À la maison avec le bureau 365

Écrire à propos de Microsoft Office n’est pas comme examiner un produit; c'est plus comme écrire un article scientifique sur "L'air autour de nous". Office est si omniprésent et si dominant dans sa catégorie que, comme Google pour la recherche ou Adobe Photoshop pour l'édition d'images, les suites Excel, PowerPoint et Word de la suite sont devenues un raccourci pour les applications de tableur, de présentation et de traitement de texte.

En ce qui concerne les bureaux d’entreprise, me disait un jour un chef de produit d’un rival potentiel (Lotus SmartSuite, maintenant disparu), concurrencer Office n’était pas comme essayer de concurrencer les copieurs Xerox ou Konica Minolta. C'était comme essayer de concurrencer le papier pour copieur.

Les métaphores ne sont cependant pas exactes. Bien qu’il n’y ait pas de substitut à l’air ou au papier pour copieur, les employés de bureau à domicile peuvent choisir parmi plusieurs alternatives à Office, avec des fonctionnalités assez ingénieuses pour mériter un regard ou garder Microsoft sur ses gardes. Je les étudierai, en me concentrant sur Windows plutôt que sur un Mac ou des applications de poche, dans une série en quatre parties à exécuter toutes les semaines dans cet espace. Mais je commencerai aujourd’hui par le monstre de Microsoft, plus précisément, par la vérité confuse selon laquelle il existe plus de moyens d’obtenir Office que de sites Web pour réserver une chambre d’hôtel.

Location de bureau

Vous pouvez acheter Office 2016 comme la plupart d'entre nous achetions la plupart de nos logiciels: en un seul achat, vous l'installez sur un PC et recevez une assistance et des correctifs, mais pas les mises à niveau vers les versions futures. Dépensez 149, 99 $ pour Office Home & Student 2016 et bénéficiez du programme de prise de notes numériques et de collecte de contenu libre Excel, PowerPoint, Word et OneNote. Office Home & Business 2016 (229, 99 $) ajoute le gestionnaire de messagerie, de calendrier et de contacts Outlook, tandis qu'Office Professionnel 2016 (399, 99 $) est intégré aux applications de publication de bureau Publisher et de base de données Microsoft.

Cependant, le moyen préféré aujourd'hui pour obtenir les applications Office 2016 consiste à utiliser un service d'abonnement appelé Office 365, qui promet de toujours disposer des mises à niveau et des fonctionnalités les plus récentes, ainsi que de l'espace de stockage sur les serveurs de Microsoft et d'une licence pour les versions Office portables telles qu'Office Mobile. pour les abonnés Office 365. Office 365 Personal (6, 99 $ par mois ou 69, 99 $ par an) combine des licences pour un PC ou Mac, une tablette et un téléphone avec 1 To de stockage en nuage Microsoft OneDrive.

C’est également sur le Web que Microsoft a connu la concurrence la plus sévère que ses concurrents ont eu avec la franchise Office au cours de la dernière décennie, en adoptant le modèle de déploiement de logiciel par abonnement basé sur un navigateur. Dans le domaine de la productivité, G Suite de Google et Zoho Docs sont deux grands noms qui suscitent des maux de tête chez Microsoft.

Le choix le plus populaire pour les utilisateurs possédant à la fois un ordinateur portable et un ordinateur de bureau, ou un collègue à la maison ou deux, est Microsoft Office 365 Home, qui permet de passer à cinq PC ou Mac, cinq tablettes, cinq téléphones et 1 To de stockage. par utilisateur. Les deux versions vous donnent également accès à des applications gratuites Office Online, basées sur un navigateur, si vous devez effectuer des modifications rapides à partir d'un autre système.

Officiellement, si vous exploitez une PME ayant plusieurs employés, le produit pour vous est Office 365 Professionnel (8, 25 USD par utilisateur et par mois). Ou, si vous n'êtes pas satisfait du courrier électronique de votre fournisseur de services Internet ou de votre hôte Web, vous devez choisir Office 365 Professionnel Premium, qui ajoute un courrier électronique avec une boîte aux lettres de 50 Go et une prise en charge de la visioconférence HD à 12, 50 USD par utilisateur et par mois. Mais, tant que vous êtes dans un bureau à domicile plutôt que dans un immeuble de bureaux, je profite de la valeur supérieure d'Office 365 Home.

Partager et partager un lot

Alors, avec toutes ces options à portée de main, qu'offre Office? Deux choses: des applications de pointe, profondément puissantes et des capacités impressionnantes de collaboration en équipe. Ce dernier n’est peut-être pas une priorité pour les travailleurs indépendants travaillant à domicile, mais c’est un bon exemple de l’approche à choix multiples de Microsoft: vous pouvez partager un fichier ou un dossier avec des droits en lecture seule ou des droits de modification par e-mail ou via un lien couper-coller. depuis OneDrive, via un lien généré par un message Outlook, ou configurez la modification multi-utilisateur avec suivi de version. Vous pouvez même créer une discussion audio ou vidéo sur Skype entre collaborateurs au sein d’Office. Les versions civiles OneDrive se fondent dans OneDrive for Business des comptes professionnels, qui se fond dans SharePoint.

