Organisez-vous: comment rester concentré avec votre kanban personnel

Imaginez un système de gestion pour votre vie, quelque chose de facile à apprendre à utiliser, qui organise tout, qui évite le multitâche et qui vous aide à atteindre vos objectifs. C'est un kanban personnel.

Bien que le kanban gagne en popularité pour la gestion de projets dans les environnements de bureau, les gens lui empruntent également des idées de base pour organiser des aspects de leur vie personnelle, allant de la planification d'un mariage à la gestion des tâches ménagères. Alors, quel est le kanban personnel, comment ça marche et que peut-il faire pour vous?

Qu'est-ce que le Kanban?

Le Kanban est un style de travail qui a débuté dans les usines de construction automobile japonaises et qui est populaire aujourd'hui parmi les développeurs de logiciels et les personnes travaillant dans les services professionnels.

Il repose sur des cartes sur lesquelles vous écrivez des informations et sur un tableau sur lequel vous disposez vos cartes. Une des raisons pour lesquelles il est populaire dans les secteurs des logiciels et des services est qu’il crée une représentation visuelle de quelque chose qui, sinon, n’est pas du tout visuel.

Le logiciel Kanban commence par un tableau. Pensez-y comme à un tableau où vous organisez des notes autocollantes. Ces notes s'appellent des cartes. Vous pouvez déplacer les cartes comme bon vous semble, bien que les cartes virtuelles tombent toujours parfaitement dans les colonnes. Traditionnellement, les colonnes sont étiquetées de gauche à droite: To Do, Doing, and Done. Dans certains outils, vous pouvez personnaliser l’objet ou l’étiquette des colonnes.

Les outils Kanban sont généralement collaboratifs. tant de gens ont tous accès au même tableau et aux mêmes cartes. Les cartes, à un certain stade de leur vie, ont généralement un cessionnaire qui est chargé d’accomplir la tâche. Tous les membres de l'équipe peuvent voir toutes les cartes ou tâches, où ils se trouvent dans leur cycle de vie et qui en est responsable.

Le kanban personnel reprend certaines des idées fondamentales du kanban, mais omet ou rend facultatives de nombreuses règles spécifiques à la productivité professionnelle et au travail de bureau. Selon ce que vous mettez dans votre tableau kanban, vous pouvez le partager avec des membres de la famille, des amis, des gardiens, des tuteurs ou un organisateur de mariage.

SwiftKanban et Trello sont quelques-unes des applications disponibles sur le marché, bien que Michael Pryor, PDG de Trello, m’ait dit que l’outil de sa société n’est pas techniquement un panneau kanban, mais plutôt inspiré par eux.

Comment fonctionne le Kanban personnel

Au cœur du kanban personnel se trouve une visualisation de tout ce que vous avez besoin de gérer et de la manière dont cela se fera.

"Il existe différentes formes de gestion visuelle, et l'un des avantages du kanban est de limiter les travaux en cours", a déclaré Janice Linden-Reed, présidente de l'Université LeanKanban, une organisation qui enseigne le kanban aux professionnels et en encourage l'utilisation. "Il permet de résoudre les problèmes liés au multitâche et aide les utilisateurs à se concentrer afin de ne pas être dépassés. Ce qui le rend kanban, par opposition à un simple tableau de bord, limite les travaux en cours et les flux de travail."

Linden-Reed a expliqué que le kanban est un système d'attraction plutôt qu'un système de poussée. "Vous ne faites que travailler à un moment donné", a-t-elle déclaré. "Si vous voulez seulement avoir trois tâches à la fois, vous en avez trois, et quand vous en avez terminé une, vous pouvez tirer la suivante. Grâce à un système de tirage limité, il peut vous aider à rester concentré et organisé." En d’autres termes, si vous avez la configuration Tâches, Faire, Fait, vous n’auriez jamais plus de trois cartes dans votre colonne Faire.

Lorsque j'ai parlé à Pryor de kanban et de kanban personnel, il a expliqué que l'outil de sa société, Trello, avait pour objectif de "résumer en quelque chose de très simple, à savoir une liste de listes, de la même manière qu'un tableur est un groupe de nombres, et si vous modifiez une cellule, une autre cellule change. C’est juste un moyen d’organiser visuellement tout ce à quoi vous pensez. " En ce sens, Trello est idéal pour gérer votre vie personnelle car il ne vous empêche pas d'utiliser la structure et le jargon que vous trouverez dans les applications kanban conçues pour la gestion de projets d'entreprise.

