Commencez la nouvelle année à droite: liste de contrôle

Commencer l'année du point de vue informatique signifie mettre autant d'ordre que possible dans le chaos. Les semaines entre Noël et le nouvel an tendent à être une accalmie en termes de demandes d’aide informatique, de déploiements et d’autres tâches de gestion aléatoires. La majeure partie du mois de janvier suit le mouvement alors que le reste de l’organisation revient des vacances et crée lentement une dynamique. Ces semaines sont utiles aux responsables informatiques qui ont besoin de temps pour mettre de l'ordre dans leurs affaires, afin de fournir une base technologique solide pour le reste de l'année. Voici six étapes clés que les responsables informatiques devraient prendre dès que possible en 2016.

1. Planifiez vos rafraîchissements de location de matériel

J'espère que vous avez mis à jour un journal d'audit matériel couvrant l'ensemble de votre infrastructure sur site, y compris non seulement les ordinateurs personnels et les ordinateurs portables, mais également le matériel réseau, les imprimantes et cette catégorie de plus en plus étendue de périphériques mobiles. Qui a quoi; où il est situé; informations d'identification de base telles que les numéros de série et, plus important encore, les dates d'actualisation des baux. Prenez note du matériel qui sera rafraîchissant cette année et à quel moment, et veillez à en tenir compte dans vos plans de projet. Portez une attention particulière aux appareils mobiles que vos employés utilisent, car de plus en plus de personnes utilisent des appareils mobiles personnels pour le travail (ce qui peut entraîner des charges de paiement inutiles et des risques pour la sécurité).

2. Effectuer un audit approfondi des licences logicielles

Si vous avez suivi la procédure appropriée l’année dernière, vous devriez déjà avoir effectué un audit du logiciel. Mais, au cas où vous ne l'auriez pas fait, vous ne voudriez certainement pas sauter cette étape maintenant.

Cependant, tout comme lors de votre audit matériel, vous constaterez que les utilisateurs font également des choix personnels dans leurs portefeuilles de logiciels. À l'instar des employés qui utilisent des appareils personnels pour le travail, beaucoup utilisent également leurs propres services basés sur le cloud. Cela peut se produire lorsqu'un seul utilisateur décide de s'inscrire pour un service particulier, voire que toute une équipe déploie un service cloud entre eux seuls.

Souvent, ces services sont payés via des frais récurrents attribués à des cartes de crédit personnelles ou d'entreprise, et la comptabilité peut avoir du mal à déterminer qui paie quoi. C'est une mauvaise nouvelle pour eux, mais cela peut également vous faire mal pendant le budget informatique, alors prenez-le au maximum maintenant. Cette tendance peut également être source de problèmes majeurs du point de vue de la sécurité car de nombreux services dits cloud forcent les utilisateurs à télécharger des modules côté client qui ignorent nécessairement votre processus de test habituel. Si vous ne savez pas ce qui se passe sur les appareils de vos utilisateurs, vous ne pourrez pas les protéger correctement.

De manière plus traditionnelle, assurez-vous que votre audit de logiciel couvre également les bases habituelles, à savoir une évaluation précise du type de logiciel installé, de son exécution, de ses droits d'accès et de ses détenteurs, et de la date d'expiration de ces licences. Portez une attention particulière aux logiciels de sécurité - antivirus, réseaux privés virtuels (VPN) et cryptage en sont trois exemples.

3. Souffrir à travers cet audit de sécurité

Certes, les audits de sécurité informatique ne sont guère plus agréables qu’une visite de l’IRS, mais la bonne nouvelle est qu’ils sont absolument critiques et hautement spécialisés. Cela signifie que vous avez tout à fait intérêt à faire appel à un consultant pour mener à bien ce processus. Mais, que ce soit vous ou un expert externe qui le fait, assurez-vous que ce qui suit est couvert en détail:

Ajoutez les audits - Liez le processus aux données d'audit de votre matériel et de vos logiciels.

Analyse de la protection des identités: comment vous contrôlez l'accès aux ressources et aux données informatiques de l'entreprise, à la fois sur site et dans le cloud.

Analyse de la sécurité du cloud - Analysez séparément toutes vos opérations dans le cloud, qu'il s'agisse de quelques Go de stockage hors site ou d'une application SaaS (Software-as-a-Service) complète qui exécute un processus clé.

Analyse de la protection des données et de la reprise après sinistre - Comment la solution de l'année dernière a-t-elle fonctionné et y avait-il des faiblesses ou des scénarios imprévus que vous devriez aborder cette année?

Analyse globale de l'audit - Vous ne pouvez le donner à aucun consultant; utilisez le rapport d'audit de sécurité pour évaluer le niveau de sécurité de vos opérations informatiques et déterminez non seulement les améliorations à apporter, mais également les économies possibles en utilisant différentes solutions ou tactiques de sécurité.

4. Apprenez vos processus d'affaires

Dans une petite entreprise, cela peut se faire en quelques séances individuelles. Dans une entreprise de taille moyenne, vous aurez probablement la possibilité de dépenser quelques déjeuners. Le nom du jeu ici est "Comment ça marche vraiment ?" L'idée est d'abord d'identifier quels sont les processus clés de votre entreprise qui la font fonctionner (ce qui lui permet de gagner de l'argent et de fonctionner) et qui dirige ou possède ces processus. Ensuite, passez du temps face à face avec ces gens et demandez-leur de vous expliquer, en détail, comment ces processus se déroulent; Qu'est-ce qui est vraiment important pour les réaliser? quels outils sont utilisés aujourd'hui pour faire ce travail; et ce que ces gens aimeraient voir ou souhaiteraient se produire, ou tout simplement veulent se plaindre.

