Vidéo: Emplois à domicile : Travail déclaré, tous protégés ! (Novembre 2024)
Il est agréable de recevoir la reconnaissance de la Semaine nationale de la petite entreprise cette semaine, mais de nombreux travailleurs à domicile vivent la vie de petite entreprise sept jours par semaine. Cependant, j'ai été intriguée par le fait de trouver une entreprise qui associe ces travailleurs à des entreprises allant du domicile à l'entreprise. EaHELP, une organisation basée dans la région métropolitaine d'Atlanta, met en relation les employés de bureau à domicile et les entreprises de dizaines d'industries. Ils ont des clients d'affaires allant des détaillants et des agences de marketing numérique aux organismes sans but lucratif et aux universités.
J'ai discuté avec la présidente de l'entreprise, Tricia Sciortino, de la façon dont eaHELP testait ses assistants virtuels et faisait correspondre leurs compétences à celles des entreprises. Nous avons également parlé des outils, des stratégies et du type de culture de travail à la maison dont vous avez besoin pour garantir des relations de travail saines et une productivité à distance entre l’assistant virtuel et l’employeur. Sciortino a été le premier assistant virtuel embauché par eaHELP et sait très bien gérer l'équilibre travail-vie personnelle d'un employé de bureau à domicile.
PCMag: Parlez-moi un peu de eaHELP.
PCMag: C’est la Semaine nationale de la petite entreprise. Pourquoi une petite entreprise aurait-elle besoin d'un assistant virtuel?
Sciortino: Je dirais que la majorité de nos clients sont des petites entreprises. Généralement, nous constatons qu'en tant que petite entreprise, vous n'avez peut-être pas encore besoin d'engager quelqu'un sur place; vous aurez peut-être besoin de cinq à dix heures par semaine. Dis que c'est 10 heures. Ils venaient tous les matins de 9h00 à 11h00, puis ils étaient partis. Mais avec un VA, ces heures sont flexibles. Vous pouvez utiliser 30 minutes à 9h00 puis 15 minutes à midi. Vous pouvez répartir votre temps sur la journée et la semaine, et utiliser des heures à temps partiel de ce qui semble être une façon de travailler à plein temps et sur appel.
PCMag: Comment pourrais-je devenir un VA et travailler pour eaHELP?
Sciortino: Nous avons sur notre page Carrières une demande que nous demandons à nos candidats de soumettre, ce qui lancera le processus de candidature d’un candidat avec notre équipe d’acquisition. Nous soumettons tous nos candidats à un processus approfondi de vérification des compétences et des capacités. Nous les divisons en deux catégories: compétences non techniques et compétences difficiles. Et nous recherchons ce que nous considérons comme étant très approfondi dans notre équipe, car nous tenons beaucoup à ce que nos clients soient spécifiquement jumelés à davantage que des compétences ou des besoins spécifiques.
Bien sûr, nous évaluons les compétences techniques des candidats: sur quel PC ils travaillent, à quels programmes ils ont accès et quelles sont leurs compétences, mais nous recherchons également des compétences générales. Être un bon communicateur est plus important que si vous avez Microsoft Office. Nous recherchons des personnes extrêmement réactives, qui communiquent par écrit de manière professionnelle - des personnes très engageantes, proactives et suffisamment débrouillardes pour trouver les réponses si leur client leur demande de faire quelque chose qu’ils n’ont jamais fait auparavant. En outre, nous vérifions et validons les compétences techniques qu'ils disent posséder, avec certaines tâches communes de la VA telles que la gestion du calendrier, la gestion de la messagerie électronique et la réservation d'un voyage.
PCMag: De quoi un employé de bureau à domicile a-t-il besoin pour réussir?
Sciortino: La première chose est toujours un espace de travail dédié. Vous n’avez peut-être pas de pièce supplémentaire dans votre maison ou votre bureau, mais vous avez besoin d’une zone spécifique que vous appelez votre bureau, même si c’est le coin de votre salon ou de votre chambre d'amis ou autre. vous pouvez dire: "Je suis au travail; je vais dans mon bureau." Nous interviewons pour cela et nous nous assurons que nos assistants virtuels disposent d'un espace dédié et qu'ils travaillent dans ce que nous appelons une "zone sans distraction". Si vous essayez de travailler à la table de votre cuisine et que votre famille ou vos enfants (ou vos animaux domestiques) y passent, cela ne fonctionnera pas.