Pourquoi Kanban Personnel Fonctionne

Une des principales raisons pour lesquelles le kanban est efficace pour aider les gens à rester organisés est-il obligé à réfléchir à tout ce qu'ils veulent gérer pour le mapper à un conseil kanban.

Prenons l'exemple de l'utilisation du kanban personnel pour organiser les tâches ménagères. Tout d'abord, vous devez déterminer quelles seront les colonnes. Ils peuvent être à faire, à faire, à faire, mais ils peuvent aussi être plus élaborés. Au lieu d'une colonne Tâches, vous pourriez avoir les tâches à faire quotidiennes, les tâches à faire hebdomadaires et les tâches à faire mensuellement. Peut-être le premier dimanche du mois, votre enfant est responsable de tirer une corvée de la colonne mensuelle. Peut-être que tous les samedis, votre partenaire est chargé de faire deux tâches ménagères par semaine. Quoi que vous décidiez, écrire le processus en le cartographiant dans le tableau kanban vous oblige à réfléchir à la manière dont le travail se passe naturellement et à la façon dont vous souhaitez le gérer.

Linden-Reed a utilisé un kanban personnel pour gérer les tâches ménagères lorsque sa fille n'avait que six ans. Cela a permis à son agence de fille de s’exercer et lui a également appris à faire face à une tâche à la fois.

Tonianne DeMaria Barry est l'auteur de Personal Kanban: Mapping Work 'Navigating Life . Elle dit que le kanban personnel crée un récit de travail. "Personal Kanban transforme notre travail en une histoire, en un système. Elle prend même les tâches les plus fastidieuses et les transforme en un jeu approprié et convaincant pour tous les âges", m'a-t-elle dit par courrier électronique. Lorsqu'une personne trace sa liste de tâches à faire sur un tableau, "le travail cesse d'être une collection de tâches non liées, mais devient une série d'événements et d'options qui s'affectent mutuellement et s'écoulent d'une tâche à l'autre".

Kanban personnel en action

L'un des meilleurs moyens de comprendre comment le kanban peut être utilisé pour organiser et gérer des aspects de la vie personnelle est d'entendre comment d'autres personnes l'utilisent. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples, ainsi que des liens expliquant plus en détail leur fonctionnement dans un système kanban:

• planifier et organiser un mariage
• gestion des stocks d'une cave à vin
• gestion des tâches ménagères (voir ci-dessus)
• rédaction d'une équipe de sport fantastique
• enregistrer des idées de vacances et de voyages (voir l’image ci-dessous).

Qui peut bénéficier de l'utilisation de Kanban personnel?

Différents types de personnes s’adonnent à différents types de logiciels pour les aider à rester organisés. J'ai demandé à Linden-Reed et à Pryor leur avis sur les types de personnes les mieux adaptés au kanban. Ils ont tous deux déclaré que les personnes axées sur le visuel se débrouillaient bien avec le kanban, avant d'ajouter quelques réflexions supplémentaires.

"Tous ceux qui ont du mal à être surchargés ou à avoir des problèmes de qualité dans leur travail, ceux qui ne respectent pas les délais, ceux qui ont du mal à répondre aux attentes" peuvent tous bénéficier du kanban, selon Linden-Reed.

DeMaria Barry a noté que les enfants Asperger réussissent souvent bien lorsqu'ils utilisent un kanban personnel. "Les réactions kinesthésiques et l'augmentation de la sérotonine qu'ils ressentent après avoir vu leur travail dans la colonne Done les obligent à terminer plutôt qu'à se concentrer intensément ou à ruminer sur une seule tâche", a-t-elle déclaré. Elle a également déclaré que les enfants atteints de TDAH y arrivaient souvent parce que "la mise en œuvre d'une limite de travail en cours les obligeait à se concentrer sur les tâches à accomplir plutôt que de se laisser distraire en commençant beaucoup mais en ne complétant aucun."

Pryor a déclaré que presque tout le monde est bien adapté au kanban car il est conçu pour correspondre à ce que nous pensons déjà.

"Si vous regardez la façon dont les gens essayent d'organiser leur vie - si vous regardez un ordinateur avec des notes Post-It, un réfrigérateur avec des notes sur la porte, des gens qui créent des fiches et les placent devant eux… nous avons une mémoire très spatiale ", a déclaré Pryor. "L'organisation visuelle des idées peut être très utile pour les gens."

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