Ce n'est qu'avec cette information que vous pouvez vraiment ajouter de la valeur. Votre expertise ne consiste pas seulement à savoir ce qui se passe dans la technologie; c'est pouvoir appliquer la technologie de façon créative pour que ces processus rentables soient réalisés plus rapidement, à moindre coût ou de manière plus compétitive. Ce n'est que lorsque vous savez vraiment comment les choses fonctionnent que vous pouvez faire ce travail efficacement, même facilement. Alors, éloignez-vous de votre écran et faites connaissance avec vos collègues. Vous serez surpris de voir à quel point ils sont heureux d'avoir ces conversations et combien votre stock interne peut augmenter en conséquence.

5. Parlez au marketing

L'informatique et le marketing sont généralement deux départements qui n'ont pas grand-chose à faire l'un avec l'autre, mis à part les interactions de surface. Mais avec la flambée autour du marketing des médias sociaux, la technologie joue un rôle de plus en plus important dans le plan marketing global de votre entreprise. Ainsi, une discussion en début d'année peut rapporter de gros dividendes pendant le reste de l'année. Les points clés du marketing seront probablement les suivants:

Gestion de la présence en ligne et sur les réseaux sociaux - De nombreux départements marketing n’ont aucune idée du niveau de sophistication à leur disposition pour la gestion des campagnes de marketing en ligne; ajouter votre expertise ici peut créer instantanément un plan technologique d'un an pour les deux parties.

Collecte et stockage de données - Les gens du marketing ont tendance à tout demander pour savoir comment les utiliser plus tard. Ce serait bien si ce "tout" n'incluait pas également des pétaoctets potentiels de données de suivi Web, de transaction et de client. Comprendre ce que ces personnes rassemblent aujourd'hui et ce qu'elles ont l'intention de rassembler demain peut dicter votre stratégie de stockage pour toute l'année.

Analyse des données - Si vos administrateurs de base de données (DBA) ont répondu aux questions de Business Intelligence (BI) jusqu'à présent, soyez prêt pour le changement. Avec une légère hausse dans la collecte de données, la même augmentation de l'extraction de ces données aura une valeur ajoutée. Charger cela sur les épaules d'un ou deux DBA surchargés est probablement une erreur. Au lieu de cela, vérifiez si les outils de services décisionnels en libre-service (tels que Microsoft Power BI ou Tableau Desktop) peuvent aider votre organisation. Discutez avec les départements Marketing, Finances et autres départements gourmands en données de ce qu'ils recherchent, puis voyez si vous pouvez déployer des outils pour leur permettre de rechercher ces pépites eux-mêmes.

6. Se rendre à la planification

Si vous avez suivi les étapes déjà décrites, vous avez maintenant une idée précise de la technologie utilisée par votre société, de la manière dont elle est utilisée et de son coût. Vous avez également une bonne vue sur les trous qui perforent cette situation - où vous payez trop cher; les risques potentiels pour la sécurité; ce qui devra être mis à jour ou rafraîchi cette année, et plus.

Utilisez ces résultats pour commencer à cartographier votre année informatique. Vous devez déterminer le nombre de projets que votre service peut gérer en plus de ceux qui doivent être réalisés (tels que les renouvellements de licences, les déploiements de nouveau matériel en raison d'actualisations de contrats, etc.). Une fois que vous avez tracé ces projets non facultatifs, vous pouvez lancer la planification à valeur ajoutée.

Mais lorsque vous arrivez à cette étape, vous devez suivre certaines étapes clés:

Vous avez rencontré des responsables de processus de première ligne; maintenant rencontrer la haute direction. Les gens de première ligne vous ont expliqué comment les choses fonctionnent et où vous pouvez aider, mais seule la haute direction peut vous donner une vue d'ensemble. Vous avez besoin des deux perspectives pour élaborer un plan technologique efficace.

Travaillez à "vendre" des projets avant de passer du temps à l'évaluation et aux tests. Déterminer quels outils fonctionneront le mieux dans votre organisation peut être une tâche fastidieuse et fastidieuse. Ne vous en occupez pas tant que les parties prenantes de première ligne et la haute direction ne sont pas parties prenantes. En d'autres termes, vendez votre idée de projet aux personnes qui en bénéficieront avant de leur consacrer beaucoup d'heures de travail.

Lorsque vous vendez vos projets, ne vous concentrez pas uniquement sur les économies de coûts. De nombreux responsables informatiques ne parviennent pas à trouver des solutions moins coûteuses, quels que soient les outils utilisés aujourd'hui. Parfois, c'est un bon angle , notamment pour les appels mobiles et les forfaits de données. Cependant, pour les logiciels et services cloud orientés tâches, se focaliser sur une fonctionnalité accrue constitue un meilleur jeu. Organisez des démonstrations des solutions proposées pour les parties prenantes afin de leur permettre de voir ce que votre plan peut faire pour elles. Vous obtiendrez beaucoup plus d'attention que même avec le tableur le plus fantaisiste.

N'en faites pas trop. Une fois que vous avez attiré l'attention de la haute direction et que les parties prenantes au processus ont souscrit, il est facile de se laisser emporter par l'élan et l'excitation. Cela peut conduire à des promesses excessives qui, à leur tour, conduisent à l'échec du projet et à la dépendance d'Advil. Soyez très prudent dans la planification de votre projet. Fournissez une réserve non seulement en termes de temps, mais également en termes de budget, au cas où vous auriez besoin de faire appel à une aide extérieure pour mener à bien une tâche à temps. N'oubliez pas que le service informatique doit également réagir à des situations imprévues. Il est donc essentiel de pouvoir déployer pour demain tout en gérant efficacement les problèmes d'aujourd'hui.