La deuxième chose que je dirais, c’est d’établir des limites sur vos heures de travail. Il est très facile de toujours travailler lorsque vous travaillez à domicile, car vous n'avez pas la possibilité de quitter le bureau. le travail reste au bureau. Et maintenant, vous avez terminé la journée, il est très facile de consulter votre courrier électronique une fois de plus pendant que vous préparez le dîner. Vous devez définir au mieux une heure de début et une heure d'arrêt, comme si vous travailliez dans un bureau. Il est préférable que vos limites personnelles disent: «Je vais avoir terminé chaque jour à 18 heures», pour éviter l’épuisement professionnel ou le sentiment que vous travaillez constamment. Ma fille m'a dit: "Maman, est-ce que tu travailles tout le temps?" et j'ai pensé: "Aie, elle a raison." Je le laissais saigner.
Une autre chose que nous pourrions ajouter à cela serait la planification du temps lorsque vous êtes à l'extérieur de votre maison. Il peut s'agir d'un rendez-vous avec votre voisin ou de quelques heures par semaine chez Starbucks. Vous allez devenir un peu fou et vous sentirez comme si vous étiez coincé si… vous êtes enchaîné à votre bureau toute la journée.
Enfin, votre technologie et vos outils vous aideront à travailler à distance, qu’il s’agisse d’une machine capable de gérer votre charge de travail: un excellent ordinateur, un excellent logiciel, une machine propre, une machine plus récente. Mais il peut également s'agir d'utiliser un programme pouvant vous aider à partager des informations avec des personnes telles que Basecamp ou Slack. Avoir une bonne technologie et être vraiment à l'aise avec l'utilisation d'un ordinateur et des nouvelles technologies ajoute vraiment à l'avantage d'être un travailleur distant.
PCMag: De quoi un responsable a-t-il besoin pour réussir un employé de bureau à domicile? Je viens de présenter un programme qui "favorise la confiance entre employeurs et employés". Il faut une capture d'écran toutes les trois minutes. Cela ne semble pas trop confiant.
Sciortino: Nous réalisons qu'il est parfois difficile pour quelqu'un de travailler avec quelqu'un à distance s'il n'y est pas habitué. Il faut du temps pour créer la confiance que la personne de l'autre côté fait le travail que vous lui avez demandé de faire. Cependant, nous recommandons à nos clients et à nos conseillers virtuels d’utiliser des outils de communication pour les aider tout au long du processus. Nous recommandons d’organiser au moins une réunion vidéo hebdomadaire pour parler de ce qui doit être fait cette semaine et de ce que vous pouvez voir la semaine dernière, vous pouvez le voir face à face, vous pouvez lire le langage corporel. C'est juste une chose à laquelle nous croyons vraiment; si vous allez travailler à distance, vous avez besoin d'une webcam.
Nous recommandons également de nombreux outils pour aider les personnes à rester étroitement liées. Il existe différentes applications où vous pouvez partager des espaces de travail, tels que Basecamp, Asana, Evernote et Wunderlist, où vous pouvez voir le travail effectué par les personnes tout au long de la journée (et ajouter une note ou effectuer une tâche). Il est très facile de dire: "Hé, voyons où nous en sommes avec ce projet."
Nous vous recommandons ensuite d'utiliser des applications pour votre téléphone, d'envoyer des SMS ou d'utiliser des applications telles que Voxer ou HeyTell (un simple talkie-walkie pour envoyer un message vocal).
Honnêtement, nous essayons de ne pas devenir trop complexes en ce qui concerne la culture et les encouragements de l’équipe. Nous utilisons des éléments tels que Facebook et nous avons des groupes privés pour notre équipe où nous restons connectés. C’est ce que nous appelons notre refroidisseur d’eau virtuel, posant la question unique «Hé, les gars, un conseil, est-ce que quelqu'un a de l’expérience? L'équipe se mobilise pour obtenir de l'aide.
Nous publions également des récapitulatifs hebdomadaires des ventes: "Hé, équipe, c’est là où nous allons. Hé, bravo et félicitations." Notre bureau virtuel est ce groupe Facebook privé, ce qui en a été l’un des plus grands succès en matière de constitution d’équipes.
