Utilisez l'une d'elles (généralement, les applications de bureau conviennent mieux) pour trier votre boîte de réception et organiser vos notes. Le fait de disposer d'un grand écran vous permet de voir plus d'applications et, partant, davantage de structure de dossiers, de balises et d'autres informations que vous ajoutez aux notes pour les garder organisées. Si vous voyez toutes vos options, vous aurez plus de chances de choisir les bonnes.

Prenez la note, maintenez la note, revisitez la note

Lorsque vous organisez votre expérience de prise de notes, vous augmentez vos chances non seulement de prendre des notes plus pertinentes, mais également de les stocker de manière à ce que vous puissiez les consulter à nouveau au moment opportun.