Note et avis officiels

Il y a quelques années, lorsque j'ai découvert OfficeTime, cette application de suivi du temps pour les travailleurs facturant à l'heure m'impressionnait par sa simplicité, sa facilité d'utilisation et son faible coût. OfficeTime reste une excellente option pour les travailleurs en solo qui recherchent un système de suivi du temps hors connexion fiable comprenant de simples outils de suivi des dépenses et de facturation. Cependant, il n'est pas idéal pour la collaboration et ne s'intègre pas avec beaucoup d'autres applications et services. Pour une utilisation en équipe et des options de facturation plus avancées, Harvest est une meilleure application et un choix des rédacteurs. La version gratuite de Toggl, qui est également un choix des éditeurs, constitue une autre option pour les travailleurs en solo disposant d’un budget limité.

Prix ​​et disponibilité

OfficeTime est une application téléchargeable pour Windows et Mac, ainsi que des applications mobiles pour iOS et Apple Watch. Les applications de bureau coûtent 47 $ chacune. La plupart des autres applications de suivi du temps sont vendues en tant qu'abonnements, mais avec OfficeTime, vous ne payez que des frais d'achat ponctuels.

Étant donné que vous ne payez pas un tarif en cours pour OfficeTime, le prix est bas. Les autres applications de suivi du temps coûtent généralement entre 8 et 12 dollars par mois. Cependant, beaucoup de ces applications prennent en charge la collaboration, ce qui signifie que vous pouvez suivre et créer des factures non seulement de votre temps consacré aux projets, mais également du temps de votre collègue. OfficeTime est réservé à une utilisation en solo.

Pour les propriétaires uniques, OfficeTime offre un bon rapport qualité-prix, mais il existe des versions gratuites d'autres applications offrant une valeur similaire. Le niveau de service gratuit de Toggl, par exemple, convient à de nombreux pigistes. Toggl n'inclut pas la facturation, mais vous pouvez le connecter à n'importe quel autre service de facturation et de dépense que vous pourriez utiliser.

Harvest, qui coûte normalement 12 dollars par personne et par mois, propose également une version gratuite de l'application, même si elle vous limite à la gestion d'un projet à la fois. Une autre application appelée TopTracker est totalement gratuite, mais ses fonctionnalités sont légères.

Configuration et mise en route

Pour obtenir OfficeTime, vous devez télécharger l’application Windows ou Mac, qui est livrée avec une période d’essai gratuite de trois semaines avant de devoir saisir des informations de carte de crédit. Lorsque vous configurez le compte, OfficeTime vous demande si vous souhaitez commencer avec des données factices pour vous aider à vous orienter ou si vous souhaitez définir directement votre propre travail.

Pour utiliser efficacement OfficeTime (et la plupart des applications de suivi du temps), vous devez prendre quelques minutes pour vous assurer de bien comprendre comment sont organisés vos projets. De nombreux professionnels ont cette connaissance tacite à portée de main, mais il faut parfois un peu de tâtonnements pour apprendre à analyser correctement votre travail. OfficeTime est suffisamment agile pour vous permettre de corriger vos faux pas rapidement.

OfficeTime enregistre toutes les données de votre compte localement sur votre ordinateur, ou dans le référentiel de stockage que vous indiquez lors de l'installation. Si vous choisissez d'utiliser à la fois l'application de bureau et l'application iOS, vous pouvez synchroniser votre compte entre ces appareils, mais uniquement lorsqu'ils sont connectés au même réseau (par exemple, le même Wi-Fi). Il n'y a pas d'option pour synchroniser entre une application de bureau Windows d'OfficeTime et une version Mac de l'application. Les commandes de synchronisation apparaissent uniquement dans l'application iOS, pas dans les applications de bureau.

Caractéristiques

Dans OfficeTime, vous avez des projets, des éléments de ligne et des catégories. Les éléments de campagne sont plus ou moins la même chose que les tâches, bien qu’il puisse également s'agir ici de dépenses. Chaque projet contient des éléments de ligne, et chaque élément de ligne peut être affecté à une catégorie, telle que le marketing, la conception, la recherche ou toute autre activité que vous créez. Vous pouvez également affecter des projets à des catégories.

Lorsque vous êtes prêt à travailler, vous créez un élément de campagne et appuyez sur un bouton de lecture situé à l'extrême gauche. Votre minuterie commencera à suivre le temps à la minute, ce que vous pourrez voir en temps réel si vous laissez la fenêtre en vue. Dans la version Mac, un affichage de la minuterie active est également affiché dans le menu d'état. Vous pouvez ainsi voir depuis combien de temps vous travaillez sur une tâche. À partir de cette même icône de menu d'état, vous pouvez également suspendre et reprendre le suivi du temps, le démarrer rapidement sur un nouveau tâche, et créer un rappel.

La fonctionnalité de rappel, qui est propre à OfficeTime, pour autant que je sache, vous permet de saisir le texte libre que vous souhaitez. OfficeTime vous le rappellera ensuite via un message contextuel à l'heure que vous avez définie.