Les modifications effectuées par une personne utilisant Office Online et une autre utilisant Office ont été extrêmement lentes. Et, à un moment donné, j'étais décontenancé lorsque, après m'avoir demandé de démarrer le processus de partage en enregistrant un fichier local sur OneDrive, Word s'est arrêté complètement. Mais Microsoft a clairement fait du travail d’équipe une priorité absolue.

Idem pour trouver des informations dans et sur Office. Une fonction de recherche intelligente basée sur Bing affiche les définitions de mots ou de phrases de Wikipédia et du dictionnaire, tandis qu'une ligne "dites-moi ce que vous voulez faire" au-dessus de l'interface utilisateur suggère des fonctionnalités du programme lors de la saisie de requêtes (bien que ce dernier Je ne me suis pas contenté de le mettre avec "mettre une boîte autour d'un paragraphe" alors que j'aurais dû taper "mettre une bordure").

Applications All-Star

Quant aux composants de la suite, ils vont des champions inestimables et incontestés de leurs catégories aux applications dont peu d'utilisateurs se soucient autant. Access et Publisher entrent dans cette dernière catégorie, et pas seulement parce qu’ils ne sont pas disponibles pour Mac.

J'ai un faible pour le programme de mise en page de Microsoft, qui a peu changé depuis Office 2010, car il est relativement facile à utiliser et que je m'y suis déjà fié une fois pour créer des newsletters. Mais les professionnels d'aujourd'hui l'ignorent au profit des plus performants Adobe InDesign et QuarkXPress. L'accès reste un moyen puissant, bien que peu intuitif, de créer des applications de bases de données relationnelles lourdes (je ne suis pas sûr qu'il existe un moyen intuitif de créer des applications de bases de données relationnelles.)

Deux outils gratuits sont un peu plus haut sur l’échelle de désirabilité. Sway est un créateur simple de pages de présentation / pages Web qui vous permet d'organiser des fichiers, des images, des liens, des médias et du texte. Il comporte également un bouton Remix, qui réorganise de manière artistique les objets dans un scénario de défilement ou de scénario étape par étape stocké dans le nuage.

OneNote fournit des blocs-notes conviviaux pour les équipes, divisés en sections contenant des extraits de type (ou gribouillés sur une tablette, audio ou vidéo, ou coupés sur le Web). À l'instar de son rival Evernote, il est pratique pour prendre des notes pendant un cours ou le compte rendu d'une réunion ou simplement organiser vos tâches et vos pensées aléatoires. Les utilisateurs de Windows 10 seront toutefois surpris de trouver deux versions de l'application sur leurs systèmes, baptisées OneNote 2016 et OneNote. Le premier a plus de fonctionnalités; ce dernier gagne de nouvelles fonctionnalités tous les mois; le chevauchement est déroutant.

Cela laisse les trois grands, ou trois et demi, comptant Outlook, qui reste un gestionnaire de courrier électronique, de tâches, de contacts et d’agenda en milieu de route, bien que la nouvelle liste des fichiers récemment utilisés apparaisse cliquer pour ajouter une pièce jointe est pratique. PowerPoint fait sans doute l’objet d’une demi-étape dans Keynote d’Apple pour la réalisation des diaporamas les plus somptueux, mais c’est toujours une puissance de présentation. Il contient de nombreuses façons d'organiser vos diapositives et vos notes, d'appliquer des transitions et des animations et d'ajouter des graphiques, des images ou des fichiers multimédias. C'est aussi étonnamment facile à utiliser.

De la même manière, les Corel WordPerfect insistent sur le fait que leur programme favori surpasse Word 2016 pour un contrôle ultra-précis de la mise en forme et de certains types de documents spécialisés tels que les plaidoyers légaux. Mais le traitement de texte de Microsoft est un standard très puissant. Il brille par son utilisation de styles et de thèmes pour une mise en forme rapide et cohérente du texte, ainsi que par la gestion des notes de bas de page et des références (parmi un choix de styles APA, Chicago, MLA et autres). Mon seul reproche, c'est que certaines fonctions sont inévitablement enfouies dans plusieurs menus (le menu Options de fichier est particulièrement encyclopédique) malgré le ruban d'interface et ses conseils de survol.

Enfin, il y a Excel, l'application la plus dominante d'une suite dominante, qui est simplement le seul tableur important. Ses cartes sont à la fois belles et utiles, telles que les nouvelles prévisions visuelles qui projettent l’avenir en fonction de données existantes ou de spécialités telles que les cartes sunburst ou Pareto. Ses boîtes de dialogue vous guident lors d'opérations uniques telles que la création de tableaux croisés croisés, tandis qu'un arsenal de modules complémentaires, de plug-ins, d'analyses commerciales et de tableaux de bord de rapports le relie à tout, de Google Analytics à MailChimp.

Que vous l'appeliez Office 365 ou Office 2016, la suite de Microsoft constitue un formidable exemple pour d'autres solutions de productivité. Il est difficile de ne pas appeler cela les premiers 100 $ qui devraient figurer dans le budget annuel de votre bureau à la maison, mais nous verrons comment certaines solutions se retrouvent dans le reste de cette série.