Puisque OfficeTime est une application de bureau, tout fonctionne hors ligne. Certains outils de suivi du temps en ligne, tels que Toggl, ont des fonctionnalités hors ligne, mais pas tous. Lors du test de Toggl, j'ai coupé mon Internet brusquement pour voir ce qu'il adviendrait du minuteur, et le temps a passé. Ce n’était pas le cas avec Everhour, qui a immédiatement arrêté son minuteur au moment où mon ordinateur a détecté qu’il était hors ligne.

Si vous commencez à enregistrer une nouvelle tâche dans OfficeTime alors qu'un minuteur est déjà en cours d'exécution, l'application met automatiquement l'élément de campagne actif en pause, ce qui vous empêche de facturer accidentellement deux clients ou d'enregistrer l'heure de deux tâches simultanément. Il existe un moyen de remplacer ce paramètre si vous en aviez besoin.

Les éléments de campagne peuvent également être des dépenses, telles que la photographie que vous avez achetée pour le travail d'un client ou le transport pour se rendre à une réunion. Vous enregistrez les dépenses comme s'il s'agissait d'un autre élément de campagne, ce qui signifie que vous les voyez listés juste à côté du temps que vous avez suivi pour un projet donné.

Bien qu'OfficeTime inclue des outils de facturation et de dépense, il ne couvre pas toutes les situations et conditions qui surviennent parfois pour les pigistes. Par exemple, les outils de facturation et de projet d'OfficeTime ne traitent pas les projets à tarif forfaitaire. Supposons que j'impose un tarif forfaitaire de 200 USD pour une session de consultation en face à face ou de 5 000 USD pour la création d'un site Web, quel que soit le temps passé sur le projet. D'autres applications, telles que Harvest et Paydirt, permettent de suivre de manière appropriée le travail d'un projet et de le facturer, alors qu'OfficeTime ne fonctionne que pour des heures facturables. Si vous souhaitez toujours suivre le temps passé sur un projet avec un taux forfaitaire, c'est pour vous assurer de ne pas perdre trop de temps et de le rendre ainsi moins rentable.

Une autre fonctionnalité manquante d'OfficeTime qui apparaît dans plusieurs applications de suivi du temps en ligne est la possibilité d'estimer le temps que prendra une tâche ou un projet. Ce type d'informations aide les personnes à améliorer leurs compétences en matière de gestion du temps, ce qui peut conduire à accepter ou à refuser de nouveaux travaux.

Rapports et factures

Les outils de reporting et de facturation dans OfficeTime fonctionnent bien et sont clairs. Je suis toujours ravi que les outils de reporting ne me demandent pas d'avoir un diplôme supérieur en jargon des affaires pour comprendre ce qu'ils vont montrer.

Comme mentionné précédemment, OfficeTime n'est pas idéal pour une utilisation en équipe, bien qu'il soit possible de générer des rapports multi-personnes en téléchargeant les données d'une autre personne sur votre compte OfficeTime. Il s’agit d’un processus inutilement fastidieux, sujet à des erreurs, en particulier par rapport aux services qui prennent simplement en charge plusieurs personnes sur un même compte. Récolte, Toggl, Paydirt, Everhour, Heures , et d'autres applications offrent toutes de véritables services de suivi du temps d'équipe.

En tout état de cause, les rapports sont faciles à générer, sont des factures . Dans le menu, vous pouvez sélectionner un rapport, tel que le mois dernier, et voir un résumé du travail et le temps suivi apparaissant à côté d'un graphique à secteurs. Vous pouvez ajuster ce qui est affiché dans le rapport et, lorsque vous êtes prêt, cliquer sur un bouton en bas pour créer une facture ou exporter les données.

Lors de la génération de factures, OfficeTime peut automatiquement renseigner des informations telles que les coordonnées de votre entreprise et de votre client, ainsi que d'autres informations standard. Il ne dispose pas d'un système avancé pour suivre le moment de la réception des paiements, ce que Paydirt propose lorsque vous vous inscrivez pour permettre à vos clients de payer via PayPal ou Stripe.

Intégrations

OfficeTime ne prend pas en charge de nombreuses intégrations avec d'autres applications et services. Vous pouvez connecter l'application à iCal, mais c'est à peu près tout. D'autres applications de suivi du temps, notamment Toggl et Harvest, vous permettent de les connecter à d'autres services professionnels couramment utilisés, tels que QuickBooks, Basecamp, Trello, SmartSheet, etc.

Pour suivre les heures facturables hors ligne

OfficeTime reste une excellente application de suivi du temps si vous avez besoin d'un outil fiable qui fonctionne hors connexion pour conserver des enregistrements des heures et des dépenses facturables. Ce n'est pas idéal si vous travaillez en équipe ou si vous facturez parfois à vos clients un tarif de projet plutôt qu'un tarif horaire. Si OfficeTime ne répond pas à vos besoins, considérez Harvest ou Toggl, les choix des éditeurs dans cette catégorie.